Ведение трудовых книжек — это один из ключевых процессов кадрового делопроизводства, который строго регулируется законодательством Российской Федерации. На текущий момент, май 2026 года, основным документом, регламентирующим порядок работы с бумажными трудовыми книжками, является Приказ Минтруда России от № 320н. Этот нормативный акт заменил собой устаревшую Инструкцию № 69 и внес важные изменения в Постановление Правительства РФ № 225.

В данной статье мы подробно разберем, какие правила действуют сегодня, как правильно вносить записи и что изменилось в сравнении с предыдущими периодами.

Нормативная база: что изменилось?

Долгое время кадровики руководствовались Постановлением Правительства РФ от № 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда № 69). Однако с 1 сентября 2021 года вступил в силу новый порядок, утвержденный Приказом Минтруда № 320н.

Основные изменения коснулись следующих аспектов:

• Упрощение требований: Из правил исключены избыточные и устаревшие нормы, которые часто приводили к техническим ошибкам при заполнении.
• Новые бланки: С 1 января 2023 года в обороте находятся только бланки трудовых книжек и вкладышей нового образца. Старые бланки, выпущенные до этой даты, также действительны, если они были в наличии у работодателя до 2023 года, но новые закупки осуществляются только по новому стандарту;
• Согласование с ТК РФ: Новый порядок полностью гармонизирован с Трудовым кодексом РФ, устраняя противоречия, существовавшие в старых инструкциях.

Общие правила заполнения трудовых книжек

Согласно действующему в 2026 году регламенту, при внесении записей в трудовую книжку необходимо соблюдать следующие обязательные требования:

1. Язык записей: Все записи вносятся на русском языке.
2. Используемые цифры: Даты указываются арабскими цифрами (число, месяц, год). Например: .
3. Отсутствие сокращений: В записях не допускается использование сокращений слов (например, нельзя писать «приказ» как «пр.», «отдел» как «отд.»). Исключения могут составлять общепринятые аббревиатуры (РФ, СССР и т.д.).
4. Чернила: Записи производятся шариковой, гелевой или перьевой ручкой черного, синего или фиолетового цвета. Использование карандаша запрещено.
5. Полнота сведений: В раздел «Сведения о работнике» вносятся фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия/специальность.

Внесение изменений и исправлений

Одной из самых частых проблем является необходимость исправления ошибок. Правила гласят:

• Зачеркивать записи в разделах о работе и награждениях категорически запрещено.
• Если обнаружена ошибка в записях о работе, следующая свободная строка используется для внесения исправления с указанием номера записи, которая признается недействительной, и внесением правильной информации.
• Изменения в разделе «Сведения о работнике» (фамилия, образование) производятся путем зачеркивания старой записи и внесения новой на основании соответствующих документов (свидетельство о браке, диплом и т.д.). На внутренней стороне обложки указывается документ-основание с его номером и датой, заверенное подписью ответственного лица и печатью организации.

Выдача трудовой книжки при увольнении

При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения. В ней должна быть сделана соответствующая запись со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ.

Важно помнить: если бумажная трудовая книжка велась параллельно с электронной (для тех, кто сохранил право на бумажный формат), записи в них должны полностью соответствовать друг другу. В 2026 году электронные трудовые книжки являются основным форматом для работников, впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года, однако бумажный документооборот для «старых» сотрудников сохраняется.

Хранение и учет

Работодатель обязан обеспечить сохранность трудовых книжек. Для этого создаются:

• Книга (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
• Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Все книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены подписью руководителя и печатью организации. Нарушение правил хранения и ведения трудовых книжек может повлечь за собой административную ответственность согласно КоАП РФ.

Правила ведения трудовых книжек, регламентированные Приказом Минтруда № 320н и Постановлением Правительства № 225 (в актуальной редакции), направлены на систематизацию данных о трудовом стаже граждан. Несмотря на активное внедрение цифровых технологий, бумажная трудовая книжка в 2026 году остается важным юридическим документом для миллионов россиян, требующим внимательного и грамотного заполнения со стороны работодателей.

Соблюдение этих правил гарантирует работнику подтверждение его стажа, а организации, отсутствие проблем при проверках Государственной инспекции труда.