Актуально на 22 мая 2026 г․ В 2026 году в России происходит переход от традиционных бумажных форм ведения трудовых книжек к электронным аналогам․ При этом работодатели‑физические лица (ФЛП, ИП, частные домовладельцы и др․) сталкиваются с рядом вопросов: как правильно оформить трудовые книжки, какие сведения в них заносятся, как вести учёт и где проверять информацию о трудовой деятельности кандидата․
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируется:
- место работы;
- период трудоустройства;
- должность и условия работы;
- другие сведения, подтверждающие стаж и условия занятости․
Эти данные используются при расчёте пенсионного стажа, выплате компенсаций, при приёме на новую работу и в случае проверок со стороны контролирующих органов․
Основания для ведения трудовых книжек
Согласно ТК РФ ст․ 66 и Постановлению Правительства РФ № 1250 от , работодатель обязан вести трудовые книжки:
- для каждого работника, проработавшего у него более пяти дней;
- если работа в организации является основной для сотрудника․
Исключением являются работодатели‑физические лица, которые не относятся к юридическим лицам, но при этом они также обязаны вести книжки, если трудовые отношения соответствуют указанным критериям․
Бумажная vs электронная форма
С 2020 года в законодательство внесены изменения, позволяющие вести информацию о трудовой деятельности в электронном виде․ На практике это выглядит так:
- Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, который выдаётся работнику и хранится у работодателя․
- Электронная трудовая книжка – набор сведений, хранящихся в базе данных Социального фонда России (СФР)․
По данным ГАРАНТ․РУ , при выборе электронной формы работодатель всё равно обязан выдать работнику бумажную копию с отметкой о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности․
Как оформить электронную книжку?
Работодатель формирует отчёт в СФР, указывая сведения о трудовой деятельности сотрудника․
СФР автоматически генерирует электронную запись, которая становится доступной в личном кабинете работника․
При необходимости работник может запросить официальную выписку (через ПФР или СФР) для предоставления будущему работодателю․
Где смотреть электронную книжку?
Электронную информацию можно просмотреть в:
- личном кабинете СФР (раздел «Трудовая деятельность»);
- портале ЭДО (электронный документооборот) – там отображаются сведения о текущем и предыдущем месте работы․
Обязанности работодателя‑физического лица
Для ФЛП и ИП правила ведения трудовых книжек такие же, как и для юридических лиц, но есть некоторые особенности:
- Отсутствие обязательного ведения “Книги учёта движения трудовых книжек” – эта книга обязательна только для организаций, а не для физических лиц․
- Подпись вместо печати – при отсутствии официальной печати записи в книжке подтверждаются подписью работодателя․
- Ведение в электронном виде – возможно, но требуется передача данных в СФР через утверждённые каналы․
Как оформить запись о приёме на работу?
Составить приказ о приёме (по форме, установленной Минтрудом)․
Внести сведения в трудовые книжки (бумажную или электронную)․
При необходимости – оформить записку о переходе на новую должность или об изменении условий труда․
Как проверить кандидата?
Чтобы убедиться в наличии у кандидата электронной трудовой книжки, работодатель может:
- Попросить выписку из СФР (предоставление достоверных сведений о предыдущей работе)․
- Спросить у предыдущего работодателя подтверждение факта трудоустройства и условий․
- Посмотреть в личном кабинете кандидата в системе СФР (при наличии согласия соискателя)․
Новые формы трудовых книжек с 1 января 2023 г․
С г․ вступили в силу новые образцы трудовых книжек, утверждённые Постановлением Правительства РФ № 1250 и Приказом Минтруда России № 320н․ Основные изменения:
- Упрощённый бланк, содержащий минимум обязательных полей (наименование работодателя, период работы, должность)․
- Возможность заполнения как бумажного, так и электронного варианта․
- Уточнение требований к подписи работодателя – теперь подпись может быть электронной, если используется уполномоченный цифровой ресурс․
Что входит в новый образец?
В новой форме фиксируются:
- ФИО работника;
- Дата приёма на работу;
- Дата увольнения (если применимо);
- Должность и условия работы;
- Сведения о стаже в предыдущих местах работы (при наличии)․
Практические рекомендации для работодателей‑физических лиц
Для удобства и соблюдения законодательства рекомендуется:
- Вести один централизованный реестр всех сотрудников, где указаны:
- ФИО;
- Номер трудовой книжки;
- Ссылка на электронный файл в СФР;
- Дата последнего обновления данных․
- Регулярно (не реже одного раза в год) сверять данные в реестре с выписками из СФР․
- При переходе на электронную форму:
- Убедиться, что у работника есть доступ к личному кабинету СФР․
- Предоставить работнику копию записи о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности․
- Хранить бумажные копии (если они есть) в безопасном месте – минимум 5 лет․
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Нужно ли оформлять отдельную книгу учёта трудовых книжек для ИП?
Ответ: Нет․ Для физических лиц‑работодателей такая книга не требуется; достаточно вести отдельный реестр или использовать электронный документооборот;
Вопрос: Можно ли полностью отказаться от бумажных книжек?
Ответ: Да, с 2020 г․ допускается полностью электронное ведение, однако работодатель обязан предоставить работнику бумажную выписку с отметкой о подаче заявления (ст․ 66․1 ТК РФ)․
Вопрос: Что делать, если у работника нет ни бумажной, ни электронной книжки?
Ответ: Необходимо в течение 30 дней с даты начала работы оформить и выдать работнику книжку (бумажную или сформировать электронную запись в СФР)․
Трудовые книжки у работодателей‑физических лиц находятся в процессе трансформации: от традиционных бумажных форм к электронным системам, интегрированным с СФР․ При этом законодательно установленные требования к содержанию, срокам ведения и подписи остаются неизменными․ Правильное оформление и своевременное обновление данных позволяют не только соблюсти требования ТК РФ, но и упростить процесс найма новых сотрудников, а также обеспечить прозрачность информации для будущих работодателей․
Соблюдая перечисленные выше правила, работодатели‑физические лица смогут эффективно управлять персоналовыми документами, минимизировать риск ошибок и успешно адаптироваться к новым требованиям 2026 года․