В 2026 году порядок выдачи трудовых книжек изменился. Работодатели обязаны соблюдать новые нормы, чтобы избежать ошибок и штрафов. В статье собраны все актуальные правила, формы заявлений и особенности оформления бумажных и электронных трудовых книжек.
Когда требуется выдать новую трудующую книжку?
Сотрудник может запросить выдачу новой (или дублирующей) трудовой книжки в следующих случаях:
- Заполнение нового бланка по первому месту работы;
- Утеря или порча оригинальной книжки;
- Получение копии трудовой книжки для оформления пенсии или иных целей;
- Переход на электронный формат (ЭТК).
Заявление работника о выдаче оригинала оформляется в соответствии с п. 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, Приказ Минтруда от № 320н.
Форма заявления
Типичное заявление содержит:
- ФИО сотрудника;
- Номер и серия оригинальной книжки (при наличии);
- Причину выдачи (утрата, порча, необходимость нового бланка и т.д.);
- Подпись и дату.
Правила оформления и выдачи бумажных книжек в 2026 году
Несмотря на то, что с новые трудовые книжки не оформляются для новых сотрудников, организации обязаны иметь запас чистых бланков и вкладышей (п. 41, 44 Порядка 320н).
- Выдача оригинала возможна только для:
- Оформления пенсии;
- Перехода на электронный учёт;
- Предоставления копии работнику.
- Бумажные книжки могут выдаваться только в официальных типовых формах, утверждённых Министерством труда.
- Для дублирования книжки необходимо оформить заявление и зафиксировать выдачу в журнале учёта.
Как оформить выдачу в журнале учёта
При выдаче по почте в графе 13 журнала делается отметка:
«Трудовая книжка отправлена по почте», дата отправки, номер почтовой квитанции.
При передаче «на руки» в журнале делается подпись работника и отметка «Книжка получена».
Выдача трудовых книжек при увольнении
Согласно IV. Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора), день выдачи считается днём увольнения. После увольнения:
- Издается приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора;
- Вносится запись в трудовые книжки;
- Сроки выдачи фиксируются в журнале учёта.
Если книжка отправлена по почте, в журнале указывается дата отправки и номер квитанции.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) в 2026 году
С 2025 года вводятся электронные формы ведения трудовых книжек. Основные шаги:
- Подписание трудового договора с новым сотрудником;
- Выпуск приказа о приёме на работу;
- Заполнение формы ЕФС1 (главный кадровый отчёт);
- Внесение данных в электронную книжку (должность, код функции, сведения о наградах и т.д.).
Для перехода на ЭТК необходимо:
- Назначить ответственного за ведение электронных трудовых книжек;
- Обеспечить доступ к системе Главбух (или аналогичной платформе);
- Провести обучение персонала.
Что входит в форму ЕФС1
В форму ЕФС1 включаются:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Паспортные данные;
- Сведения о предыдущих местах работы;
- Код функции по ОКПД2;
- Сведения о наградах и поощрениях.
Практические рекомендации работодателю
Для корректного оформления выдачи трудовых книжек рекомендуется:
- Ведите журнал учёта трудовых книжек в электронном виде (можно использовать Excel, 1С, или специализированные программы).
- Сохраняйте копии всех заявлений и приказов.
- Проверяйте сроки выдачи: при отправке по почте фиксируйте дату и номер квитанции.
- При необходимости дублирования – оформляйте заявление, подпишите его и передайте в отдел кадров.
- Контролируйте переход на электронный формат: все новые сотрудники с должны оформлять ЭТК.
Нарушение указанных правил может привести к штрафу в размере от 10 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Можно ли оформить новую бумажную книжку в 2026 году?
Ответ: Нет. С вводятся только новые бланки, но полностью заменять бумажные формы нельзя – они могут использоваться только для дублирования уже существующих записей. - Вопрос: Сколько времени нужно на выдачу дубликата?
Ответ: По закону выдача должна произойти в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления. - Вопрос: Как оформить выдачу по почте?
Ответ: В журнале учёта в графе 13 делается отметка «Трудовая книжка отправлена по почте», указывается фактическая дата отправки и номер квитанции.
Соблюдение перечисленных правил позволит работодателю избежать юридических рисков и обеспечить корректное оформление трудовых отношений.
Автор: кадровый департамент, 2026 год