В 2026 году работа с трудовыми книжками (ТК) для бухгалтера и кадровика остается одной из ключевых‚ но при этом претерпела значительные изменения. Самое главное помнить: теперь существует два параллельных режима — бумажный и электронный‚ и правила их ведения различаются. Эта статья‚ подготовленная по материалам «Системы Главбух»‚ детально разберет‚ как правильно организовать учет‚ какие журналы вести‚ как заполнять записи и сдавать отчетность в СФР.

Два вида трудовых книжек в 2026 году: что нужно знать

С 1 января 2021 года действует закон № 439-ФЗ‚ который в 2026 году полностью вступил в силу для всех работодателей. Ключевое разделение:

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — основной вид для всех вновь принимаемых на работу‚ у которых нет стажа. Сведения о работе ведутся исключительно в электронном виде и передаются в Социальный фонд России (СФР). Бумажный документ не оформляется.
• Бумажная трудовая книжка (БТК) — продолжает использоваться для работников‚ уже имеющих ее на руках‚ а также для тех‚ кто по своему желанию (в т.ч. имея стаж) попросил оформить бумажный вариант. Ее ведение регулируется старыми правилами с учетом некоторых нюансов 2026 года.

Очень важно: даже если вы ведете ЭТК‚ для сотрудников с бумажной книжкой вы обязаны продолжать в нее вносить записи. Нельзя отказывать работнику в выдаче бумажной ТК‚ если он ее имеет.

Обязательные журналы учета: что вести в 2026 году

Независимо от вида ТК‚ работодатель обязан вести два отдельных журнала (книги) в бумажном виде:

1. Журнал учета бланков трудовой книжки и вкладышей к ней. Учитывает получение‚ движение и списание пустых бланков (форма Т-2).
2. Журнал учета движения трудовых книжек. Фиксирует выдачу ТК сотруднику при приеме на работу‚ возврат при увольнении‚ передачу по реорганизации и т.д.

Эти журналы не сдаются в СФР‚ но хранятся у работодателя в течение 75 лет (как и сами ТК). Их формы утверждены приказом Минтруда. В «Системе Главбух» доступны готовые бланки для скачивания.

Как вести журналы: ключевые записи

В журнале учета движения ТК обязательно фиксируются:

• ФИО сотрудника.
• Серия и номер ТК (если бумажная).
• Дата выдачи (при приеме) и возврата (при увольнении).
• Подпись сотрудника и ответственного лица.
• Основание (приказ о приеме/увольнении).

Для электронных книжек в журнал вносятся факты начала и прекращения ведения ЭТК на конкретного работника.

Порядок заполнения бумажной трудовой книжки в 2026 году

Записи в БТК вносятся рукописно или печатным способом. Очень важно: если в организации используется печать‚ ее необходимо ставить:

• На ьном листе (раздел «Сведения о работнике»).
• На каждой записи об увольнении.
• На записи о переходе на электронный учет (если такой переход произошел).

ьный лист: что указывать

Заполняется при первом оформлении ТК (при приеме на первую работу). Обязательные реквизиты:

1. ФИО (полностью‚ как в паспорте).
2. Дата рождения.
3. Сведения о профессиональном образовании (если есть) — по желанию.
4. Подпись работника и дата заполнения.
5. Печать организации (если используется).

Записи об основных событиях: образцы 2026 года

Все записи должны быть полными‚ точными и без исправлений. Формулировки строго регламентированы. Примеры:

• Прием на работу: «Принят(а) на работу [должность] с [дата] на условиях [полный/неполный рабочий день‚ вахтовый метод и т.д.]». Указывается основание — номер и дата приказа.
• Увольнение: «Уволен(а) с работы [дата] в связи с [точная формулировка из ст. 77‚ 81 ТК РФ‚ например: «истечением срока трудового договора» или «собственным желанием»]». Обязательно указывается номер и дата приказа об увольнении.
• Перевод: «Переведен(а) с [дата] на должность [новая должность] (с изменениями условий трудового договора)». Указывается основание.
• Совместительство: Запись вносится только при оформлении второго (третьего и т.д.) трудового договора. Указывается «Принят(а) на работу по совместительству на должность…».

Важно: запись о вахтовом методе работы вносится в графу «Сведения о работе» при приеме. Запись о совместительстве — в отдельную строку.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и отчет ЕФС-1 в 2026 году

Это основной способ ведения учета для новых сотрудников. Работодатель обязан:

1. Создать электронную запись о работнике в своей информационной системе (или в сервисе СФР).
2. Ежемесячно (или по событию) вносить сведения о трудовой деятельности: прием‚ увольнение‚ перевод‚ отпуск и т.д.
3. Ежеквартально (до 25-го числа месяца‚ следующего за отчетным кварталом) формировать и сдавать в СФР отчет ЕФС-1 (Единая форма сведений). В отчете передаются все сведения об электронных трудовых книжках всех сотрудников за квартал.

Кто должен вести ЭТК?

Обязаны все работодатели (организации и ИП)‚ нанимающие хотя бы одного сотрудника. Исключений нет.

Как оформить переход с бумажной на электронную книжку?

Если у работника есть бумажная ТК‚ а он переходит на ЭТК:

• В бумажную книжку вносится запись: «С [дата] сведения о трудовой деятельности хранятся в электронной форме. Работодатель: [наименование‚ ИНН‚ ОГРН]».
• Печать ставится на эту запись.
• Бумажная ТК возвращается работнику или хранится у работодателя (по согласованию).
• В ЭТК переносятся все сведения из бумажной ТК (стаж‚ записи).

Критические ошибки и типичные нарушения в 2026 году

«Система Главбух» выделяет самые частые просчеты:

• Отказ в выдаче бумажной ТК имеющему ее работнику.
• Неправильная формулировка причины увольнения (не соответствует ст. 77‚ 81 ТК РФ).
• Отсутствие печати на обязательных записях в БТК (если печать используется).
• Несвоевременная сдача отчета ЕФС-1 в СФР (штрафы по ст. 15.33 КоАП РФ).
• Неведение журналов учета бланков и движения ТК в бумажном виде.
• Исправления (зачеркивания) в записях ТК. Ошибку нужно заверить надписью «Исправление верно» с подписью и датой‚ а затем переписать запись заново на новом листе.

1. Определите вид ТК для каждого сотрудника: новая работа без стажа — только ЭТК; есть бумажная ТК, ведите ее‚ параллельно создавая ЭТК.
2. Ведите два бумажных журнала: учета бланков и учета движения ТК. Храните 75 лет.
3. Заполняйте записи точно по формулировкам ТК РФ и Минтруда. Используйте проверенные образцы.
4. Сдавайте отчет ЕФС-1 в СФР ежеквартально‚ даже если за квартал изменений не было (нулевая отчетность).
5. Контролируйте печать на ьном листе и ключевых записях БТК.

Соблюдение этих правил защитит организацию от проверок и штрафов‚ а также обеспечит корректный учет стажа сотрудников. Для получения актуальных бланков журналов‚ образцов записей и детальных инструкций по заполнению ЕФС-1 обращайтесь к официальным материалам «Системы Главбух» и на сайт СФР.

Статья подготовлена на основе анализа публикаций «Системы Главбух» за период с декабря 2025 по май 2026 года. Требования и формы могут уточняться. Для получения юридически значимой консультации обращайтесь к специалистам;