Дата подготовки: 22 мая 2026 г.

Содержание

1. Что такое обособленное подразделение?
2. Нормативная база, регулирующая трудовые книжки в обособленных подразделениях
3. Как оформить запись в трудовой книжке о приёме на работу в обособленное подразделение?
4. Запись о переводе и увольнении работника из обособленного подразделения
5. Ведение книги учёта движения трудовых книжек в обособленном подразделении
6. Где хранить трудовые книжки работников обособленного подразделения?
7. Примеры заполнения трудовой книжки (образцы)
8. Ответы на часто задаваемые вопросы

Что такое обособленное подразделение?

Обособленное подразделение – это структурное образование организации (филиал, представительство, отдельный цех, участок и т.д.), расположенное в другой местности по сравнению с головным офисом и обладающее определённой самостоятельностью в ведении деятельности. Согласно ст. 55 ТК РФ, обособленное подразделение может иметь свой баланс, отдельный расчётный счёт и самостоятельное руководство, но при этом остаётся частью юридического лица.

Основные признаки обособленного подразделения:

• Наличие собственного наименования и местонахождения;
• Возможность ведения самостоятельного учёта (в т.ч. кадрового);
• Наличие печати организации с указанием порядкового номера филиала или надписи «Для кадровых документов».

Нормативная база, регулирующая трудовые книжки в обособленных подразделениях

Порядок ведения и хранения трудовых книжек определяется следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 57, 65, 66) – указывает, что при приёме на работу в обособленное структурное подразделение, расположенное в другой местности, в трудовой договор включается условие о месте работы (наименование и местонахождение подразделения). Это условие считается существенным и должно быть отражено в трудовой книжке.
2. Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и хранения их в организациях» – в пунктах 9‑10 прямо предписывает указывать в трудовой книжке точное наименование обособленного подразделения при приёме, переводе и увольнении работника.
3. Постановление Правительства РФ от № 225 «О правилах ведения и хранения трудовых книжек» – регламентирует форму книги учёта движения трудовых книжек и порядок её ведения.
4. Разъяснения Роструда (например, письмо от ) – касаются вопросов выдачи трудовой книжки при увольнении работника обособленного подразделения, когда книжки хранятся в головном офисе.

Из приведённых источников следует ключевой вывод: в трудовой книжке обязательно должно быть указано конкретное наименование обособленного структурного подразделения и его местонахождение, если работник принят для работы именно в этом подразделении.

Как оформить запись в трудовой книжке о приёме на работу в обособленное подразделение?

Согласно пункту 9 Порядка, утв. Приказом Минтруда от № 320н, запись о приёме на работу включает следующие реквизиты:

• Дата приёма на работу;
• Полное наименование организации;
• Сокращённое наименование организации (если есть);
• Наименование обособленного структурного подразделения и его местонахождение (город, улица, дом, офис и т.д.);
• Должность, на которую принят работник;
• Номер и дата приказа о приёме на работу;
• Подпись уполномоченного лица и печать организации (с указанием номера филиала или надписи «Для кадровых документов»).

Пример записи:

2026‑03‑05 г. принят на работу в ООО «СтройИнвест» (сокр. ООО «СтройИнвест») в обособленное структурное подразделение «Филиал № 3», г. Казань, ул. Баумана, д. 15, офис 204 на должность инженера‑проектировщика согласно приказу № 12‑к от  г.

Важно: графы 1 и 2 трудовой книжки (номер записи и дата заполнения) не заполняються при внесении записи о приёме, переводе или увольнении – они заполняются только при первом оформлении трудовой книжки.

Запись о переводе и увольнении работника из обособленного подразделения

Перевод внутри организации

Если работник переводится из одного обособленного подразделения в другое (или в головной офис), в трудовой книжке делается запись о переводе. Форма записи аналогична записи о приёме, но вместо фразы «принят на работу» указывается «переведён».

