Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж и историю занятости работника․ В Беларуси, как и во многих странах, происходит цифровая трансформация этого института․ Данная статья освещает основные аспекты ведения трудовых книжек в Беларуси на основе актуальной информации․

Основное определение и назначение

Трудовая книжка — это документ, который подтверждает трудовую деятельность и стаж сотрудника․ В него работодатель вносит информацию о местах работы, должностях, основаниях увольнения и других данных, имеющих значение для пенсионного обеспечения и трудовой истории․

Переход на электронный формат: обязательство с 2021 года

Ключевым изменением стало обязательное оформление электронных трудовых книжек (ЭТК)․

• С 1 января 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам (отделы кадров) должны заполнять только электронные трудовые книжки․
• Это означает, что с указанной даты при заключении нового трудового договора работнику оформляется ЭТК, а не бумажный вариант․
• Однако важно отметить, что для граждан, уже имеющих бумажную трудовую книжку на руках, она продолжает действовать․ Процесс перевода действующих записей в электронный вид происходит по мере необходимости (например, при увольнении и последующем трудоустройстве)․

Изменения в оформлении дубликата (с 1 января 2024 года)

С 1 января 2024 года вступили в силу новые правила оформления дубликата трудовой книжки․

Что это значит на практике:

1. Если у работника утеряна или испорчена его трудовая книжка (бумажная или электронная), для получения дубликата действует обновлённый порядок, утверждённый Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь․
2. Процедура, вероятно, была упрощена или детализирована, чтобы соответствовать новым реалиям сосуществования бумажного и электронного форматов․
3. Для получения дубликата необходимо обратиться в организацию, где велось последнее учётное дело, или в архивное учреждение, хранящее документы․

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?

Для проверки наличия и содержимого ЭТК работник может обратиться:

• К своему текущему или последнему работодателю (в отдел кадров)․
• В органы Министерства труда и социальной защиты, уполномоченные на ведение электронных баз данных․

Важный нюанс: учёт на бумажном носителе

Несмотря на повсеместный переход на электронный формат при приёме на работу, обязанность по ведению учёта на бумаге сохраняется․

Согласно письму Минтруда от 5 ․․․ (дата уточняется), организации обязаны вести:

• Книгу учёта движения трудовых книжек — для фиксации фактов выдачи, приёма, изъятия бумажных трудовых книжек․
• Книгу по учёту бланков трудовой книжки, для контроля за использованием и остатками бланков строгой отчётности․

Это делается для обеспечения контроля и сохранения исторических данных, даже если основное взаимодействие с ЭТК происходит в цифровом виде․

Кто подпадает под обязательное электронное оформление?

В Беларуси был конкретизирован перечень работников, на которых распространяется обязательное оформление электронных трудовых книжек․ Обычно это все лица, впервые устраивающиеся на работу с 2021 года, а также те, кто переходит на новое место работы после этого срока․ Исключения могут предусматриваться для отдельных категорий (например, работников, направляемых на работу за границу, или по некоторым договорам гражданско-правового характера), но общее правило, электронный формат․

Важно не путать: Беларусь и Россия

В исходных данных встречается упоминание о России («Россиянам доступен сравнительно новый․․․»)․ Это отдельное законодательство․ Настоящая статья посвящена исключительно правилам, действующим в Республике Беларусь․ Положения о российских трудовых книжках (например, о возможности отказа от ЭТК) в белорусское право не переносятся․

Краткий итог в виде таблицы

Рекомендации для работников и работодателей

• Работникам: Уточняйте у работодателя, какая трудовая книжка у вас оформлена (электронная или бумажная)․ При смене работы запрашивайте выписку из ЭТК или передавайте свою бумажную книжку для внесения записи․
• Работодателям (кадровикам): Следите за обновлениями на сайте Минтруда РБ․ Обеспечьте техническую возможность работы с ЭТК (доступ к системе, обучение)․ Не забывайте вести обязательные бумажные журналы учёта․

Примечание: Информация основана на данных от 23 мая 2026 года и публикациях БЕЛТА․ Для получения самой точной и юридически значимой информации рекомендуется обращаться к официальным источникам: Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь, Национальный центр электронных услуг․