Сегодня 03:06:07 (). В данной статье подробно рассмотрены актуальные требования к ведению, хранению и учету трудовых книжек в организациях Российской Федерации, включая изменения, вступившие в силу с 1 сентября 2021 года и с 1 января 2023 года.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 66.1).
• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (в редакции, действующей на момент публикации).
• Постановление Правительства РФ от 01 марта 2008 г. № 132 (внесло изменения и дополнения в ПП‑225).
• Приказ Минтруда России от 28 октября 2020 г. № 697н «Об утверждении формы бланка трудовой книжки и вкладыша к ней» (действует с 1 января 2023 г.).
• Федеральный закон от 29 июля 2017 г. № 250‑ФЗ «Об электронном трудовом книжке» (вводит возможность ведения электронных ТК).

Указанные нормативные акты заменяют ранее действовавшие Инструкцию № 69 и Постановление № 225 в части, противоречащей ТК РФ.

Основные изменения с 1 сентября 2021 года

1. Право выбора формы ведения ТК – сотрудник может подать заявление о ведении бумажной трудовой книжки на обычном бланке; в отсутствие такого заявления работодатель ведёт ЭТК.
2. Новые бланки трудовых книжек и вкладышей – утверждены Приказом Минтруда № 697н; они становятся действительными с 1 января 2023 года.
3. Отмена обязательного заверения основной печатью – печать ставится только при её наличии в организации (разъяснение ПП‑225 от ).

Ведение трудовых книжек

Заполнение записей

• Записи вносятся только уполномоченным лицом (кадровик, ответственный за ведение ТК).
• Каждая запись содержит: дату события, наименование организации, должность, вид работы, основание (приказ, договор) и подпись ответственного лица.
• При наличии печати организации – запись заверяется ею; если печати нет, достаточно подписи.

Вкладыши к трудовой книжке

• Вкладыш используется, когда место в основной книжке заполнено.
• Оформляется тем же способом, что и основная книжка; вкладыш пришивается к книжке ниткой или скрепляется специальным держателем.
• Бланк вкладыша соответствует форме, утверждённой Приказом № 697н.

Электронные трудовые книжки

• Ведутся в личном кабинете работника на портале «Госуслуги» или в корпоративной системе, интегрированной с ЕГИСЗ.
• Записи в ЭТК имеют ту же юридическую силу, что и записи в бумажной ТК.
• Работник может в любой момент запросить выписку из ЭТК в бумажном виде.

Хранение трудовых книжек

Общие требования к помещению

• Трудовые книжки хранятся в специально оборудованном шкафу или сейфе, обеспечивающем защиту от пожара, влаги и несанкционированного доступа.
• Доступ к хранилищу имеют только уполномоченные лица (кадровик, руководитель отдела кадров, ответственный за хранение).
• Ведётся журнал учёта выдачи и возврата трудовых книжек.

Сроки хранения

• После увольнения работника – трудовая книжка хранится у работодателя 50 лет.
• Если книжка не востребована бывшим сотрудником в течение указанного периода, срок хранения продлевается до 75 лет с даты увольнения.
• Для сотрудников, впервые устроившихся на работу после 1 января 2023 года и выбравших электронную форму, бумажные бланки не хранятся; хранение осуществляется в электронном виде в рамках ЕГИСЗ.

Ответственное лицо

• Назначение ответственного за хранение трудовых книжек оформляется приказом руководителя организации.
• Ответственное лицо обеспечивает:
  • Своевременное внесение записей;
  • Соблюдение условий хранения;
  • Ведение журнала учёта;
  • Предоставление книжек по запросу работника или уполномоченных органов.

Хранение невостребованных трудовых книжек

• Невостребованные книжки после увольнения помещаются в отдельный раздел архива с пометкой «Не востребовано».
• Срок хранения такого раздела – 75 лет с даты последней записи в книжке.
• По истечении срока книжки подлежат уничтожению в соответствии с внутренним регламентом организации (акт об уничтожении).

Ответственность за нарушение правил ведения и хранения

• Нарушение порядка ведения (неправильное заполнение, отсутствие подписи/печати) – административный штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Нарушение условий хранения (несоответствие требованиям безопасности, утрата книжки) – штраф от 2 000 до 5 000 рублей; при повторном нарушении – до 20 000 рублей.
• Умышленное уничтожение или подделка трудовых книжек – уголовная ответственность (ст. 327 УК РФ).

Практические рекомендации для кадровых служб

1. Регулярно обновлять нормативную базу: подписываться на обновления КонсультантПлюс, Гарант и официальные сайты Минтруда.
2. Проводить ежегодное обучение ответственных лиц по ведению и хранению ТК (включая работу с ЭТК).
3. Вести внутренний регламент, где прописаны:
   • Порядок приёма и выдачи трудовых книжек;
   • Инструкция по заполнению записей и вкладышей;
   • Процедуры учёта и контроля сроков хранения;
   • Меры по обеспечению конфиденциальности и защиты данных.
4. Использовать электронный документооборот для учёта выдачи/возврата книжек (например, 1С:ЗУП или специализированные модули кадрового учёта).
5. Проводить внутренние аудиты не реже одного раза в год, фиксируя результаты в акте и при необходимости корректируя процессы.

Правила ведения и хранения трудовых книжек в 2026 году сочетают традиционные бумажные формы с современными электронными решениями. Соблюдение установленных норм не только защищает права работников, но и минимизирует риски административной и уголовной ответственности для организаций. Регулярное обновление знаний, чёткое распределение обязанностей и использование надёжных систем учёта являются залогом эффективного и законопослушного кадрового делопроизводства.

Статья подготовлена на основе актуальных нормативных актов и практического опыта кадровых служб на .