Пример:

2026‑04‑12 г. переведён из обособленного подразделения «Филиал № 3» (г. Казань, ул. Баумана, д. 15, офис 204) в головное офис ООО «СтройИнвест», г. Москва, ул. Тверская, д. 10 на должность старшего инженера‑проектировщика согласно приказу № 25‑к от  г.

Увольнение работника обособленного подразделения

При увольнении запись делается в соответствии с пунктом 10 Порядка. В ней указываются:

• Дата увольнения;
• Основание увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.);
• Наименование обособленного подразделения, в котором работник был зачислен на момент увольнения;
• Номер и дата приказа об увольнении;
• Подпись и печать организации.

Пример:

2026‑05‑20 г. уволен по собственному желанию из обособленного структурного подразделения «Филиал № 3» (г. Казань, ул. Баумана, д. 15, офис 204) согласно приказу № 40‑к от  г.

Если трудовые книжки хранятся в головном офисе, а работник уволен из обособленного подразделения, выдача книжки осуществляется по месту хранения (головной офис) после получения соответствующего запроса от подразделения. Об этом говорится в разъяснении Роструда от .

Ведение книги учёта движения трудовых книжек в обособленном подразделении

Книга учёта движения трудовых книжек (КУДТК) ведётся в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 225 от . Её форма включает следующие колонки:

1. Дата приёма/перевода/увольнения;
2. ФИО работника;
3. Табельный номер;
4. Наименование структурного подразделения (включая обособленное);
5. Вид движения (приём, перевод, увольнение, выдача дубликата и т.д.);
6. Номер и дата приказа;
7. Подпись ответственного лица;
8. Примечания.

В случае, когда обособленное подразделение снабжено печатью организации с указанием порядкового номера филиала или надписи «Для кадровых документов», книга учёта движения трудовых книжек должна вестись непосредственно в этом подразделении. Это подтверждается материалами журнала «Кадровое дело» (2018‑12‑30) и разъяснениями КонсультантПлюс.

Если же печать отсутствует и все кадровые документы хранятся в головном офисе, то КУДТК может вестись централизованно, но в таком случае необходимо обеспечить своевременное поступление информации о всех движениях трудовых книжек из обособленного подразделения (например, через электронный документооборот или еженедельные выписки).

Где хранить трудовые книжки работников обособленного подразделения?

Варианты хранения определяются внутренними локальными актами организации, но должны соответствовать требованиям ст. 66 ТК РФ и Постановлению № 225.

Децентрализованное хранение (в обособленном подразделении)

• Трудовые книжки хранятся непосредственно в месте работы работника.
• Требуется наличие надёжного сейфа или металлического шкафа, ограниченного доступа.
• Книга учёта движения трудовых книжек ведётся на месте.
• Преимущество: оперативный доступ к документам при необходимости (например, при выдаче книжки при увольнении).

Централизованное хранение (в головном офисе)

• Все трудовые книжки консолидируются в отделе кадров головной организации.
• В обособленном подразделении ведётся только текущая кадровая документация (приказы, личные карточки, табели).
• Книга учёта движения трудовых книжек может вестись либо централизованно, либо в виде выписок, передаваемых в головной офис.
• Необходимо обеспечить защищённую передачу информации (например, через защищённый электронный документооборот).

Выбор варианта зависит от:

• Наличия необходимой материально‑технической базы (сейфов, систем контроля доступа);
• Объёма кадрового потока в подразделении;
• Внутренних правил организации по обеспечению конфиденциальности персональных данных.

Пример из практики: организация с филиалом в другом городе хранит трудовые книжки в головном офисе, но при увольнении работника филиала выдаёт книжку после получения запроса от филиала и сопроводительного письма с печатью филиала.

Примеры заполнения трудовой книжки (образцы)

Ниже представлены типовые записи, которые можно использовать в качестве шаблона. Все данные вымышленные и служат лишь для иллюстрации.

