В 2026 году система учета трудовой деятельности в России окончательно сформировалась в гибридном формате. Несмотря на активный переход к цифровизации и внедрению кадрового электронного документооборота (КЭДО), бумажная трудовая книжка не ушла в историю полностью. Для многих категорий работников она остается действующим документом, требующим грамотного и своевременного заполнения.

В данной статье мы подробно разберем актуальные правила ведения, хранения и оформления записей в трудовых книжках, опираясь на действующее законодательство и нормативные акты Минтруда, актуальные на май 2026 года.

Бумажная vs Электронная: кто и что выбирает в 2026 году

Главный вопрос, который возникает у работодателей: нужно ли заводить бумажную книжку? Ответ зависит от статуса конкретного сотрудника и его предыдущего выбора.

• Сотрудники, сохранившие бумажный формат: Работники, которые в 2020 году подали заявление о желании вести трудовую книжку в бумажном виде, сохраняют это право бессрочно. Работодатель обязан продолжать вносить в нее записи наравне с передачей данных в Социальный фонд России (СФР).
• Новые сотрудники (принятые после 2021 года): У них нет права выбора формы ведения. Трудовая деятельность ведется исключительно в электронном виде. Бумажная книжка им не заводится и не выдается.
• Сотрудники, не подавшие заявление в 2020 году: Если работник ранее не выражал желания перейти на электронную форму или сохранить бумажную, и у него есть бумажная книжка, работодатель продолжает ее вести до момента увольнения или до тех пор, пока сотрудник не примет окончательное решение об отказе от бумажного формата.

Важно: Даже если сотрудник выбрал бумажный вариант, работодатель обязан подавать сведения о его трудовой деятельности в СФР в электронном виде. Двойной учет (бумага + электронная база) является обязательным требованием.

Нормативная база: на что опираться

Основным документом, регламентирующим порядок ведения трудовых книжек в 2026 году, остается Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 года № 320н. Данный нормативный акт действует вплоть до 1 сентября 2027 года.

Также необходимо учитывать:

• Трудовой кодекс РФ (с последними изменениями).
• Правила кадрового электронного документооборота (КЭДО), который к 2024–2026 годам стал стандартом для большинства работодателей.

Правила приема на работу и внесения записей

Процедура приема сотрудника, имеющего бумажную трудовую книжку, требует внимательности. Если работник не отказался от бумажного формата, в документе нет закрывающей записи об увольнении, работодатель обязан принять книжку и продолжить ее ведение.

Основные требования к записям:

1. Сроки: Запись о приеме на работу вносится в бумажную трудовую книжку в течение 5 дней с даты издания приказа (распоряжения), но не позднее дня фактического начала работы.
2. Язык и почерк: Записи ведутся на русском языке, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Допускается использование печатающих устройств. Почерк должен быть разборчивым.
3. Отсутствие сокращений: Даты указываются арабскими цифрами, названия должностей и организаций пишутся полностью без сокращений (если это не устоявшиеся аббревиатуры).
4. Подписи: Каждая запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (если она используется). С 2023 года требование о разборчивости подписи лица, ответственного за ведение, стало менее строгим, но сама подпись обязательна.

Запись об образовании

Если при приеме на работу сотрудник предоставил документы об образовании, в раздел «Сведения об образовании» вносится соответствующая запись. Это делается в присутствии владельца книжки. Образец записи должен точно соответствовать данным в дипломе или свидетельстве.

Особенности перевода и увольнения

Любые изменения в трудовом статусе сотрудника (перевод на другую должность, переименование организации, увольнение) должны фиксироваться в бумажной трудовой книжке.

• При переводе: Вносится запись о новом месте работы или новой должности с указанием даты и основания (приказа).
• При увольнении: Запись вноситься в день увольнения. В ней указывается причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ. Сотрудник должен ознакомиться с записью и поставить свою подпись.

Внимание: Если сотрудник увольняется и забирает бумажную трудовую книжку, работодатель все равно обязан отправить итоговые сведения в СФР в электронном виде.

Хранение и выдача трудовых книжек

Бумажные трудовые книжки являются документами строгой отчетности. Работодатель обязан обеспечить их сохранность:

• Хранение осуществляется в сейфах или металлических шкафах в помещениях, исключающих доступ посторонних лиц.
• Необходимо вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
• При увольнении книжка выдается сотруднику на руки в день увольнения под роспись в личной карточке и книге учета.

Частые ошибки и как их избежать

Анализ практики 2025–2026 годов показывает типичные ошибки работодателей:

1. Игнорирование двойного формата: Работодатели забывают отправлять данные в СФР, если ведут бумажную книжку, или наоборот.
2. Некорректные формулировки: Использование сокращений или неправильных ссылок на статьи ТК РФ при увольнении.
3. Нарушение сроков: Внесение записей позже установленного 5-дневного срока.
4. Отсутствие записи об образовании: Игнорирование раздела об образовании при первичном заполнении или приеме нового сотрудника с дипломом.

Ведение трудовых книжек в 2026 году требует от работодателей гибкости и знания переходных правил. Пока действует бумажный формат для «старых» сотрудников, необходимо строго соблюдать требования Приказа Минтруда № 320н. Одновременно с этим нельзя забывать про обязательную электронную отчетность в СФР. Грамотное сочетание бумажного и электронного документооборота позволит избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечит защиту прав работников.

Помните: правильность записей в трудовой книжке напрямую влияет на будущий пенсионный стаж и размер выплат сотрудника.