С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что трудовой стаж всех работников, включая лиц, занимающих выборные должности, должен отражаться в электронном формате. Ниже представлен подробный руководство по оформлению трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) для выборных должностей, с учётом актуальной нормативной базы и практических рекомендаций.
Что такое выборные должности и их особенности
Выборные должности – это позиции, которые замещаются путем голосования (избрания) коллективом трудового коллектива, акционеров, членов общественной организации или иным образом, предусмотренным уставом или внутренними регламентами организации. К ним относятся, например:
- Председатель (президент) правления акционерного общества;
- Директор по выборам в профсоюзном органе;
- Глава муниципального образования, избранный населением;
- Президент некоммерческой организации, выбранный на общем собрании членов;
- Иные должности, предусмотренные уставом как выборные.
Особенность таких позиций заключается в том, что трудовой договор (или соглашение о выполнении функций) может быть заключён на срок, определяемый уставом, а не бессрочно. При этом трудовые отношения регулируются Трудовым кодексом РФ, а запись в трудовой книжке оформляется согласно общим правилам, но с учётом специфики избрания/освобождения.
Нормативная база
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 67, 68 – о ведении трудовых книжек);
- Федеральный закон от № 43‑ФЗ «О страховых пенсиях» (в части учёта стажа);
- Постановление Правительства РФ от № 1245 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
- Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения»;
- Федеральный закон от № 44‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части электронного документооборота» (вводит ЭТК с );
- Внутренние нормативные акты организации (устав, положение о выборах, внутренний трудовой регламент).
Оформление бумажной трудовой книжки (до перехода на ЭТК)
Если организация ещё использует бумажные трудовые книжки (например, в связи с отсрочкой перехода или для сотрудников, отказавшихся от ЭТК), порядок заполнения выглядит так:
- Запись о приёме на работу (избрании):
- В колонке «Дата» указывается дата избрания (дата голосования или дата вступления в должность согласно протоколу собрания);
- В колонке «Профессия, должность» – точное наименование выборной должности (например, «Председатель правления ООО „Альфа“»);
- В колонке «Примечание» – ссылка на протокол собрания (номер, дата) и, при необходимости, основание избрания (устав, решение общего собрания).
- Запись об увольнении (освобождении от должности):
- Дата – дата окончания полномочий (дата голосования о досрочном освобождении или истечения срока полномочий);
- Профессия, должность – та же, что и в предыдущей записи;
- Примечание – основание освобождения (истечение срока, досрочное прекращение полномочий по решению собрания, переход на другую должность и т.д.).
- Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) с
С 1 января 2026 года все записи о трудовой деятельности должны осуществляться в электронном виде через систему ПФР «Соответствие». Основные этапы:
- Регистрация в системе ЭТК:
- Работодатель направляет в ПФР сведения о сотруднике (СНИЛС, ФИО, дата рождения) для создания электронной трудовой книжки;
- После подтверждения ПФР выдаёт уникальный идентификатор ЭТК.
- Формирование записи о избрании:
- В системе выбирается тип события «Приём на работу»;
- Указывается дата избрания;
- В поле «Должность» вводится точное наименование выборной позиции;
- В поле «Основание» загружается скан протокола собрания или иного документа, подтверждающего факт избрания;
- При необходимости добавляется комментарий (например, «избран на срок 5 лет в соответствии с уставом»).
- Формирование записи об освобождении:
- Тип события – «Увольнение»;
- Дата – дата окончания полномочий;
- Должность – та же, что и в предыдущей записи;
- Основание – протокол о досрочном освобождении, истечение срока и т.д.;
- Прикрепляется соответствующий документ.
- Контроль и подтверждение:
- После ввода данных система формирует электронную выписку, которую работник может получить в личном кабинете на портале «Госуслуги»;
- Работодатель обязан хранить электронные копии подтверждающих документов не менее 50 лет.
Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей
Независимо от формы (бумажная или электронная) работодатель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей. Её ведение регулируется Приказом Минтруда России № 697н. Основные требования:
- Книга веётся в бумажном виде (журнал) или в электронном формате, утверждённом организацией;
- Каждая запись содержит:
- Дата движения (приём, передача, выдача на руки, возврат);
- ФИО сотрудника;
- Серия и номер трудовой книжки (или идентификатор ЭТК);
- Краткое содержание операции (например, «Выдача на руки для подачи в ПФР»);
- Подпись ответственного лица и печать организации.
- Книга хранится в отделе кадров не менее 75 лет после последней записи.
Практические рекомендации для кадровой службы
- Своевременно фиксировать дату избрания. Используйте дату, указанную в протоколе собрания, а не дату подписания трудового договора (если он заключён позже).
- Хранить оригиналы протоколов и решений собраний в отделе кадров или в электронном архиве с ограниченным доступом.
- При переходе на ЭТК провести сверку: сравнить данные бумажных трудовок с информацией, уже загруженной в ПФР, и устранить расхождения;
- Обучить сотрудников отдела кадров работе с системой ПФР (вебинары, методические материалы от ПФР).
- Внедрить чек‑лист для каждой операции с трудовой книжкой (избрание, перевод, освобождение, выдача дубликата).
- Регулярно проводить внутренний аудит ведения книги учёта движения трудовых книжек.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли делать запись в трудовой книжке, если выборная должность не оплачивается?
- Да. Трудовая книжка фиксирует факт трудовой деятельности, независимо от наличия заработной платы. Если работа выполняется по уставу и регулируется внутренними нормами, запись обязательна.
- Как оформить совмещение выборной должности с основной работой?
- В трудовой книжке делается две записи: одна – о основном месте работы (по трудовому договору), другая – о совмещении (избрании). В примечании указывается, что работа выполняется на условиях совмещения.
- Можно ли использовать электронную трудовую книжку для сотрудников, отказавшихся от ЭТК?
- Нет. Если сотрудник отказался от ведения ЭТК, работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку и предоставлять ей выписки по требованию.
- Какие документы считаются подтверждающими факт избрания?
- Протокол собрания (общего собрания акционеров, членов конференции, трудового коллектива и т.д.), решение правления, выписка из реестра участников, а также иные внутренние акты, предусмотренные уставом.
Оформление трудовых книжек для выборных должностей требует внимательного подхода к документальному оформлению факта избрания и освобождения от должности. С введением обязательных электронных трудовых книжек с года процесс становится более прозрачным и автоматизированным, однако сохраняет необходимость корректного ведения подтверждающих документов (протоколов, решений) и книги учёта движения трудовых книжек. Следуя представленным рекомендациям, кадровая служба сможет обеспечить полное соответствие законодательству и минимизировать риски возникновения споров при назначении пенсии или подтверждении трудового стажа.
Информация актуальна на 23 мая 2026 года (сегодняшняя дата: 17:38:35 по формату ).