Трудовые книжки — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Правильное их ведение — не только обязанность, но и юридическая ответственность работодателя. В статье разберем все аспекты: от заполнения до перехода на электронный формат.
Нормативная база: на что опираться?
Основные документы, регулирующие порядок:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1, 85 и др.).
- Постановление Правительства РФ (утверждает форму и порядок).
- Приказ Минтруда России от № 320н — ключевой документ, утвердивший новую форму трудовой книжки и Порядок ведения и хранения, действующий с 1 сентября 2021 года.
- Федеральный закон от об электронных трудовых книжках (ЭТК).
Форма и бланки трудовых книжек
Работодатель обязан обеспечить сотрудников стандартными бланками установленной формы. С 2021 года действует новая форма (Приказ № 320н).
Важно: Бланки должны быть серийными, иметь защитные элементы. Их изготовление и снабжение — за счет работодателя.
Вкладыши к трудовой книжке
Используются для внесения записей, если в основной книжке закончилось место. Вкладыши прикрепляются и нумеруются. На каждом вкладыше указываются:
- Серия и номер основной книжки.
- Дата выдачи вкладыша.
- Подпись ответственного лица и печать организации.
Порядок заполнения: ключевые правила
Записи вносятся разборчиво, чернилами (синего или черного цвета), без исправлений, помарок и сокращений.
Что указывать при приеме на работу:
- Дата заключения трудового договора.
- Наименование организации (с указанием структурного подразделения, если есть).
- ФИО работника (полностью, как в паспорте).
- Основание для приема (приказ, договор).
- Номер и дата приказа о приеме.
- Подпись работника (ознакомление с правилами внутреннего распорядка и т.д.).
Записи об увольнении:
- Дата увольнения.
- Номер и дата приказа об увольнении.
- Статья (пункт) Трудового кодекса РФ или иное основание.
- Подпись работника (если он давал заявление об увольнении по собственному желанию).
Иные сведения:
Вносятся по инициативе работника или работодателя, если они влияют на право на пенсию, льготы и т.д. (например, о совместительстве, о переводе, об обучении с отрывом от работы).
Выдача трудовой книжки при увольнении
В день увольнения (или по письменному заявлению работника — в день подачи заявления) работодатель обязан:
- Внести запись об увольнении.
- Прошить книжку (если использовались вкладыши).
- Оформить лист нетрудоспособности (если он был) и вклеить его в книжку.
- Передать книжку работнику под расписку в журнале учета выдачи.
Задержка выдачи, нарушение, влечет административную ответственность.
Дубликат трудовой книжки
Выдается при утере, порче или при необходимости восстановления записей.
- Заявление работника.
- Справка из архивной организации (если записи были в предыдущих местах работы).
- Решение работодателя (приказ).
- На дубликате делается отметка: «Дубликат».
- Все записи переносятся в том же виде, что и в оригинале.
Учет и хранение на рабочем месте
Работодатель ведет журнал (книгу) учета движения трудовых книжек. Это обязательный кадровый документ.
Что фиксировать в журнале:
- Номер книжки.
- ФИО работника.
- Дата выдачи книжки при приеме.
- Дата и причина возврата (увольнение, дубликат и т.д.).li>
- Подпись ответственного лица и работника при передаче.
Хранение:
Трудовые книжки (и дубликаты) хранятся в запертом шкафу у ответственного кадровика. Доступ ограничен. После увольнения книжка хранится в организации 75 лет (как и другие кадровые документы).
Электронные трудовые книжки (ЭТК): новые реалии
С 1 января 2020 года вводится обязательное электронное ведение с передачей данных в Пенсионный фонд России (ПФР).
Ключевые особенности:
- Параллельное ведение: Работодатель продолжает вносить записи в бумажную книжку (если она есть у работника), но обязательно формирует электронную версию и передает ее в ПФР.
- Право выбора работника: Если у работника на уже есть бумажная книжка, он может выбрать, в какой форме вести ее дальше (бумажная или только электронная). Если книжки не было — она создается только в электронном виде.
- Запрос в ПФР: Работник может в любой момент запросить выписку из своей ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или портал Госуслуг.
- Бланк новой формы: Для бумажных книжек, выданных после 2021 года, используется только бланк по Приказу № 320н.
Ответственность за нарушения
Нарушение порядка ведения, выдачи или хранения трудовых книжек влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — штраф от 5 000 до 50 000 руб.
- Для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 руб.
Кроме того, работник может обратиться в суд с требованием об обязании работодателя правильно оформить книжку или выдать дубликат.
Краткая памятка для кадровика
- Используйте только утвержденные бланки (новая форма с 2021).
- Заполняйте разборчиво, без исправлений.
- Вносите записи сразу при приеме, переводе, увольнении.
- Ведите журнал учета всех движений книжек.
- Передавайте данные в ПФР в электронном виде (обязательно!).
- Храните книжки в сейфе, выдавайте только под расписку.
- При увольнении выдавайте книжку в день ухода (или по заявлению).
Примечание: Статья составлена на основе анализа предоставленных пользователем данных и актуального законодательства. Для решения конкретных спорных ситуаций всегда консультируйтесь с юристом.