С 2020 года в России начался масштабный переход от бумажных трудовых книжек к электронному формату учета трудовой деятельности. К 2026 году этот процесс завершился, и система ведения трудовых книжек претерпела фундаментальные изменения. В этой статье мы подробно разберем все аспекты ведения трудовых книжек в 2026 году, от ответственных лиц и порядка оформления до правил хранения, выдачи и перехода на электронный формат.

Основные изменения в законодательстве с 2020 по 2026 год

С 1 января 2020 года вступили в силу поправки в Трудовой кодекс РФ (ст. 23, 66, 66.1), которые ввели возможность ведения трудовых книжек в электронном виде. С этого момента:

• Работники получили право выбрать: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную форму.
• С 1 января 2021 года все новые работники принимаются на работу только с электронной трудовой книжкой (ЭТК), если они не подали заявление о желании сохранить бумажную.
• С 1 января 2024 года кадровый электронный документооборот (КЭДО) стал обязательным для всех работодателей, включая малый бизнес.
• С 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки больше не выдаются новым сотрудникам — за исключением случаев, когда работник ранее уже имел бумажную книжку и подал заявление о её сохранении.

Важно! Правила ведения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ от № 225, с 2026 года утратили силу. Новые требования регулируются:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 66.1, 66, 23);
• Постановлением Правительства РФ от № 14-6/ООГ-5613 (о признании недействительных записей);
• Приказом Минтруда РФ от 2023 года № 1024-н (о порядке ведения ЭТК);
• Инструкцией, утвержденной Рострудом совместно с Минтрудом (2025 г.).

Два формата трудовых книжек в 2026 году

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК — единственный формат для новых сотрудников, принятых на работу после 31 декабря 2020 года, если они не заявили об ином.

Особенности ЭТК:

• Ведётся исключительно в электронном виде в информационной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР).
• Содержит полную историю трудовой деятельности: даты приема, увольнения, перевода, должности, реквизиты приказов.
• Доступна работнику через личный кабинет на сайте ПФР (gosuslugi.ru) или в мобильном приложении.
• Работодатель обязан ежемесячно передавать данные в ПФР через защищённый канал связи (форма ЕФС-1).
• При увольнении работодатель направляет работнику электронный документ с данными о трудовой деятельности, не выдаёт бумажную книжку.

Бумажная трудовая книжка

В 2026 году бумажная трудовая книжка не выдаётся новым работникам, если они не подали заявление о её сохранении до .

Однако:

• Работники, которые уже имели бумажную книжку на , могут продолжать её использовать.
• Работодатель обязан вести и хранить такие книжки в соответствии с устаревшими, но до сих пор частично действующими правилами (с оговорками).
• При увольнении работника с бумажной книжкой — она выдаётся на руки с внесёнными записями.
• Если работник с бумажной книжкой устраивается на новое место, работодатель не ведёт новую бумажную книжку — он регистрирует её данные в ЭТК через ПФР, если работник подал заявление о переходе.

Ответственное лицо за ведение трудовых книжек

Руководитель организации обязан назначить ответственного сотрудника за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (бумажных и электронных).

Требования к ответственному лицу:

• Может быть только один сотрудник (не более одного на организацию);
• Должен иметь соответствующую квалификацию (опыт в кадровом делопроизводстве);
• Должен быть ознакомлен с действующими нормативными актами (включая приказы Минтруда и ПФР);
• Отвечает за своевременную передачу данных в ПФР и сохранность бумажных книжек.

Форма приказа: Рекомендуется использовать утвержденный образец приказа о назначении ответственного лица (см. ниже). Приказ должен быть издан на бланке организации, подписан руководителем и заверен печатью (если используется).

Образец приказа (сокращённо):

1. На основании Трудового кодекса РФ, Постановления Правительства РФ от № 14-6/ООГ-5613 и внутренних локальных актов…
2. ПРИКАЗЫВАЮ:
3. Назначить Иванова И.И. (должность: кадровый специалист) ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (бумажных и электронных).
4. Обязать Иванова И.И. обеспечить своевременное внесение записей, передачу данных в ПФР, хранение книжек в сейфе или специальном шкафу с доступом только для уполномоченных лиц.
5. Настоящий приказ вступает в силу с .

Порядок ведения записей в трудовой книжке в 2026 году

Прием на работу

Для новых сотрудников (с ЭТК):

• Работодатель не ведёт бумажную книжку.
• В течение 5 рабочих дней с даты приема работодатель направляет в ПФР сведения о трудоустройстве (форма ЕФС-1).
• В графе 4 приказа о приеме указываются: ФИО, должность, дата начала работы, основание (приказ, договор).

