Сфера образования имеет свою специфику: здесь трудятся педагоги‚ воспитатели‚ административный и технический персонал. Ведение трудовых книжек работников образовательных организаций требует строгого соблюдения действующего законодательства. В 2026 году кадровикам школ‚ детских садов‚ вузов и других учебных заведений необходимо учитывать ряд важных изменений‚ касающихся как бумажных‚ так и электронных форматов.
Главный регулятор: на что опираться
Основным документом‚ определяющим порядок работы с трудовыми книжками‚ является Приказ Минтруда от 19 мая 2021 года № 320н. Его действие продлено до 1 сентября 2027 года. Именно этот приказ подробно расписывает‚ когда и как вносить записи о приеме на работу‚ увольнении‚ переводе и других событиях в бумажную трудовую книжку (ТК).
Электронные трудовые книжки (ЭТК): новые реалии
Переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО) стал важнейшим трендом. По прогнозам Минтруда‚ КЭДО стал обязательным для работодателей‚ и учреждениям образования необходимо адаптироваться к новым условиям:
- Оформление впервые в 2026 году: Если сотрудник впервые устраивается на работу (например‚ молодой специалист после выпуска из педагогического вуза)‚ оформлять ему бумажную трудовую книжку не нужно. С 2025 года и далее такие работники ведут только электронную трудовую книжку (ЭТК).
- Работа с СФР: Кадровик образовательного учреждения обязан своевременно отправлять в Социальный фонд России (СФР) заявления сотрудников о выборе формы ведения трудовой книжки и отслеживать статусы этих мероприятий.
- Молчание работника: Если работник так и не подал заявление о выборе формы ведения книжки‚ работодатель продолжает вести его бумажную ТК. Однако при увольнении такого сотрудника и его новом трудоустройстве в 2025 году и далее‚ новый работодатель уже не обязан вести бумажную трудовую‚ так как работник своевременно не воспользовался правом выбора.
Специфика ведения бумажных трудовых книжек
Несмотря на цифровизацию‚ бумажный формат все еще актуален для тех‚ кто сохранил за собой это право. В 2026 году действуют следующие правила:
Покупка и хранение бланков
Работодатель обязан иметь неснижаемый запас бланков трудовых книжек и вкладышей. Размер остатка определяется самостоятельно во внутренних локальных актах учреждения. При этом важно соблюдать строгие правила:
- Где покупать: Бланки можно приобретать только у изготовителя (АО «Госзнак») или у официальных распространителей‚ с которыми изготовитель заключил договоры (согласно Приказу Минфина от № 55н).
- Где нельзя покупать: Категорически запрещается приобретать бланки в сторонних организациях (канцелярских магазинах‚ газетных киосках и т.д.).
- Учет и отчетность: Бланки хранятся как документы строгой отчетности. Ежемесячно кадровик‚ ответственный за ведение ТК‚ обязан сдавать в бухгалтерию отчет об их наличии и о суммах‚ полученных за оформленные трудовые книжки.
Внесение записей и увольнение
Независимо от того‚ в каком виде ведется трудовая книжка (бумажном или электронном)‚ записи должны вноситься в строгом соответствии с правилами Минтруда. В сфере образования это особенно критично при указании должностей (например‚ «учитель»‚ «педагог-библиотекарь»‚ «воспитатель»)‚ так как от этого зависят льготная пенсия и стаж.
Важное изменение: Теперь по правилам ведения и хранения трудовых книжек не нужно заверять подписью сотрудника‚ который увольняется‚ все записи‚ внесенные в документ за время работы в данной организации. Это значительно упрощает и ускоряет процесс оформления увольнения.
Особенности кадрового делопроизводства в образовании
Учреждения образования имеют свои процессуальные нюансы. На онлайн-семинарах‚ посвященных Трудовому кодексу и делопроизводству для сферы образования‚ отдельно подчеркиваются следующие моменты:
- Точность формулировок при приеме на работу‚ увольнении и переводе (особенно переводе педагогов на другую ставку или должность внутри учреждения).
- Взаимосвязь записей в трудовой книжке с квалификационными справочниками и профессиональными стандартами в сфере образования.
- Соблюдение сроков внесения записей.
Книга замечаний и предложений
Отдельным‚ но важным аспектом работы кадровика в образовании является Книга замечаний и предложений. Это официальная форма работы с обращениями граждан (в первую очередь — родителей учеников и воспитанников). Кадровой службе необходимо знать правила ведения этой книги и строго соблюдать сроки рассмотрения замечаний и предложений‚ так как это напрямую влияет на имидж и репутацию образовательного учреждения.
Ведение трудовых книжек в образовании в 2026 году — это баланс между строгими традициями бумажного документооборота и уверенным переходом на ЭТК. Кадровым службам необходимо тщательно следить за наличием оригинальных бланков Госзнака‚ корректно вносить записи без заверения увольнительных строк подписью работника и своевременно передавать данные в СФР. Особенно пристальное внимание следует уделять впервые трудоустраивающимся молодым специалистам, теперь их трудовой путь начинается исключительно в электронном формате.