В 2026 году вопросы ведения, хранения и выдачи трудовых книжек в Республике Беларусь остаются строго регламентированными. Для жителей и организаций Бреста и Брестской области действуют единые правила, установленные законодательством РБ, с учетом последних изменений в сфере цифровизации трудовых отношений. В данной статье подробно разобраны процедуры получения бланков, правила выдачи при увольнении и особенности оформления дубликатов.

Где приобрести бланки трудовых книжек в Бресте?

Организации и индивидуальные предприниматели, зарегистрированные в Бресте, не могут произвольно закупать бланки трудовых книжек. Согласно действующему законодательству, трудовая книжка приобретается организацией в местном исполнительном и распорядительном органе по месту своего нахождения.

Для субъектов хозяйствования Бреста выдачей бланков занимается соответствующее структурное подразделение Брестского облисполкома (Комитет по труду, занятости и социальной защите), которое входит в систему Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь.

Необходимые документы для получения бланков

Чтобы получить партию бланков трудовых книжек или вкладышей, представитель организации должен предоставить следующий пакет документов:

1. Письменную заявку с просьбой о выдаче бланков трудовых книжек (или вкладышей).
2. Копию свидетельства о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя.
3. Оригинал или копию платежного документа, подтверждающего оплату стоимости бланков.
4. Доверенность на право получения материальных ценностей (если заявку подает не руководитель).

Важно: Предварительно необходимо письменно согласовать заявку на получение бланков. Без согласования и отметки уполномоченного органа выдача не производится.

Электронные трудовые книжки: Новый стандарт с 2024 года

С 4 января 2024 года в Беларуси запущен единый портал электронных услуг platform.gov.by. Для всех нанимателей, включая брестские предприятия, доступна электронная услуга «Предоставление сведений о трудовой деятельности».

Несмотря на активное внедрение электронного документооборота, бумажные трудовые книжки (образца 1995 года и новые) продолжают вестись параллельно. Наниматель обязан вносить записи в раздел «Сведения о работе» во второй половине трудовой книжки, заполнив ьный лист в установленном Инструкцией порядке.

Правила выдачи трудовой книжки при увольнении

Один из самых критичных моментов в кадровом делопроизводстве — правильная выдача документа работнику. Согласно законодательству:

• Срок выдачи: Трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения.
• Фиксация: Факт выдачи трудовой книжки обязательно фиксируется в «Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним». Работник ставит свою подпись в этой книге и в личной карточке.
• Задержки: В случае задержки выдачи по вине нанимателя, работник имеет право на компенсацию.

Если работник на момент увольнения отсутствует (например, находится на больничном или в отпуске), наниматель обязан направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее по почте.

Оформление дубликата трудовой книжки

В случаях утери, хищения или порчи трудовой книжки, а также при обнаружении неверных записей, работнику выдается дубликат. Основанием служит пункт 62 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек.

Процедура выдачи дубликата в Бресте выглядит следующим образом:

1. Работник пишет письменное заявление на имя нанимателя с просьбой выдать дубликат.
2. Наниматель проводит проверку обстоятельств утери (может запрашиваться справка из милиции или объявление в СМИ, если утеря произошла до трудоустройства).
3. В дубликат вносятся сведения об общем стаже работы до поступления к данному нанимателю на основании документов, имеющихся у работника (справки, архивные выписки).
4. На ьном листе дубликата делается надпись «Дубликат», и он заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Особенности для филиалов и обособленных подразделений

Частая ситуация: организация зарегистрирована в Минске, но ее подразделение работает в Бресте. В этом случае трудовая книжка, как правило, хранится по месту основной работы (в головном офисе). Однако ведение записей может осуществляться и в филиале, если на него делегированы такие полномочия приказом по организации.

Если работник трудится в филиале в Бресте, а книжка хранится в Минске, выдача при увольнении должна быть организована так, чтобы соблюсти требование о выдаче в день увольнения (например, курьерской доставкой или почтой с уведомлением, если это согласовано с работником).

Рекомендации для нанимателей Брестской области

Для избежания штрафных санкций со стороны Департамента государственной инспекции труда рекомендуется:

• Вести строгий учет бланков в Книге учета.
• Своевременно закупать бланки в исполкоме, не дожидаясь их полного окончания.
• Регулярно проверять актуальность данных в электронных базах через портал platform.gov.by.
• Соблюдать инструкцию № 135 (с изменениями) при регулировании трудовых отношений.

Соблюдение этих правил гарантирует законность трудовых отношений и защиту прав как работников, так и работодателей в Бресте и за его пределами.