Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход к электронному формату, бумажные трудовые книжки продолжают использоваться во многих организациях, а также требуются при оформлении пенсии, получении социальных выплат и при трудоустройстве.
В данной статье собраны актуальные образцы заполнения трудовых книжек за 2024, 2025 и 2026 годы, даны пошаговые инструкции по внесению записей о приёме, переводе, увольнении, а также описаны требования к заверению копий и ведению книги учёта трудовых книжек.
Нормативная база
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66‑68) – порядок ведения и хранения трудовых книжек;
- Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи их дубликатов».
- ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Документооборот. Трудовые книжки. Требования к оформлению, заполнению и заверению копий» (вступил в силу ).
- Приказ Минтруда России от № 592н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения» (действует с учётом поправок 2024‑2026 гг.).
Бумажные и электронные трудовые книжки: что изменилось в 2024‑2026 гг.
Переход на электронный формат
С года вновь принятые сотрудники могут оформлять трудовые книжки исключительно в электронном виде через систему «Единый реестр трудовых книжек» (ЕРТК). Бумажный вариант сохраняется для:
- работников, принятых до ;
- организаций, не подключённых к ЕРТК (например, некоторые малые предприятия и ИП);
- случаев, когда работник требует бумажный документ по личной инициативе.
Изменения в ьном листе
С 2024 года в ьном листе добавлены поля:
- СНИЛС (обязательно);
- ИНН (по желанию работника);
- Дата и номер внесения записи о переходе на электронный формат (если применяется).
Требования к чернилам и шрифту
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2025:
- Записи выполняются чёрной или синей пастой, шрифт размером не менее 12 пт;
- Запрещено использование карандаша, гелевых ручек с стираемым чернилом;
- При заверении копии допускается использование печатного текста (лазерная печать) с последующим подписанием и печатью организации.
Образцы заполнения трудовой книжки (2024‑2026)
Ниже представлены типовые записи, которые необходимо вносить в разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Все образцы соответствуют актуальным формам на 2026 год.
Запись о приёме на работу
Дата: Наименование организации: ООО «ТехноСервис» Должность: инженер-программист Вид деятельности: разработка программного обеспечения Основание: трудовой договор № 12‑24 от Подпись работника: ___________________ Подпись руководителя: ___________________ Печать организации: [печать]
Запись о переводе на другую должность (внутренний перевод)
Дата: Наименование организации: ООО «ТехноСервис» (без изменений) Прежняя должность: инженер-программист Новая должность: ведущий инженер-программист Основание: приказ № 45 от о переводе Подпись работника: ___________________ Подпись руководителя: ___________________ Печать организации: [печать]
Запись об увольнении по собственному желанию
Дата: Наименование организации: ООО «ТехноСервис» Должность на момент увольнения: ведущий инженер-программист Вид увольнения: по собственному желанию Основание: заявление работника от , приказ № 07 от Подпись работника: ___________________ Подпись руководителя: ___________________ Печать организации: [печать]
Запись о награждении (например, объявление благодарности)
Дата: Наименование организации: ООО «ТехноСервис» Вид поощрения: объявление благодарности Основание: приказ № 23 от за успешное выполнение проекта «Автоматизация учёта» Подпись работника: ___________________ Подпись руководителя: ___________________ Печать организации: [печать]
Примечание: все записи делаются без пропусков строк, каждая строка начинается с нового номера пункта. При необходимости можно использовать абзацный отступ для улучшения читаемости, но нумерация должна сохраняться;
Как заверить копию трудовой книжки (образец 2026 года)
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2025, заверение копии осуществляется следующим образом:
- Сделать точное фотокопирование или сканирование всех страниц трудовой книжки (включая ьный лист и вкладыш).
- На копии поставить отметку «Копия верна» (можно ручкой или печатным текстом).
- Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров или директор) и расшифровка подписи.
- Поставить печать организации (круглая, с наименованием и ОГРН/ИНН).
- Указать дату заверения.
Пример оформления заверения:
Копия верна Подпись: ___________________ (Иванов И.И.) Расшифровка: начальник отдела кадров Печать: [круглая печать ООО «ТехноСервис»]
Если копия делается в электронном виде (PDF), допустимо использовать электронную подпись квалифицированного уровня, соответствующую требованиям ФЗ-115 «Об электронной подписи».
Книга учёта трудовых книжек: форма и ведение (2024‑2026)
Организации, которые ведут бумажные трудовые книжки, обязаны вести книгу учёта движения трудовых книжек (форма Т-2). В 2024‑2026 гг. форма осталась неизменной, но добавлены новые реквизиты:
- Дата принятия на работу (согласно трудовому договору).
- Дата выдачи дубликата (если имело место).
- Отметка о переходе на электронный формат (если работник перешёл в ЕРТК).
Пример строки книги учёта
№ п/п | Дата приёма | ФИО работника | Должность | № трудовой книжки | Дата выдачи | Примечание ------|-------------|---------------|-----------|-------------------|-------------|----------- 1 | | Петров А.С. | Инженер | ТК‑001234 |, | — 2 | | Сидорова М.В. | Ведущий | ТК‑001234 | — | Перевод 3 | | Петров А.С; | Ведущий | ТК‑001234 | — | Увольнение (собств. жел;)
Книга учёта хранится в отделе кадров не менее 75 лет после последней записи.
Полезные ссылки и ресурсы
- nalog-nalog.ru – актуальные образцы и инструкции по заверению копий (ГОСТ Р 7.0.97-2025).
- КонсультантПлюс – подборка нормативных актов по книге учёта трудовых книжек.
- Официальный портал Минтруда России – формы трудовой книжки и инструкции по заполнению.
- Госуслуги – подача заявления на выдачу дубликата трудовой книжки.
Образцы трудовых книжек за 2024‑2026 годы отражают текущие требования законодательства и технологические изменения (переход на электронный формат). Правильное заполнение, своевременное заверение копий и ведение книги учёта позволяют избежать штрафов и обеспечить прозрачность кадрового документооборота. Рекомендуем регулярно проверять обновления на официальных сайтах Минтруда и ФНС, а также использовать проверенные шаблоны, представленные в данной статье.
Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете оформить трудовую книжку без ошибок и обеспечить её юридическую значимость на протяжении всей трудовой деятельности работника;