С 1 января 2026 года в России ознаменовался важным этапом в регулировании трудовых отношений — завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Кроме того, Правительством были утверждены трудовые книжки нового бумажного образца. Эти изменения вызывают множество вопросов как у работодателей, так и у сотрудников. В этой статье мы подробно разберем, что изменилось, как теперь вести учет стажа и почему не стоит бояться потери своего трудового опыта.

Завершение эпохи переходного периода: что изменилось с 1 января 2026 года?

Переход на электронные трудовые книжки начался несколько лет назад, однако до конца 2025 года у работников был выбор: оставить бумажный вариант или полностью перейти в цифру. С 1 января 2026 года переходный период официально завершен.

Это означает, что:

• Трудовой стаж теперь формируется преимущественно в электронном виде; Работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд (ныне, Социальный фонд России) в цифровом формате.
• Бумажная трудовая книжка перестает быть основным документом для тех, кто выбрал ЭТК. Работодатель более не вносит в нее записи, а сама книжка выдается на руки работнику.
• Для новых сотрудников, впервые устраивающихся на работу после 1 января 2026 года, бумажная трудовая книжка заводится только по их личному письменному заявлению.

Трудовые книжки нового образца

Несмотря на глобальную цифровизацию, бумажный документ не отменяется окончательно. Правительство РФ утвердило новую форму трудовой книжки и вкладыша к ней. Зачем это понадобилось?

Новый образец разработан с учетом современных реалий и требований к защите информации. Ввод новых бланков направлен на:

1. Усиление защиты от подделок. Новые бланки оснащены более современными степенями защиты, что снижает риск фальсификации записей.
2. Учет цифрового стажа. Формат документа адаптирован под текущие правила, когда бумажная версия выступает скорее дополнением к цифровой, а не единственным источником правды.

Важно: Старые трудовые книжки (образца 2003 года) не теряют своей юридической силы. Менять их на новые принудительно не нужно. Заводить бланк нового образца потребуется только в случае утери старого или при первичном трудоустройстве.

Главный миф: может ли цифровой стаж обнулить реальные годы работы?

Один из самых частых страхов работников: «А что если система даст сбой, и мой электронный стаж исчезнет? Годы работы пойдут насмарку?». Спешим успокоить: цифровой стаж не может обнулить реальные годы работы.

Система электронных трудовых книжек (ЕФС-1) многократно резервируется и хранится на защищенных серверах государства. Утрата данных там практически исключена. Но даже в гипотетической ситуации технического сбоя на помощь приходит главное правило трудового права.

Бумажная трудовая — главное доказательство

Несмотря на все инновации, главным доказательством трудового опыта по-прежнему остается бумажная трудовая книжка. Именно она является физическим подтверждением вашего стажа, заработанного до начала цифровизации. Электронная система лишь дублирует и продолжает те записи, которые уже есть на бумаге.

Если вы работали до 2020 года, ваш стаж надежно зафиксирован на бумаге, и никакие переходы на ЭТК его не сотрут. Бумажный и электронный форматы сейчас работают в связке, дополняя друг друга.

Новые правила ведения для работодателей

В связи с нововведениями 2026 года, кадровым службам и предпринимателям необходимо строго соблюдать обновленный регламент:

• Своевременная подача отчетов. Сведения о трудовой деятельности (прием, перевод, увольнение) подаются в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
• Выдача бумажных документов. При увольнении сотрудника, который не перешел на ЭТК, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку с внесенными записями. Если сотрудник выбрал ЭТК — работодатель выдает сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе или в электронном виде (по выбору работника), а саму трудовую книжку возвращает ему на руки.
• Использование новых бланков. В случае необходимости заведения новой трудовой книжки (или выдачи вкладыша) работодатель обязан использовать бланки нового образца, утвержденные Правительством.
• Хранение старых бланков. Бланки старого образца, оставшиеся у работодателя, могут использоваться без ограничения по сроку до их полного расходования при выдаче дубликатов или вкладышей к старым книжкам.

Что делать работнику прямо сейчас?

Чтобы избежать проблем с подтверждением стажа и пенсионных накоплений в будущем, рекомендуем предпринять следующие шаги:

1. Проверьте свою электронную трудовую книжку. Зайдите в личный кабинет на портале «Госуслуги» или в СФР и убедитесь, что все ваши текущие места работы отображаются корректно.
2. Сохраните бумажную версию. Даже если вы перешли на ЭТК, не выбрасывайте бумажную трудовую. Храните её дома как важный архивный документ, подтверждающий ваш стаж до цифровизации.
3. Устраните нестыковки. Если вы обнаружили, что в электронной трудовой книжке отсутствует какая-то запись (например, за 2020 или 2021 год), обратитесь к текущему или бывшему работодателю с просьбой подать корректирующие сведения в СФР.

Новые правила ведения трудовых книжек, вступившие в силу в 2026 году, — это логичный шаг на пути к прозрачности и удобству. Электронный формат избавляет от проблем с утерей документа и упрощает процесс трудоустройства. Однако бумажная трудовая книжка нового образца остается важным страховым инструментом и главным физическим гарантом вашего прошлого трудового опыта. Помните: ваши годы работы защищены как новейшими технологиями, так и традиционными бумажными носителями.