Важно! С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что правила оформления и ведения документа претерпели значительные изменения. Неправильное оформление может повлиять на расчет трудового стажа и, как следствие, на будущую пенсию.
Два типа трудовых книжек: что важно знать в 2026 году
Сейчас существуют и действуют параллельно два вида документа:
- Бумажная трудовая книжка (ТК) установленного образца, для работников, принятых на работу до 31 декабря 2020 года. У них она уже есть. Такие книжки не подлежат обмену на новые, и старые бланки можно использовать.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — обязательна для всех, кто впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года. Бумажный вариант для них не оформляется. Все сведения вносятся работодателем в электронный формат и передаються в Социальный фонд России (СФР).
Сроки оформления при приеме на работу
Сроки зависят от того, какой документ ведется.
Для бумажной трудовой книжки (если она уже есть у сотрудника)
Работодатель обязан оформить (заполнить, завершить) трудовую книжку в течение 5-7 рабочих дней со дня приема сотрудника на работу.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1) устанавливает максимальный срок — не позднее недельного срока (7 рабочих дней) со дня приема на работу.
- На практике многие компании ориентируются на 5 рабочих дней для оперативного ведения кадрового учета.
Оформление включает: внесение записи о приеме, указание наименования организации, даты заключения договора, сведений об основании приема, должности, оплате труда, подпись руководителя и печать.
Для электронной трудовой книжки (для впервые устраивающихся после 2020 года)
Закон не устанавливает жестких сроков «оформления» в классическом понимании, так как нет физического документа. Однако:
- Сведения о приеме на работу (дата, организация, должность, основание) должны быть переданы в СФР в установленные законодательством сроки (как и по всем иным сведениям об трудовой деятельности).
- Рекомендуется согласовывать с работником дату, с которой начинается ведение его ЭТК, обычно это первый день работы.
Важно! Если сотрудник, впервые устраивающийся после 2021 года, настаивает на бумажном документе, он должен подать письменное заявление. В этом случае работодатель обязан выдать ему справку по форме СТД-Р (сведения о трудовой деятельности) на бумаге.
Сроки выдачи документов при увольнении
Здесь действуют четкие правила:
- Трудовая книжка (бумажная) выдается работнику в день увольнения или в день подачи им заявления о выдаче, если он не работал в этот день.
- Справка по форме СТД-Р (для ЭТК или по запросу) выдается:
- В день увольнения — если работник работает в этот день.
- Не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления — если работник уже не работает.
Сроки оформления дубликата трудовой книжки
Если бумажная трудовая книжка утеряна или испорчена, работодатель обязан оформить дубликат.
Срок: не более 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления о выдаче дубликата.
Дубликат оформляется на основании данных из архивных выписок, справок и других документов, подтверждающих трудовую деятельность.
Практические рекомендации для работодателя (2026 год)
- Определите, какой документ вести. Если сотрудник принят впервые после 2020 года — только ЭТК. Если до — ведите бумажную (старый образец) или по желанию сотрудника переведите в электронный вид.
- Соблюдайте сроки внесения записей. Для бумажной — в течение 5-7 дней. Для электронной — своевременно передавайте данные в СФР.
- При увольнении всегда выдавайте документ (бумажный или справку СТД-Р) в день увольнения. Это снимет вопросы и претензии.
- Храните бланки старого образца в безопасности. Они остаются действительными, но новые не выпускаются.
- Информируйте сотрудников. Разъясняйте, что с 2026 года бумажная книжка для новичков не делается, а все сведения хранятся в ЭТК.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли в 2026 году оформить бумажную книжку новому сотруднику?
Нет, если он впервые устраивается на работу после . Только ЭТК. - Что делать, если у сотрудника есть старая бумажная книжка, а он хочет перейти на электронную?
Работодатель должен по его заявлению оформить справку по форме СТД-Р и передать сведения в СФР. Бумажную книжку можно продолжать вести, если сотрудник не против. - Какой бланк использовать для записей в 2026 году?
Для тех, у кого уже есть бумажная книжка — бланки старого (до 2021 г.) или нового (с 2023 г.) образца. Новые бланки для впервые устраивающихся не требуются. - Кто отвечает за правильность записей?
Работодатель. Неправильные или несвоевременные записи могут привести к проблемам с подтверждением стажа в СФР.
Главное правило 2026 года: бумажная трудовая книжка, только для тех, у кого она уже есть. Для всех остальных — электронная. Соблюдение сроков (5-7 дней для бумажной, своевременная передача данных в СФР для электронной) — ключевая обязанность работодателя. Это гарантирует работнику корректное отражение его трудового стажа и защищает компанию от возможных споров и претензий;