В 2026 году институт трудовых книжек в России претерпел окончательную трансформацию. Если раньше бумажный документ был безальтернативным подтверждением стажа, то теперь приоритет отдан электронному учету. Однако многие работодатели и работники задаются вопросом: в каких случаях работодатель не обязан вести трудовые книжки? Ответы кроются в актуальных редакциях Трудового кодекса РФ и федеральных законов о переходе на электронные форматы.

Ниже представлен подробный анализ ситуаций, категорий работников и условий, при которых обязанность по оформлению и ведению бумажных трудовых книжек с работодателя снимается.

Работодатели — физические лица, не являющиеся ИП

Одно из самых фундаментальных исключений, закрепленное в части 3 статьи 66 Трудового кодекса РФ. Закон четко разделяет работодателей на организации, индивидуальных предпринимателей (ИП) и физических лиц.

• Кто освобожден: Обычные граждане (физические лица), которые нанимают работников для личных нужд (домработницы, водители, садовники, няни), если они не зарегистрированы как индивидуальные предприниматели.
• Суть исключения: Такие работодатели не имеют права и не обязаны вносить записи в трудовые книжки своих сотрудников. Стаж в этом случае подтверждается трудовым договором и отчетностью, передаваемой в Социальный фонд России (СФР).
• Важно: Если физическое лицо зарегистрируется как ИП, оно обязано начать вести трудовые книжки на своих работников (при наличии бумажного варианта у сотрудника).

Сотрудники, впервые поступающие на работу с 2021 года

С 1 января 2021 года в России действует правило, согласно которому для граждан, впервые устраивающихся на работу, бумажная трудовая книжка не оформляется.

1. Автоматический переход: Сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся исключительно в электронном виде.
2. Обязанность работодателя: Работодатель не должен заводить бумажную книжку, даже если работник об этом попросит. Вся информация передается в СФР через отчеты (формы ЕФС-1 и другие актуальные форматы).
3. Документальное подтверждение: По запросу такому работнику выдаются сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, которые имеют ту же юридическую силу, что и бумажная книжка.

Работники, не подавшие заявление о выборе формы книжки (в переходный период)

Хотя основной переходный период завершился ранее, в 2026 году сохраняются нюансы для тех категорий, которые имели право на выбор позже установленных сроков (например, военнослужащие, перешедшие на гражданскую службу, или лица, чьи данные не были учтены).

Однако, согласно сложившейся практике и разъяснениям Роструда:

• Если работник не подал заявления о переходе на электронную трудовую (в те периоды, когда это было возможно) или не предоставил бумажную книжку, работодатель обязан был продолжать вести бумажный вариант (если он был заведен до 2021 года).
• Но если речь идет о новых сотрудниках (пункт 2), то отсутствие бумажной книжки является нормой, и работодатель не обязан инициировать ее создание.

Ситуации, когда работодатель не обязан выдавать бумажную копию или форму СТД-Р без запроса

Важно различать обязанность вести учет и обязанность выдавать документы на руки.

• Отсутствие обязанности выдавать СТД-Р автоматически: Работодатель не обязан регулярно выдавать работникам, сохранившим бумажные трудовые книжки, выписки о стаже (форма СТД-Р). Эта обязанность возникает только при увольнении работника или по его письменному заявлению в процессе работы.
• Уведомление: Работодатель не обязан специально уведомлять сотрудника о том, что бумажная трудовая книжка ему не оформляется (например, при первом трудоустройстве). Это регулируется федеральным законом автоматически.

Отсутствие работников как таковых

Казалось бы, очевидный факт, но он часто упускается из виду в статистике. Если у юридического лица или ИП нет наемных работников (деятельность не ведется или работают только учредители без трудового договора), то и обязанность по ведению трудовых книжек не возникает. Нет субъекта труда — нет и документа о труде.

Электронная трудовая: новый стандарт 2026 года

В 2026 году основным инструментом фиксации стажа остается электронная трудовая книжка. Работодатели обязаны:

1. Передавать сведения в СФР не позднее одного рабочего дня после издания приказа о приеме, увольнении или переводе.
2. Ежемесячно сдавать отчетность по остальным кадровым изменениям.

Бумажная трудовая книжка в 2026 году сохраняется только у тех работников, которые:

• Имели бумажную книжку до 2021 года;
• Не написали заявление о переходе на электронный формат (в свое время);
• Продолжают работать у того же или нового работодателя, который обязан вносить в нее записи параллельно с электронной передачей данных.

Резюме

Фраза «работодатель не обязан вести трудовые книжки» в 2026 году актуальна в следующих ключевых случаях:

1. Работодатель является физическим лицом без статуса ИП.
2. Сотрудник трудоустраивается впервые (с 2021 года) — для него ведется только электронный реестр.
3. Речь идет о выдаче справок без запроса со стороны работника.

Переход на цифровые рельсы позволил упразднить бумажную волокиту для новых участников рынка труда, оставив бумажный вариант лишь как исторический архив для опытных сотрудников, не отказавшихся от него ранее.