Запись о приёме на работу

2026-03-05 г. принят на работу в ООО «СтройИнвест» (сокр. ООО «СтройИнвест») в обособленное структурное подразделение «Филиал № 3», г. Казань, ул. Баумана, д. 15, офис 204 на должность инженера‑проектировщика согласно приказу № 12‑к от г.

Запись о переводе

2026-04-12 г. переведён из обособленного подразделения «Филиал № 3» (г. Казань, ул. Баумана, д. 15, офис 204) в головной офис ООО «СтройИнвест», г. Москва, ул. Тверская, д. 10 на должность старшего инженера‑проектировщика согласно приказу № 25‑к от г.

Запись об увольнении

2026-05-20 г. уволен по собственному желанию из обособленного структурного подразделения «Филиал № 3» (г. Казань, ул. Баумана, д. 15, офис 204) согласно приказу № 40‑к от г.

При оформлении записей следует использовать чёрную или синюю пасту, разборчивый почерк и избегать исправлений. Если исправление необходимо, оно должно быть сделано согласно пункту 11 Порядка: зачёркнута ошибочная запись, рядом написано правильное значение, подпись и дата исправления.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Нужно ли указывать адрес обособленного подразделения в трудовой книжке?

Да, согласно пункту 9 Порядка Минтруда от № 320н, в трудовой книжке должно быть указано точное наименование обособленного структурного подразделения и его местонахождение (адрес).

Должны ли обособленные подразделения вести собственную книгу учёта движения трудовых книжек?

Если обособленное подразделение обладает печатью организации с указанием номера филиала или надписи «Для кадровых документов», то книга учёта движения трудовых книжек ведётся непосредственно в нём. В противном случае допускается централизованное ведение с обеспечением своевременного обмена информацией.

Можно ли хранить трудовые книжки работников обособленного подразделения в головном офисе?

Да, хранение в головном офисе допустимо, если это предусмотрено локальными актами организации и обеспечивается конфиденциальность данных. При выдаче книжки при увольнении необходимо оформить запрос от подразделения и получить книгу из центрального хранилища.

Что делать, если в обособленном подразделении нет печати?

В этом случае все кадровые документы, включая трудовые книжки, следует оформлять и хранить в головном офисе. В обособленном подразделении ведётся только текущая операционная документация (приказы, табели, личные карточки).

Нужно ли делать запись о переименовании обособленного подразделения?

Переименование само по себе не требует записи в трудовой книжке, если не меняется место работы работника. Если же в результате переименования изменяется наименование подразделения, указанное в трудовом договоре, то в трудовой книжке делается запись об изменении условий трудового договора (пункт 10 Порядка).

Обособленное подразделение представляет собой важный элемент структуры многих организаций, особенно тех, которые имеют географически разнесённые филиалы, представительства или отдельные производства. Корректное оформление и ведение трудовых книжек в таких подразделениях напрямую влияет на соблюдение трудового законодательства, защиту прав работников и избежание административных штрафов.

Ключевые требования, которые следует помнить:

• При приёме, переводе и увольнении работника в обособленное подразделение в трудовой книжке обязательно указывается точное наименование и местонахождение этого подразделения.
• Книга учёта движения трудовых книжек ведётся либо непосредственно в обособленном подразделении (при наличии соответствующей печати), либо централизованно с обеспечением своевременного обмена информацией.
• Хранение трудовых книжек может быть как децентрализованным (в подразделении), так и централизованным (в головном офисе) – выбор зависит от внутренних нормативов и материально‑технических возможностей.
• Все записи должны быть выполнены разборчивым почерком, без сокращений, которые могут привести к неоднозначному толкованию, и соответствовать образцу, утверждённому Приказом Минтруда от № 320н.

Соблюдение этих правил обеспечит прозрачность кадрового учёта, упростит взаимодействие с контролирующими органами и создаст надёжную основу для защиты трудовых прав сотрудников, работающих в обособленных подразделениях.

Подготовлено специалистом по кадровому делопроизводству на основе актуального законодательства и разъяснений государственных органов (данные на ).