Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. От правильности ее заполнения зависит будущая пенсия и успешное трудоустройство сотрудника. Один из самых частых вопросов, возникающих у кадровиков и руководителей: трудовые книжки подписывает кто именно? Разберемся во всех нюансах и нормативных требованиях.
Общие правила: кто имеет право подписи?
Согласно действующему законодательству (в частности, Правилам ведения и хранения трудовых книжек), записи в трудовой книжке заверяются подписью:
- Работодателя (физического лица или руководителя организации);
- Лица, ответственного за ведение трудовых книжек (например, начальника отдела кадров, кадровика, бухгалтера).
После подписи обязательно ставится печать работодателя (организации или ИП), если она применяется.
Подписание титульного листа
Титульный лист (первая страница) трудовой книжки содержит сведения о работнике. Согласно пункту 2.2 Инструкции по ведению трудовых книжек, титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации. Работник также ставит свою подпись, подтверждая правильность внесенных данных.
Подписание записей при увольнении
При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются:
- Подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- Печатью работодателя;
- Подписью самого работника.
Важно отметить: подписать запись об увольнении может тот, кто подписал приказ об увольнении, либо работник, ответственный за ведение трудовых книжек.
Правила оформления подписи
При подписании документа необходимо указать:
- Наименование должности лица, подписывающего документ;
- Его собственноручную подпись;
- Расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Из-за ограниченного места в бланке трудовой книжки информацию следует вносить аккуратно, чтобы она легко читалась.
Специфические ситуации
Кто подписывает трудовую книжку при увольнении директора?
Это один из самых сложных вопросов, особенно если директор является единственным сотрудником или единственным учредителем.
Здесь действуют следующие правила:
- Если в организации есть отдел кадров: Увольнение директора оформляется по общим правилам. Запись в трудовой книжке подписывает уполномоченный сотрудник (например, начальник отдела кадров).
- Если директор — единственный работник (и учредитель): В этом случае приказ об увольнении директор подписывает сам, а трудовую книжку подписывает работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого работника нет, директор подписывает документ сам от имени работодателя.
Если директор в отпуске
Если генеральный директор ушел в отпуск и возложил свои обязанности на заместителя, право подписания кадровых документов и трудовых книжек зависит от того, прописано ли это в приказе о возложении обязанностей. Если заместитель наделен соответствующими полномочиями, он имеет право подписывать трудовые книжки как лицо, исполняющее обязанности работодателя;
Кто подписывает трудовую книжку в ИП?
Для индивидуальных предпринимателей действуют те же правила, что и для организаций. Записи заверяются подписью работодателя (самого ИП) или лица, ответственного за ведение трудовых книжек (если такой сотрудник нанят), а также печатью ИП (при наличии).
Может ли кадровик подписывать свою трудовую книжку?
Если лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, увольняется или поступает на работу, возникает логичный вопрос: может ли он сам ставить подпись в своей трудовой книжке? Закон гласит, что записи заверяются подписью работодателя или ответственного лица. Во избежание конфликтов и нарушений, подписывать трудовую книжку сотрудника, ведущего кадры, должен руководитель организации (работодатель).
Резюме
Правильное подписание трудовой книжки — залог ее действительности. Главное правило: документ всегда подписывает работодатель (руководитель, ИП) или уполномоченное ответственное лицо. В сложных ситуациях, таких как увольнение единственного директора-учредителя, допускается подписание документа самим увольняемым руководителем от лица работодателя, либо эта обязанность делегируется заместителю в рамках приказа о временном исполнении обязанностей.