В России трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж, квалификацию и достижения работника. С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде, но при этом сохраняется возможность использовать бумажные трудовые книжки, если работник предпочитает именно их.
Что такое трудовая книжка?
- Официальный документ, выдаваемый при приёме на работу.
- Содержит сведения о месте работы, должности, стаже, квалификации и т.д.
- Используется при переходе на новую работу, при расчёте выходного пособия, пенсионных выплатах и т.д.
Законодательная база
Обязанность вести трудовые книжки закреплена в Трудовом кодексе РФ (ст. 70) и в Федеральном законе «О трудовой книжке» (№ 122-ФЗ). В 2025 году в закон внесены поправки, предусматривающие переход к электронным трудовым книжкам.
Переход к электронным трудовым книжкам
С 1 января 2026 года переходный период по внедрению ЭТК завершился. Теперь:
- Работодатель обязан вести трудовые книжки в электронном виде.
- Сотрудник может выбрать бумажную или электронную трудовую книжку.
- Если работник отказывается от бумажной трудовой книжки, это должно быть зафиксировано в заявительном порядке.
Уведомление сотрудников
До 30 июня работодатель обязан уведомить сотрудников о возможности выбора бумажной или электронной трудовой книжки, а также об изменениях в порядке их ведения. Уведомление должно быть сделано в письменной форме и содержать:
- Информацию о переходе к ЭТК.
- Права и обязанности работника.
- Сроки и порядок выбора формата трудовой книжки.
Печати и подписи в трудовой книжке
Вопрос о том, можно ли ставить печать отдела кадров в трудовой книжке, был поднят в ООНЛИНИнспекции. Роструд подтвердил, что это возможно. Однако, если в трудовой книжке уже стоит печать кадровой службы, то другая печать работодателя не требуется. Важно, чтобы:
- Печать была официальной и соответствовала требованиям законодательства.
- Подпись руководителя или ответственного лица была чёткой и подписью подтверждена.
Как вести электронную трудовую книжку?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажного документа, который хранится в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК). Для её ведения необходимо:
- Создать электронный профиль работодателя в системе ЭТК.
- Регулярно обновлять данные о сотрудниках (дата приёма, увольнения, изменения должности, квалификации).
- Подписывать электронные записи цифровой подписью, подтверждающей их подлинность.
- Обеспечивать доступ к данным сотрудника по его запросу.
Что делать, если работник отказывается от бумажной трудовой книжки?
Если работник в заявительном порядке отказывается от бумажной трудовой книжки, работодатель:
- Записывает отказ в электронном виде.
- Обеспечивает доступ к электронному документу.
- Не обязан выдавать бумажную копию.
Практические рекомендации для работодателя
- Проведите аудит текущих трудовых книжек и убедитесь, что все данные актуальны.
- Обучите персонал отдела кадров правилам ведения ЭТК.
- Разработайте внутренние инструкции по оформлению печатей и подписей.
- Уведомляйте сотрудников о переходе к ЭТК до 30 июня.
- Ведите журнал изменений, чтобы в случае проверки у вас была доказательная база.
Ответственность за нарушение
Нарушение обязательств по ведению трудовых книжек может повлечь за собой:
- Штрафы в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
- Ответственность руководителя и ответственных за нарушение.
- Потерю доверия со стороны сотрудников и органов контроля.
Ведение трудовых книжек – это не просто формальность, а ключевой элемент правовой защиты прав работников. С переходом к электронным трудовым книжкам работодатели получили более гибкую, прозрачную и безопасную систему учета трудового стажа. Соблюдение всех требований законодательства, своевременное уведомление сотрудников и правильное оформление печатей и подписей помогут избежать конфликтов и юридических рисков.