Актуальность темы. В 2026 году всё больше организаций сталкиваются с проблемой
невостребованных трудовых книжек у работников, уволенных по собственному желанию,
по соглашению сторон или в результате ликвидации предприятия. Неправильное
оформление и хранение этих документов может привести к штрафам, а также к
нарушению прав работников.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок обращения с трудовыми книжками:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 51, п. 43 Правил ведения трудовых книжек) – устанавливает обязанность работодателя хранить трудовую книжку до востребования.
2. Постановление Правительства РФ № 320н от  г. «О порядке учета и хранения трудовых книжек и вкладышей в них» – детализирует требования к журналу учёта (ЖУ), реестрам и актам передачи.
3. Приказ Минтруда России № 322н от  г. «Об утверждении формы реестра трудовых книжек» – образец реестра, в котором фиксируются серии, номера и ФИО владельцев.
4. Федеральный закон «Об архивном деле» – определяет порядок сдачи невостребованных трудовых книжек в государственный архив.

Обязанности работодателя

Согласно вышеуказанным нормативным актам, работодатель обязан:

• Вести журнал учёта (ЖУ) всех полученных и выданных трудовых книжек.
• Оформлять акт передачи при перемещении дел между кадровыми специалистами, указывая количество книжек, вкладышей и ссылку на прилагаемый реестр.
• Составлять реестр трудовых книжек (приложение N 1 к акту), где фиксируются:
  • Серия и номер каждой книжки;
  • ФИО работника;
  • Дата выдачи/получения;
  • Причина невостребования (например, «работник не забрал книжку при увольнении»).
• Хранить книжки в сейфе или специально отведённом помещении с ограниченным доступом.
• Своевременно (не позднее 5‑дневного срока) выдавать справку о работе по требованию работника, включая сведения из трудовой книжки.
• При соблюдении всех условий сдавать невостребованные книжки в государственный архив (не более 50 лет для увольнённых после  г., 75 лет – для увольнённых ранее).

Порядок оформления и учёта

3.1 Журнал учёта (ЖУ)

Журнал фиксирует каждое действие с книжкой:

3.2 Акт передачи и реестр (приложение N 1)

Пример формулировки в акте:

Акт № 07/2026 о передаче трудовых книжек и вкладышей в отдел кадров
«Дата: »
Содержание: передано 3 (три) трудовые книжки, 3 (три) вкладыша. Перечень указан в реестре (приложение N 1).

В реестре (приложение N 1) указываются:

| № | Серия‑номер | ФИО работника | Дата увольнения | Причина невостребования | Примечание |
|---|-------------|----------------|----------------|--------------------------|------------|
| 1 | А‑123456 | Иванов И. И; | | Не забрал книжку | Хранится в сейфе № 3 |
| 2 | Б‑654321 | Петрова А.С. | | Умер | Передана в архив |

Хранение и архивирование

Трудовые книжки, не востребованные работником, находятся в организации до момента их официального признания «невостребованными».

4.1 Условия признания книжки невостребованной

1. Сотрудник уволен и не забрал книжку в течение 5 рабочих дней после даты увольнения.
2. Работодатель направил работнику (или его законному представителю) письмо‑уведомление с указанием места и сроков получения книжки.
3. С момента получения уведомления прошло не менее 30 календарных дней без реакции со стороны работника.

После выполнения всех трёх пунктов проводится экспертиза ценности документов (обычно в начале следующего года). Книжка объявляется невостребованной и может быть сдана в архив.

4.2 Сдача в архив

• Документы передаются в государственный архив по установленной форме акта сдачи.
• Сдача в архив не означает уничтожения – работник или его родственники могут запросить возврат в любой момент.
• Для архивных книжек сохраняется оригинальный реестр, где указаны сроки хранения (50 лет/75 лет).

Права работников и порядок получения книжки

Работник имеет право:

• Получить свою трудовую книжку в любой момент после увольнения.
• По требованию в течение 5 рабочих дней получить справку о работе (специальность, квалификация, должность, срок работы, размер заработной платы).
• Обратится в архив за выдачей книжки, если она была сдана в архив, предоставив документ, подтверждающий личность.

Если работник не реагирует на уведомление, работодатель обязан оформить примечание в ЖУ и реестре, а затем, после истечения срока, сдать книжку в архив.

Особенности для разных форм собственности

Последствия нарушения требований

Нарушения могут привести к:

• Штрафам для работодателя (по ст. 5.27 КоАП РФ – нарушение правил ведения кадровой документации).
• Отказу в выдаче справки о работе, что может стать основанием для судебных исков.
• Утрата доверия сотрудников и ухудшение репутации организации.

Практические рекомендации для работодателей

1. Назначьте ответственного за учёт и хранение трудовых книжек (обычно – руководитель отдела кадров).
2. Внедрите электронный реестр (можно использовать 1С:Зарплата и Управление персоналом) с автоматическим напоминанием о сроках возврата.
3. При увольнении сразу оформляйте акт выдачи и просите подпись работника о получении книжки.
4. Если книжка не получена, отправьте заказным письмом с уведомлением о месте хранения и сроке получения.
5. Проводите годовую экспертизу (в начале года) и отмечайте в ЖУ книги, признанные невостребованными.
6. Сдавайте такие книги в архив в соответствии с актом сдачи, сохраняйте копию акта и реестра в архивных документах.

Невостребованные трудовые книжки уволенных работников – это не просто «забытые» бумаги, а документы,
которые подпадают под строгие требования законодательства. Правильный учёт, своевременное
уведомление работников и чёткое соблюдение процедур сдачи в архив позволяют избежать штрафов,
сохранить права работников и обеспечить надёжную кадровую документацию организации.

Помните: сдача в архив ≠ уничтожение. Книжка остаётся доступной для владельца, а организация
выполняет свои обязательства перед законом.

Дата публикации:  г.