Трудовое законодательство не стоит на месте, и правила работы с кадровыми документами регулярно обновляются. В 2026 году действуют важные нормы, которые регламентируют порядок ведения, хранения и учета трудовых книжек. Главным нормативным актом, определившим современные стандарты, стал Приказ Минтруда России от № 320н. Несмотря на то, что он вступил в силу еще 1 сентября 2021 года, именно его положения являются актуальными и обязательными к применению в текущем году.

В этой статье мы подробно разберем, как теперь работать с бумажными и электронными трудовыми книжками, кто имеет право на их оформление, и как правильно вести учет.

Электронные и бумажные трудовые книжки: как совмещаются форматы?

Переход на электронный формат стажа стал одним из самых масштабных изменений в кадровом делопроизводстве. В 2026 году трудовые книжки можно вести как в бумажном, так и в электронном виде, однако здесь есть строгие ограничения для новых сотрудников.

Кому оформляют бумажную трудовую, а кому — только электронную?

В 2026 году заводить новые бумажные трудовые книжки нельзя. Это правило также полностью распространяется на оформление дубликатов. Что это значит на практике?

• Вновь принятые сотрудники, которые впервые устраиваются на работу, могут использовать только электронный вариант документа. Бумажный бланк им не выписывается.
• Работники, которые ранее не отказались от бумажной трудовой книжки на прежних местах работы, имеют право продолжать вести ее. Если такой сотрудник приходит к новому работодателю, компания обязана продолжать вести его бумажную трудовую по общим правилам.

Таким образом, бумажная трудовая книжка в 2026 году — это документ для тех, кто сделал выбор в ее пользу до завершения переходного периода. Для всех остальных стаж подтверждается исключительно электронными данными ЕФС-1.

Ключевые изменения в правилах ведения и заполнения

Приказ Минтруда № 320н не только утвердил новые бланки, но и существенно упростил и изменил сам порядок заполнения трудовых книжек. Вот главные нововведения, которые актуальны в 2026 году:

1. Использование штампов. С 1 сентября 2021 года записи о приеме, переводе или увольнении можно вносить в виде оттиска штампа (печати). Это значительно ускоряет работу кадровых служб при массовых оформлениях.
2. Заверение записей при увольнении. Еще одно важное упрощение: при увольнении работника заверять внесенные записи его подписью больше не понадобится. Достаточно подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печати работодателя (при ее наличии).
3. Новые бланки и вкладыши. С 2023 года применяется новый бланк бумажной трудовой книжки. Кроме того, изменилось количество разворотов: теперь в самой трудовой книжке их 12 (вместо прежних 9), а во вкладыше — 5 (вместо 8).

Книга учета движения трудовых книжек в 2026 году

Переход на электронные форматы и новые правила не отменил необходимости контролировать движение бумажных документов на предприятии. Вести учет трудовых книжек по-прежнему нужно, но теперь у работодателей появилась долгожданная свобода.

Свободная форма книги учета

Ранее для книги учета движения трудовых книжек существовала строгая унифицированная форма. Сейчас это правило упразднено. Вы обязаны вести книгу, но разработать ее форму можете самостоятельно.

Это дает организациям уникальную возможность адаптировать документ под свои нужды. Например, вы можете:

• Добавить в форму книги новые графы, чтобы работать с трудовыми было проще.
• Внести столбцы для отметок о статусе электронного документа (СЗВ-ТД / ЕФС-1).
• Предусмотреть поля для примечаний и дополнительных контактов сотрудников.

Главное условие — утвержденная форма книги учета должна быть закреплена в локальном нормативном акте организации (например, в Положении о кадровом делопроизводстве).

Правила хранения трудовых книжек

Порядок хранения документов также регламентирован Приказом Минтруда № 320н. Трудовые книжки и вкладыши к ним являются документами строгой отчетности, поэтому к их хранению предъявляются особые требования:

• Бланки должны храниться в сейфах, несгораемых шкафах или специальных помещениях, исключающих доступ посторонних лиц и риск порчи или хищения.
• Ответственность за организацию хранения несет руководитель предприятия.
• Работник, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек, назначается приказом работодателя.

Новые правила о трудовых книжках, действующие в 2026 году, направлены на постепенный отказ от бумажного документооборота в пользу электронного и упрощение жизни кадровиков. Запрет на оформление новых бумажных бланков и дубликатов знаменует собой окончательный переход к цифровой экономике. В то же время, для тех, кто сохранил бумажный формат, действуют обновленные и более гибкие правила: возможность использовать штампы, отказ от лишних подписей при увольнении и право самостоятельно разрабатывать форму книги учета движения трудовых книжек.