Обновлено: 23 мая 2026 года

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка — это официальный документ, который подтверждает:

• трудовую деятельность гражданина;
• стаж работы;
• наличие или отсутствие судимости;
• основания для начисления пенсии и социальных выплат;
• квалификацию и профессиональные навыки работника.

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Электронная трудовая книжка: что это и как работает?

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК), цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Сведения об ЭТК хранятся в базе Социального фонда России (СФР).

Основные особенности ЭТК:

• Форма хранения: данные хранятся в электронном виде в базе СФР;
• Доступ: работник может получить доступ к своей ЭТК через личный кабинет на сайте СФР;
• Безопасность: снижается риск потери или повреждения документа;
• Удобство: работодатель передает данные в СФР, а не ведет бумажную книжку.

С 2021 года при приеме на работу работодатели обязаны подавать сведения о трудовой деятельности в СФР (форма ЕФС-1).

Обязательно ли ведение трудовых книжек в 2026 году?

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, с 2020 года ведение трудовых книжек возможно в двух формах:

1. Бумажная трудовая книжка — для работников, которые не написали заявление об отказе от бумажного варианта;
2. Электронная трудовая книжка — для работников, которые выбрали цифровой формат.

Когда ведение трудовых книжек обязательно?

• Для всех работников, работающих по трудовому договору — ведение сведений о трудовой деятельности обязательно (ст. 66.1 ТК РФ).
• Для новых работников (впервые устраивающихся на работу с 2020 года), трудовая книжка оформляется в электронной форме по умолчанию.
• Для работников, уже имеющих трудовую книжку, работодатель вправе продолжать вести бумажную форму, если работник не заявил о переходе на ЭТК.

Для новых работников (впервые устраивающихся на работу)

Согласно статье 66.1 ТК РФ, если гражданин впервые устраивается на работу в 2026 году и ранее не имел трудовой книжки, его трудовая деятельность будет оформляться в электронном виде.

Что нужно сделать работнику:

• При устройстве на работу подать заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная или электронная).
• Если заявление не подано, работодатель оформит ЭТК по умолчанию.

Что нужно сделать работодателю:

• Внести сведения о приеме на работу в базу СФР (форма ЕФС-1).
• Выдать работнику выписку из ЭТК при необходимости.

Для работников, уже имеющих трудовую книжку

Для работников, которые уже имеют бумажную трудовую книжку, возможны два варианта:

• Работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку;
• Сведения о трудовой деятельности также передаются в СФР (для формирования ЭТК).

Переход на электронную трудовую книжку

• Работник подает заявление о переходе на ЭТК;
• Работодатель вносит сведения в базу СФР;
• Бумажная трудовая книжка остается у работника, но новые записи не вносятся.

Обязанности работодателя по ведению трудовых книжек

Работодатель обязан:

1. Вести сведения о трудовой деятельности всех работников (ст. 66.1 ТК РФ);
2. Передавать данные в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме/увольнении;
3. Выдавать работнику выписку из ЭТК при необходимости;
4. Соблюдать порядок ведения трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ);
5. Хранить данные о трудовой деятельности в течение установленного законом срока.

За нарушение правил ведения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.

Риски при утрате или неправильном ведении трудовой книжки

Утрата или неправильное ведение трудовой книжки может привести к серьезным последствиям:

• Проблемы при устройстве на работу — работодатель не сможет подтвердить стаж;
• Проблемы с оформлением пенсии — Пенсионный фонд не сможет подтвердить трудовой стаж;
• Проблемы с получением социальных выплат (пособия, компенсации);
• Возможные споры с работодателем при неправильном внесении записей.

Если трудовая книжка утеряна или испорчена, работник может обратиться в суд для восстановления записей или получения дубликата.

Изменения в законодательстве и будущее трудовых книжек

В 2026 году продолжается процесс цифровизации трудовых отношений. Минтруд России планирует:

• Исключить избыточные требования к ведению трудовых книжек;
• Упростить процедуру подтверждения стажа для работников;
• Расширить возможности ЭТК для использования в различных сферах (например, при получении кредитов, оформлении виз).

По мнению экспертов, в будущем бумажные трудовые книжки могут быть полностью вытеснены электронными аналогами.

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли ведение трудовой книжки для всех работников?

Да. Согласно ст. 66.1 ТК РФ, ведение сведений о трудовой деятельности обязательно для всех работников, работающих по трудовому договору.

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?

Нет. Работодатель ведет трудовую книжку в одной форме — либо бумажной, либо электронной. Однако сведения о трудовой деятельности передаются в СФР в любом случае.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Работник может обратиться к последнему работодателю для восстановления записей или обратиться в суд для восстановления трудового стажа.

Можно ли отказаться от ведения трудовой книжки?

Нет. Ведение трудовой книжки обязательно для всех работодателей и работников.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Работник может получить выписку из ЭТК через личный кабинет на сайте СФР или обратиться к работодателю.

Ведение трудовых книжек в 2026 году обязательно для всех работодателей и работников. Однако теперь у граждан есть выбор между бумажной и электронной формой. Электронная трудовая книжка становится все более популярной благодаря удобству и безопасности.

Работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в СФР, а работники могут получать доступ к своим данным через личный кабинет. Важно помнить, что утрата или неправильное ведение трудовой книжки может привести к серьезным последствиям, поэтому необходимо соблюдать все правила и требования законодательства.