Трудовая книжка остается одним из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж работника. Несмотря на активный переход на цифровые форматы, бумажные носители всё еще используются и регулируются строгими правилами. В данной статье мы подробно разберем порядок заведения, заполнения и хранения трудовых книжек с учетом актуальных требований 2026 года.
Виды трудовых книжек: Бумажная vs Электронная
В 2026 году работодатели и сотрудники могут сталкиваться с двумя форматами учета трудовой деятельности:
- Бумажная трудовая книжка (БТК): Оформляется на бланках строгой отчетности. Она обязательна, если работник сам выбрал такой способ ведения или если документ был заведен до перехода на электронный формат.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК): Сведения о трудовой деятельности передаются в соответствующие государственные фонды. Переход на ЭТК остается открытым и доступным для всех категорий работников.
Порядок заведения новой трудовой книжки
Если сотрудник устраивается на работу впервые, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку. Процесс заведения включает следующие этапы:
Заполнение титульного листа
Титульный лист является «паспортом» документа. В нем указываются:
- ФИО работника: Полностью, без сокращений.
- Дата и место рождения: В соответствии с паспортными данными.
- Дата и место выдачи книжки: Указывается наименование организации, которая заводит документ.
- Номер и серия бланка: Проверяются на соответствие государственному стандарту.
Внесение сведений об образовании
На первой странице (или в соответствующем разделе) вносятся сведения об образовании работника:
Образец: «Диплом о высшем образовании №123456, выдан [Наименование ВУЗа], специальность [Название специальности], дата выдачи [ДД.ММ.ГГГГ]».
Правила заполнения записей о работе
Записи в трудовую книжку вносятся на основании приказов (распоряжений) о приеме, переводе или увольнении сотрудника.
Основные требования к записям:
- Нумерация: Каждая запись должна иметь порядковый номер.
- Содержание: Четкое наименование должности, подразделения и основания (ссылка на номер приказа).
- Подписи: Запись заверяется печатью организации и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).
Особенности записей:
- Совместительство: Записи о работе по совместительству вносятся только по желанию работника.
- Вахтовый метод: Оформляется в соответствии с общими правилами, с указанием специфики работы, если это предусмотрено локальными актами.
Исправление ошибок в трудовой книжке
Ошибки в БТК могут привести к проблемам при расчете пенсии или стажа. В 2026 году действуют следующие правила исправления:
- Запрет на зачеркивания: Нельзя использовать корректор или зачеркивать текст.
- Признание недействительной: Неверная запись признается недействительной путем внесения соответствующей записи со ссылкой на документ-основание.
- Внесение верных данных: После признания записи недействительной вносится новая, корректная запись.
Учет и хранение трудовых книжек
Поскольку трудовые книжки являются документами строгой отчетности, работодатель обязан соблюдать порядок их учета:
Книга учета движения трудовых книжек
Организация обязана вести специальную книгу учета, в которой фиксируется:
- Приход бланков трудовых книжек.
- Выдача книжек работникам.
- Возврат книжек при увольнении.
Условия хранения
Трудовые книжки должны храниться в сейфах или запирающихся шкафах, доступ к которым имеет только ограниченный круг лиц (отдел кадров, бухгалтерия). Это исключает риск утери или несанкционированного внесения изменений.
Правильное заведение и ведение трудовой книжки — это залог юридической безопасности как работодателя, так и работника. Несмотря на цифровизацию, бумажный формат требует предельной внимательности при заполнении. Рекомендуется регулярно сверять данные БТК с электронными реестрами для исключения расхождений в стаже.