Дата публикации: 22 мая 2026 года

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Правильное оформление и учет трудовых книжек и вкладышей в них — это не только требование законодательства, но и важный элемент кадрового делопроизводства, который обеспечивает сохранность документов и защиту прав работников.

В этой статье мы подробно рассмотрим:

• Правила ведения и учета трудовых книжек и вкладышей
• Требования к формам учета
• Порядок выдачи и хранения бланков
• Ответственность работодателя
• Типичные ошибки и как их избежать

Нормативная база

Основные нормативные акты, регулирующие вопросы оформления и учета трудовых книжек:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 67, 84.1)
2. Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»
3. Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»
4. Приказ Минтруда России от № 415н «Об утверждении формы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них»

Кто отвечает за ведение трудовых книжек?

Ответственность за ведение, хранение и учет трудовых книжек возлагается на работодателя. Конкретно:

• Работодатель — обязан организовать процесс, назначить ответственных лиц и обеспечить сохранность документов
• Ответственное лицо (как правило, сотрудник кадровой службы), ведет учет, заполняет документы, хранит бланки
• Бухгалтерия — получает ежемесячные отчеты о наличии бланков и суммах, полученных за оформленные книжки

ПРИКАЗ № 15-к от 20 мая 2026 г.
г. Москва

О назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

В связи с необходимостью обеспечения надлежащего учета трудовых книжек и вкладышей в них,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Назначить ответственным за ведение, хранение и учет трудовых книжек и вкладышей в них
 старшего инспектора отдела кадров Иванову Марию Сергеевну.

Ивановой М.С.:
 ー вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
 — обеспечивать сохранность бланков строгой отчетности;
 ー ежемесячно представлять отчет в бухгалтерию;
 — соблюдать все требования законодательства по оформлению и учету.

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор ООО "Ромашка" Петров А.В.

Формы учета трудовых книжек и вкладышей

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей (официальная форма)

Согласно Приказу Минтруда России от № 415н, работодатели обязаны вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них по утвержденной форме.

Форма включает следующие графы:

Скачать форму Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей:

• Форма в формате MS Word (Приложение № 3 к Постановлению Минтруда России от № 69)
• Образец заполнения Книги учета

Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей

Помимо официальной Книги учета движения, работодатель обязан вести Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей.

Этот журнал содержит информацию о:

• Поступлении бланков (дата, количество, поставщик)
• Выдаче бланков ответственному лицу
• Остатках на складе
• Уничтожении испорченных бланков

Пример формы Журнала учета бланков:

Книга учета прихода и расхода бланков

Этот документ ведется бухгалтерией и содержит информацию о:

• Поступлении бланков (сумма, дата)
• Выдаче бланков работникам (сумма, дата)
• Остатках на складе

Порядок оформления и выдачи трудовых книжек

Прием на работу

При приеме на работу работодатель обязан:

1. Запросить у работника трудовую книжку (если она имеется)
2. Если трудовой книжки нет или она испорчена — выдать новую
3. Заполнить трудовую книжку в течение недели со дня приема на работу
4. Сделать запись в Книге учета движения трудовых книжек

📌 Важно: Если работник поступает на работу впервые, работодатель обязан выдать ему трудовую книжку в день приема на работу.

Выдача вкладыша

Вкладыш выдается в случае, если:

• Все страницы одного из разделов трудовой книжки заполнены
• Трудовая книжка испорчена (например, вырвана страница)
• Необходимо внести дополнительные записи

Порядок выдачи вкладыша:

1. Заполнить вкладыш в соответствии с требованиями
2. Сделать запись в трудовой книжке: «Выдан вкладыш за № ХХХХХХ»
3. Записать выдачу в Книгу учета движения трудовых книжек
4. Выдать вкладыш работнику под подпись

Увольнение работника

При увольнении работника работодатель обязан:

1. Сделать запись об увольнении в трудовой книжке
2. Выдать трудовую книжку работнику в день увольнения
3. Сделать запись в Книге учета движения трудовых книжек
4. Если трудовая книжка не выдана — выслать работнику уведомление о необходимости ее получения

Хранение бланков трудовых книжек и вкладышей

Бланки трудовых книжек и вкладышей являются документами строгой отчетности и должны храниться:

• В сейфе или металлическом шкафу
• Под ответственность назначенного лица
• С ограничением доступа посторонних лиц
• С обязательной регистрацией выдачи и возврата

Порядок выдачи бланков:

1. Ответственное лицо подает заявку на получение бланков
2. Бухгалтерия оформляет расход бланков
3. Бланки выдаются под подпись ответственного лица
4. После использования бланки возвращаются на хранение

Отчетность по трудовым книжкам

Ежемесячный отчет в бухгалтерию

По окончании каждого месяца ответственное лицо обязано предоставить в бухгалтерию:

• Отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей
• Отчет о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши
• Приходный ордер кассы организации

Пример отчета:

Отчетность в налоговые органы

В 2025 году возможность отправки форм отчетности в ФНС, СФР и Росстат в электронном виде сохраняется. Работодатели могут:

• Подавать отчеты через личный кабинет налогоплательщика
• Использовать специализированное программное обеспечение (например, 1С:Бухгалтерия)
• Воспользоваться услугами специализированных операторов электронного документооборота

Типичные ошибки и как их избежать

Неправильное заполнение трудовой книжки

Ошибки:

• Записи делаются не в хронологическом порядке
• Не указывается основание для внесения записи (например, приказ)
• Исправления делаются не по правилам (не зачеркиваются, а замазываются)
• Не проставляется печать организации

Как избежать:

• Следовать Инструкции по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда России от № 69)
• Использовать образцы заполнения
• Проводить регулярные проверки записей

Нарушение порядка учета бланков

Ошибки:

• Бланки хранятся не в сейфе
• Нет журнала учета движения бланков
• Не ведется Книга учета движения трудовых книжек
• Не предоставляется ежемесячный отчет в бухгалтерию

Как избежать:

• Назначить ответственное лицо и издать приказ
• Вести все необходимые журналы и книги
• Проводить регулярные инвентаризации

Несвоевременная выдача трудовой книжки при увольнении

Последствия:

• Административная ответственность (штраф до 50 000 рублей)
• Возможные судебные разбирательства
• Негативный имидж работодателя

Как избежать:

• Выдавать трудовую книжку в день увольнения
• Если работник отсутствует — выслать уведомление о необходимости ее получения
• Сделать запись об отправке уведомления в Книге учета

Ответственность работодателя

Административная ответственность

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, нарушение правил ведения, хранения и учета трудовых книжек влечет за собой:

Уголовная ответственность

В случае умышленного уничтожения, подлога или иного искажения документов, подтверждающих трудовой стаж, может наступать уголовная ответственность по ст. 327 УК РФ (подделка документов).

Гражданско-правовая ответственность

Работник вправе обратиться в суд с требованием о возмещении ущерба, причиненного неправильным оформлением трудовой книжки (например, невозможность подтвердить стаж для назначения пенсии).

Современные тенденции и автоматизация учета

В 2025-2026 годах все больше работодателей переходят на автоматизированные системы учета трудовых книжек:

• 1С:Зарплата и Управление персоналом — позволяет вести учет в электронном виде, формировать отчеты, контролировать остатки бланков
• СЭДО (Специализированные системы электронного документооборота) — обеспечивают защищенный обмен документами с государственными органами
• Облачные сервисы — позволяют вести учет удаленно, обеспечивают резервное копирование

Преимущества автоматизации:

• Сокращение времени на ведение учета
• Минимизация ошибок
• Возможность быстрого формирования отчетности
• Защита данных от несанкционированного доступа

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли составлять счет-фактуру при выдаче трудовой книжки или вкладыша?

Ответ: Нет, не нужно. Трудовые книжки и вкладыши выдаются работникам по стоимости их приобретения, без налога на добавленную стоимость. Поэтому счет-фактура не составляется.

Можно ли использовать старую форму Книги учета, если в ней остались пустые страницы?

Ответ: Да, можно. Работодатель вправе продолжать использовать Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей до тех пор, пока в ней не закончатся все страницы.

Как быть, если трудовая книжка утеряна работником?

Ответ: Работник должен написать заявление об утере, а работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки в течение 15 дней.

Можно ли вносить исправления в трудовую книжку?

Ответ: Да, можно, но только по правилам:

• Неправильная запись аккуратно зачеркивается одной чертой
• Сверху делается правильная запись
• Указывается основание для исправления (например, «Исправленному верить»)
• Проставляется подпись ответственного лица и печать организации

Как часто нужно проводить инвентаризацию бланков?

Ответ: Инвентаризация бланков трудовых книжек и вкладышей должна проводиться не реже одного раза в год.

Правильное оформление и учет трудовых книжек и вкладышей — это не только требование закона, но и важный элемент кадрового делопроизводства, который обеспечивает защиту прав работников и работодателей.

Следуя приведенным в статье рекомендациям, вы сможете:

• Избежать административных и иных санкций
• Обеспечить сохранность документов
• Сократить время на ведение учета
• Повысить эффективность работы кадровой службы

Полезные ресурсы

• Официальный сайт Минтруда России
• Образцы заполнения трудовых книжек
• Программное обеспечение для учета трудовых книжек
• Консультации по трудовому праву

Если у вас остались вопросы — задайте их в комментариях! Мы обязательно ответим.