Трудовая книжка – обязательный документ‚ фиксирующий трудовую деятельность сотрудника. С 1 сентября 2025 года порядок её оформления изменился: приказ Минтруда России от № 320н устанавливает новую форму‚ правила заполнения и хранения. Ниже – подробный разбор ключевых требований.
Нормативные акты‚ регулирующие трудовые книжки
- Статьи 66 и 84.1 Трудового кодекса РФ – общие принципы ведения.
- Приказ Минтруда России № 320н от – форма и порядок заполнения;
- Правительство РФ – требования к хранению и оформлению бланков.
Форма и структура трудовых книжек
В соответствии с Приказом № 320н используется единый бланк‚ утвержденный правительством. Основные разделы:
- Персональные данные работника.
- Сведения о месте работы и периоде труда.
- Сведения о воинском учете (если применимо).
- Сведения о профсоюзном членстве (при наличии).
- Сведения о дополнительном образовании и квалификации.
- Сведения о выплатах и отпусках.
Запись дат
Все даты в книжке оформляются арабскими цифрами:
- День – двузначный (01‑31).
- Месяц – двузначный (01‑12).
- Год – четырехзначный (2025).
Пример: – принят на работу 20 мая 2025 года.
Порядок заполнения и выдачи
Ведение трудовых книжек осуществляется в следующих случаях:
- При приёме на работу.
- При изменении сведений (продление‚ перевод‚ повышение и т.д.).
- При увольнении – вносится отметка об окончании трудовых отношений.
- При подаче работником заявления о предоставлении сведений о своей трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ);
При увольнении или при запросе работника выдается дубликат книжки в соответствии с Приказом № 320н.
Хранение трудовых книжек
Хранение осуществляется в следующих формах:
- Оригиналы – в кадровом отделе организации.
- Копии – в личных делах сотрудников (по согласованию).
- Электронные копии – в случае использования цифровой системы хранения (при согласии работника).
Книжки должны быть защищены от потери и повреждения‚ а доступ к ним – ограничен только уполномоченным лицам.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный формат даты. Используйте только дд.мм.гггг.
- Отсутствие подписи работника. При вводе новых сведений требуется подпись сотрудника.
- Неучёт воинского учета. Если у сотрудника есть воинской служба‚ отметка должна быть сделана в соответствующем разделе.
- Пропуск записи о дополнительном образовании. Это важно для дальнейшего расчета надбавок и повышений.
Что делать при ошибках в книжке
Если выявлена ошибка‚ её необходимо:
- Сразу же зафиксировать в приложении к книжке.
- Получить подпись работника на исправленной записи.
- Внести исправление в оригинальный документ‚ оставив оригинальную запись нетробой (перечёрк с подписью).
Соблюдение требований Приказа № 320н позволяет:
- Обеспечить юридическую корректность документооборота.
- Упростить процесс ведения и хранения трудовых книжек.
- Избежать конфликтов при проверках трудовой инспекции.
Регулярное обновление знаний о новых правилах и проверка заполнения книжек – залог беспроблемного взаимодействия работодателя и сотрудника.