В 2026 году система учета трудового стажа в России окончательно сформировалась вокруг концепции двойного формата: параллельного существования бумажных и электронных трудовых книжек. Несмотря на цифровизацию, бумажный документ не утратил своей юридической силы для тех работников, кто сохранил его по состоянию на конец 2020 года. Правильное внесение записей остается критически важным навыком для кадровых специалистов, так как ошибки могут повлиять на пенсионные права сотрудников.

Основные принципы ведения трудовых книжек в 2026 году

Согласно действующему законодательству и Приказу Минтруда, ведение трудовых книжек строго регламентировано. Главная цель — обеспечение достоверности сведений о трудовой деятельности гражданина.

Ключевые правила заполнения:

• Язык и почерк: Все записи вносятся на русском языке. В бумажном варианте они должны быть выполнены разборчиво, без сокращений (кроме общепринятых), шариковой, гелевой или перьевой ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
• Даты: Даты указываются арабскими цифрами (число и месяц, двузначными, год — четырехзначными).
• Запрет на исправления: В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» категорически запрещено зачеркивать ранее внесенные неточные или неправильные записи. Ошибки исправляются только путем признания записи недействительной и внесения новой корректной записи.
• Ознакомление: С каждой записью о приеме, переводе или увольнении работодатель обязан ознакомить владельца трудовой книжки под роспись в его личной карточке, где дублируется соответствующая запись.

Алгоритм приема на работу: бумажный и электронный форматы

Процедура внесения записи о приеме на работу зависит от того, велась ли ранее электронная трудовая книжка (ЭТК) у сотрудника и сохранил ли он бумажный вариант.

Ситуация 1: Сотрудник перешел на электронную трудовую книжку

Если работник ранее подал заявление о переходе на ЭТК, в его бумажной трудовой книжке должна стоять специальная закрывающая запись.

• Правило: При наличии такой записи новый работодатель не имеет права вносить какие-либо сведения о трудовой деятельности в бумажный бланк.
• Действия: Вся информация передается исключительно в электронном виде через систему Социального фонда России (СФР).

Ситуация 2: Сотрудник сохранил бумажную трудовую книжку

Если работник не отказывался от бумажного формата, работодатель обязан вести его параллельно с электронным.
Принять бумажную трудовую книжку у сотрудника.
Внести запись о приеме на работу в раздел «Сведения о работе».
Если сотрудник ранее не подавал заявление о выборе формата (хотя сроки уже прошли, такие ситуации возможны при первом трудоустройстве или восстановлении), необходимо внести запись о подаче заявления на ведение электронной трудовой книжки.
В течение трех рабочих дней вернуть бумажную трудовую книжку сотруднику (согласно п. 35 Порядка № 320н).

> Важно: Дистанционные работники также имеют право на внесение записей в бумажную трудовую. Для этого они должны написать соответствующее заявление. Если работник находится вне населенного пункта работодателя, он обязан выслать книжку заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

Образцы и примеры внесения записей

Ниже приведены примеры формулировок, актуальных для 2026 года.

Запись о приеме на работу

В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается:

• Название должности (профессии) в соответствии со штатным расписанием.
• Название структурного подразделения (если указано в трудовом договоре).
• Фраза: «Принят(а) в [название отдела] на должность [название должности]».

Запись о работе по совместительству

Запись о работе по совместительству вносится только по желанию сотрудника.

• Основание: Письменное заявление работника на имя руководителя.
• Формулировка: В графе 3 обязательно указывается: «Принят(а) на должность [должность] по совместительству».
• Хронология: Запись может быть внесена не в хронологическом порядке, но строго после записи о приеме на основную работу (если основное место работы у того же работодателя) или в любой момент по просьбе работника.

Запись об увольнении

При прекращении трудового договора запись вносится со ссылкой на нормативный акт.

• Формулировка: «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Если увольнение происходит по иным основаниям (например, по соглашению сторон или инициативе работодателя), указывается соответствующая статья, часть и пункт ТК РФ.

Исправление ошибок и спорные ситуации

Работа с трудовыми книжками часто сопряжена с необходимостью коррекции данных. Помните главное правило: зачеркивания недопустимы.

Порядок исправления ошибки:
В графе 3 следующей свободной строкой пишется: «Запись за номером [номер] недействительна».
Ниже вносится правильная запись.
Если ошибка обнаружена после увольнения сотрудника, исправление вносит работодатель, допустивший ошибку, либо новый работодатель на основании официального документа от предыдущего работодателя.
Ситуация отказа от трудоустройства:
Если сотрудник прошел собеседование, но до даты приема, указанной в приказе, отказался от трудоустройства, запись в трудовую книжку не вносится. У работодателя отсутствуют основания для фиксации несостоявшихся трудовых отношений.

Электронная трудовая книжка: непрерывность процесса

Ведение электронной трудовой книжки в 2026 году — это регулярный процесс обновления данных. Работодатель обязан своевременно (обычно не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, но не позже сроков сдачи отчетности СЗВ-ТД/ЕФС-1) передавать сведения о:

• Приеме на работу.
• Переводе на другую постоянную работу;
• Увольнении.
• Подаче работником заявлений о выборе формы трудовой книжки.

Электронный формат позволяет работнику в любой момент получить выписку о своей трудовой деятельности через портал Госуслуг, в клиентских службах СФР или у работодателя.

Грамотное ведение трудовых книжек в 2026 году требует от кадровиков внимательности к деталям и понимания нюансов двойного формата учета. Независимо от того, вносится запись в бумажный бланк или передается в электронном виде, точность формулировок и соблюдение сроков являются гарантом защиты прав работников и отсутствия проблем при проверках. Всегда проверяйте наличие заявлений от сотрудников, особенно касающихся работы по совместительству и выбора формата трудовой книжки, и не забывайте знакомить работников с внесенными записями под роспись.