Для сотрудников с бумажной книжкой:

• Запись вносится в графу 4: «Принят на работу»;
• Указывается наименование организации, должность, дата начала работы;
• Ссылка на приказ о приеме (номер и дата);
• Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если есть).

Перевод на другую должность

Запись вносится в графу 4:

• Формулировка: «Переведен с … на …»;
• Указывается новая должность и подразделение;
• Основание, приказ о переводе (номер и дата).

Важно! Формулировки должны точно соответствовать Трудовому кодексу РФ. Нельзя использовать сокращения вроде «переведен в бухгалтерию» — нужно: «Переведен с должности секретаря на должность бухгалтера по расчетам».

Увольнение

Для ЭТК:

• В течение 5 рабочих дней после увольнения работодатель направляет в ПФР сведения об увольнении;
• Работнику направляется электронный документ с полной историей трудовой деятельности;
• Бумажная книжка не выдается, если она ранее не была выдана.

Для бумажной книжки:

• Запись вносится в графу 4: «Уволен по …»;
• Указывается основание увольнения (п. 1 ст. 77 ТК РФ, по собственному желанию, п. 5 — по инициативе работодателя и т.д.);
• Ссылка на приказ об увольнении (номер и дата);
• Книжка выдается работнику под роспись в журнале выдачи.

Признание записей недействительными

Согласно Постановлению Правительства РФ от № 14-6/ООГ-5613, запись в трудовой книжке может быть признана недействительной в следующих случаях:

• Нарушение формы и содержания записи (неправильные формулировки);
• Отсутствие подписи ответственного лица или печати (если требуется);
• Внесение записи без основания (например, без приказа);
• Использование неофициальных сокращений или нестандартных терминов.

Порядок признания недействительной записи:

1. Работодатель издает приказ о признании записи недействительной (с указанием причины).
2. Недействительная запись перечеркивается одной сплошной линией (не закрашивается и не зачеркивается дважды).
3. Справа от перечеркнутой записи делается новая: «Запись № [номер] признана недействительной по приказу № [номер] от [дата]».
4. Вносится корректная запись, если это необходимо.

Хранение трудовых книжек

Бумажные книжки

• Хранятся в сейфе или специальном металлическом шкафу с замком;
• Доступ, только для ответственного лица и руководителя;
• Срок хранения — 75 лет с даты увольнения работника (в соответствии с Перечнем типовых архивных документов);
• При ликвидации организации — передаются в архив по месту нахождения.

Электронные трудовые книжки

• Хранятся в защищённой информационной системе ПФР;
• Работодатель обязан обеспечить передачу данных в ПФР в сроки, установленные законом (не позднее 5 рабочих дней после события);
• Работодатель не хранит копии ЭТК — только подтверждения передачи данных (журналы электронной отчетности).

Выдача трудовой книжки при увольнении

В 2026 году правила выдачи:

• ЭТК — выдача не производится. Работнику направляется электронный документ через личный кабинет ПФР.
• Бумажная книжка, выдается в день увольнения под роспись в журнале выдачи трудовых книжек.
• Если работник не явился за книжкой — работодатель направляет ему письменное уведомление (по почте или электронной почте). Если не получено — книжка хранится 5 лет, после чего передаётся в архив.

Частые ошибки работодателей в 2026 году

1. Выдача бумажной книжки новому работнику — запрещено, если он не подал заявление до .
2. Не передача данных в ПФР — штраф до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для ответственного лица.
3. Неправильные формулировки — могут привести к признанию записи недействительной и проблемам при оформлении пенсии.
4. Отсутствие приказа о назначении ответственного лица — нарушение порядка ведения.
5. Хранение бумажных книжек в обычном шкафу — риск утраты, кражи, порчи, влечет ответственность.

Самое главное — помнить:

• Электронная трудовая книжка — стандарт 2026 года. Все новые сотрудники — только с ЭТК.
• Бумажные книжки, исключение. Используются только теми, кто сохранил их до 2021 года.
• Ответственное лицо — обязательно. Назначьте одного сотрудника и оформите приказ.
• Записи, только по ТК РФ. Никаких сокращений, только точные формулировки.
• Передача данных в ПФР — в срок. Не позднее 5 рабочих дней после приема, перевода, увольнения.
• Хранение — безопасно. Бумажные книжки, в сейфе, ЭТК — в системе ПФР.

Соблюдение этих правил позволит избежать штрафов, споров с работниками и проблем при оформлении пенсий. В 2026 году ведение трудовых книжек — это не просто формальность, а часть цифровой трансформации кадрового учета в России.

Информация актуальна на 21 мая 2026 года. Рекомендуется регулярно отслеживать изменения на сайте Минтруда РФ и ПФР.