С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Эта инновация меняет подход к оформлению и хранению информации о трудовом стаже, а также упрощает взаимодействие работников, работодателей и государственных органов.

Кто может вести электронные трудовые книжки?

Электронные трудовые книжки доступны для всех категорий работников, однако их ведение регулируется определёнными правилами:

• Работодатели – обязаны вносить сведения о трудовом стаже и условиях занятости в электронную форму.
• Работники – могут самостоятельно оформить ЭТК через портал Госуслуги или через специализированные сервисы, если их организация не предоставляет такой функционал.
• Трудовой инспектор и социальный фонд – получают автоматический доступ к введённым данным, что ускоряет проверку и расчёт пенсионных платежей.

Какие организации обязаны перейти на ЭТК?

Переход на электронные трудовые книжки обязателен для всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые:

1. Наняли сотрудников на основании трудового договора.
2. Ведут учёт рабочего времени и сохраняют информацию о стаже более 30 дней.
3. Осуществляют выплату заработной платы и contributions в Пенсионный фонд.

Исключением являются организации, чья деятельность не предполагает заключения трудового договора (например, госучреждения, использующие иные формы оплаты труда).

Преимущества электронных трудовых книжек

Переход на цифровой формат приносит несколько ощутимых выгод:

• Удобство доступа – информация о стаже доступна в любой момент через личный кабинет на портале Госуслуги.
• Скорость обработки – автоматическая передача данных в Социальный фонд ускоряет расчёт пенсионных выплат.
• Снижение ошибок – минимизация ручного ввода сокращает вероятность неточностей.
• Прозрачность – работник может в любой момент проверить, какие сведения передаёт работодатель.

Статистика внедрения

По данным на конец 2025 года, почти 73 000 жителей Петербурга и Ленинградской области уже оформили электронные трудовые книжки. В Самарской области более 40 000 граждан перешли на цифровой формат. Общее количество пользователей по всей России уже превышает 67 % работающих в крупных регионах.

Как оформить электронную трудовую книжку?

Процедура проста и занимает несколько минут:

1. Войдите на портал Госуслуги и выберите раздел «Трудовая книжка».
2. Заполните форму, указав данные работодателя, даты начала работы и тип занятости.
3. Подтвердите ввод сведений через электронную подпись или код из СМС.
4. Получите подтверждение о создании ЭТК и можете сразу проверять её содержимое.

Для организаций, которые не используют портал, возможен ввод данных через специализированные программы, интегрированные с ФНС и ПФР.

Что делать, если работодатель отказывается вести ЭТК?

В случае непредоставления возможности оформить электронную книжку работник может:

• Обратиться в отдел трудовой инспекции.
• Подать запрос в Пенсионный фонд для проверки данных.
• Требовать от работодателя предоставить бумажную форму, если это предусмотрено законодательством.

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется дальнейшее совершенствование функций электронных трудовых книжек:

• Интеграция с системами учёта рабочего времени и HR‑платформами.
• Внедрение блокчейн‑технологий для обеспечения неизменности записей.
• Расширение доступа через мобильные приложения, что упростит процесс для удалённых сотрудников.

Таким образом, электронные трудовые книжки становятся не только инструментом учёта, но и важным элементом цифровой трансформации системы социального обеспечения в России.