Ситуация, когда работодатель получает от сотрудника заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажной или электронной), является критически важной точкой в кадровом делопроизводстве. В 2026 году, когда переходный период уже давно завершен, правильная реакция на такое заявление определяет не только соблюдение законодательства, но и защиту компании от серьезных штрафов.
В данной статье мы подробно разберем, что делать, если вы получили такое заявление, какие нормативные акты регулируют этот процесс (в частности, Приказ Минтруда № 320н и Постановление Правительства № 1250) и как избежать типичных ошибок.
Правовая основа: почему это важно?
Основным документом, регламентирующим работу с трудовыми книжками в текущий период, является Приказ Минтруда России от № 320н, утвердивший порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также Постановление Правительства РФ от № 1250.
Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, сведения о трудовой деятельности работников ведутся в электронном виде. Однако право выбора между бумажной и электронной формой сохранялось за работниками, ранее имевшими трудовой стаж. Если такой работник не подал заявление о переходе на электронную книжку в установленный законом срок (до конца 2020 года), работодатель обязан был вести ему бумажную книжку.
Важно: Если новый сотрудник ранее нигде не работал или потерял трудовую, либо если речь идет о работниках, принятых после 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки им не заводятся — ведется только электронный реестр (форма СТД-Р при увольнении или выписка).
Сценарий 1: Сотрудник подает заявление о выборе бумажной трудовой книжки
Если к вам пришел работник, который ранее имел стаж, но не определился с выбором, и теперь подает заявление о ведении бумажной трудовой книжки, алгоритм действий следующий:
- Проверка статуса. Убедитесь, что у работника действительно есть право на бумажную версию (он работал до 2021 года и не подавал заявление об отказе от бумажной книжки ранее, либо подал заявление о возобновлении ее ведения в предусмотренных законом случаях).
- Запрос старой книжки. Если трудовая книжка была у предыдущего работодателя, работник должен предоставить ее вам. Если книжка утеряна, заводится новая (или дубликат), но только если это допускается текущим законодательством для его категории.
- Регистрация заявления. Заявление должно быть зарегистрировано в журнале учета входящей документации.
- Внесение записи. На титульном листе трудовой книжки (если она новая) или в разделе «Сведения о работе» вносится запись о приеме. Все даты пишутся арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
Сценарий 2: Сотрудник подтверждает выбор электронной трудовой книжки
Если работник подает заявление о том, что он выбирает электронный формат (или подтверждает свой более ранний выбор), работодатель:
- Не заводит и не возвращает бумажную трудовую книжку (если она была у работника на руках, она остается у него, но записи в нее не вносятся).
- Вносит сведения о приеме на работу в систему Пенсионного фонда (СФР) в электронном виде.
- При увольнении выдает работнику форму СТД-Р.
Технические требования к заполнению в 2026 году
Даже в условиях цифровизации, если вы ведете бумажные трудовые книжки (на основании заявлений работников), необходимо строго соблюдать правила оформления:
Формат дат
Согласно п. 3 Порядка ведения трудовых книжек, все даты вносятся арабскими цифрами. Число и месяц — двузначными, год — четырехзначными.
Пример: Работник принят 5 мая 2026 года. Запись: .
Отсутствие ошибок
Не допускается использование сокращений (кроме общепринятых), зачеркиваний и корректоров. Ошибки исправляются путем признания записи недействительной и внесения правильной записи со ссылкой на номер и дату приказа-основания.
Печати и подписи
Записи заверяются подписью работодателя (или уполномоченного лица) и, при наличии, печатью организации. Важно помнить, что с 2023 года наличие печати стало необязательным для многих организаций, но если печать есть в уставе — она должна стоять.
Учет и хранение: что требует закон?
Работодатель обязан обеспечить сохранность трудовых книжек. Для этого ведутся специальные учетные документы:
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В ней фиксируется получение бланков от поставщика, выдача книжек работникам и их возврат при увольнении.
- Приходно-расходная книга. Для учета самих бланков.
Согласно п. п. 39, 40 Порядка (Приказ № 320н), формы этих книг работодатель может разработать самостоятельно, главное — чтобы они содержали все необходимые реквизиты для отслеживания движения документов.
Типичные ошибки и риски штрафов
Игнорирование заявления работника или неправильное оформление документов грозит штрафами по ст. 5.27 КоАП РФ. Частые ошибки:
- Отказ в приеме заявления. Работодатель не имеет права игнорировать волеизъявление работника regarding выбора формы трудовой книжки, если это право за ним сохранено законом.
- Неверный формат дат. Запись «20/5/26» вместо «» является нарушением.
- Отсутствие записи в книге учета. Каждая выданная или полученная трудовая должна быть учтена.
- Выдача бумажной книжки без заявления. Для работников, впервые поступающих на работу после 2021 года, бумажные книжки не заводятся вообще.
Получение заявления о ведении трудовой книжки — это сигнал к действию для кадровой службы. В 2026 году правила игры окончательно устоялись: приоритет отдан электронному формату (СТД-Р), но для определенной категории работников сохраняется возможность ведения бумажного документа. Главное для работодателя — внимательно проверить историю трудового пути сотрудника, правильно зарегистрировать заявление и внести данные в соответствии с Приказом Минтруда № 320н. Соблюдение этих правил защитит компанию от претензий проверяющих органов и обеспечит работнику сохранение его стажа.
Помните: актуальность информации на момент написания статьи — май 2026 года. Всегда проверяйте последние изменения в законодательстве РФ.