Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий стаж, место работы и другие сведения о работнике. Правильный учет, хранение и выдача таких бланков – обязательное требование Приказа Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г. В статье подробно рассматриваем все этапы работы с трудовыми книжками в 2025‑2026 гг.
Общие положения
Для того чтобы процесс учёта был прозрачным и соответствовал законодательству, необходимо соблюдать несколько ключевых принципов:
- Все трудовые книжки и их вкладыши фиксируются в специальной книге учёта движения.
- Ведение книги осуществляет кадровый отдел или иное подразделение, ответственное за приём и увольнение работников.
- Оформление, подпись и архивирование книг регулируются Приказом 320н.
Кто отвечает за учёт?
Ответственное лицо (или отдел) обязано:
- Вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей.
- Осуществлять приём и выдачу бланков новым сотрудникам.
- Контролировать возвраты и замены испорченных экземпляров.
- Обеспечить надлежащее хранение и архивирование.
Приобретение и оформление бланков
Трудовые книжки могут быть закуплены в любой организации, однако их форма должна соответствовать требованиям Приказа Минтруда № 320н. При этом:
- Количество закупаемых бланков фиксируется в приходно‑расходной книге.
- При получении бланков оформляется приходный ордер кассы.
- Суммы расходов указываются в отчёте, который составляется в произвольной форме.
Пример оформления приходно‑расходной книги приведён в Примере 5 (см. ниже).
Пример оформления
Пример 5. Приходно‑расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей +------+-----------+-----------+-----------+ | Дата | Приход | Расход | Остаток | +------+-----------+-----------+-----------+ | 01.03| 100 шт. | – | 100 шт. | | 15.04| – | 20 шт. | 80 шт. | +------+-----------+-----------+-----------+
Ведение учетных книг
В organisation необходимо вести две основные формы учёта:
- Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей – фиксирует выдачу, возврат и замену.
- Книга учёта бланков – отражает количество полученных и использованных экземпляров.
Эти книги могут вестись в бумажном виде или в электронном формате, однако обязательна подпись ответственного лица.
Структура книги учёта движения
В книгу включаются следующие поля:
- Номер записи.
- Серия и номер трудовых книжек.
- Дата выдачи.
- ФИО работника.
- Основание (приказ, договор и т.д.).
- Примечания (возврат, замена и т.п.).
Хранение и архивирование
По требованиям Приказа Минтруда № 320н, хранение трудовых книжек должно соответствовать следующим правилам:
- Бланки хранятся в закрытом помещении, доступном только уполномоченным сотрудникам.
- Книги учёта хранятся в архиве организации в течение 75 лет после последнего действия.
- После окончания срока хранения книги передаются в государственный архив.
Подпись ответственного лица ставится в конце каждой записи, а также в конце каждой страницы книги.
Требования законодательства (2025‑2026)
С 1 сентября 2021 г. унифицированный журнал учёта отменён, и организации могут самостоятельно формировать бланки учёта. Тем не менее, они обязаны вести два специальных учетных журнала, как указано в Примере 6 (Отчет об использовании бланков трудовых книжек).
Новые требования, актуальные в 2025 году, включают:
- Обязательное назначение уполномоченного лица приказом организации.
- Возможность использования электронных форм, но с обязательным хранением оригинальных бумажных копий.
- Точный учёт всех приходов и расходов бланков в бухгалтерском учёте (счёт 105.36 «Прочие не произведенные активы»).
Пошаговая инструкция для бухгалтера и кадровика
- Приход бланков – оформить приходный ордер, внести данные в приходно‑расходную книгу.
- Выдача работнику – заполнить запись в книге движения, подписать выдачу.
- Ведение журнала – фиксировать номер, серию, дату, ФИО, основание.
- Контроль возврата – при возврате оформить запись о возврате, обновить остаток.
- Архивирование – после завершения работы с книжкой (увольнение, смерть и т.д.) оформить акт передачи в архив.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: делегирование ведения книги бухгалтерии вместо кадровика.
Решение: отдать ответственность кадровому отделу. - Ошибка: не подписывать каждую страницу книги.
Решение: ставить подпись в конце каждой страницы. - Ошибка: отсутствие записи о замене испорченных экземпляров.
Решение: фиксировать замену в журнале движения.
Примеры оформления
Пример записи в книге движения
| № | Серия | Номер | Дата выдачи | ФИО работника | Основание | Примечание | |---|-------|-------|-------------|----------------|-----------|------------| | 1 | 001 | 0001 | | Иванов И.И. | Приказ №5 | Выдан | | 2 | 001 | 0002 | | Петрова П.П. | Приказ №7 | Выдан |
Отчет об использовании бланков (Пример 6)
В отчёте указываются:
- Общее количество полученных бланков.
- Количество выданных и возвращённых.
- Остаток на складе.
- Суммы расходов и их подтверждающие документы.
Корректный учет и организация работы с трудовыми книжками – важная часть соблюдения трудового законодательства. Соблюдая требования Приказа Минтруда № 320н, используя правильные формы учёта и правильно организуя хранение, вы минимизируете риск проверок Роструда и упрощаете работу кадрового отдела.
Для успешного внедрения рекомендуется:
- Сформировать внутренний регламент учёта.
- Назначить ответственного лица.
- Обучить персонал правильному заполнению и хранению.
- Регулярно проводить внутренний аудит.
Соблюдение этих рекомендаций обеспечит надёжный учёт трудовых книжек и соответствие всем требованиям законодательства.