Today is 22:58:20 ()

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот момент стал важной вехой в цифровизации трудовых отношений и вызывает множество вопросов у работников и работодателей: действуют ли теперь трудовые книжки? Какие форматы остаются законными? Что нужно делать, если у вас уже есть бумажная трудовая?

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, хранящийся в единой государственной информационной системе «Единый реестр сведений о трудовой деятельности». В ЭТК фиксируются все сведения о приёме, переводе, увольнении, а также о периодах работы, наградах и взысканиях.

Основные характеристики ЭТК

• Доступна через личный кабинет на портале Госуслуги или через работодателя.
• Обеспечивает мгновенное обновление данных без необходимости посещения отдела кадров.
• Защищена электронной подписью и шифрованием, что минимизирует риск подделки.
• Позволяет формировать выписки и справки в электронном виде за считанные секунды.

Переходный период и его завершение

Переходный период, начавшийся в 2021 году, давал возможность работодателям и сотрудникам постепенно переходить с бумажных на электронные трудовые книжки. К концу 2025 года почти все организации уже вели учёт в электронном виде, а сотрудники могли выбрать, оставить ли бумажный экземпляр на хранение.

С 1 января 2026 года переходный период официально завершён:

1. Все новые трудовые отношения должны оформляться исключительно в виде ЭТК.
2. Работодатели обязаны передавать сведения о приёме, переводе и увольнении в государственный реестр в электронном формате.
3. Бумажные трудовые книжки, выданные до этой даты, сохраняют свою юридическую силу, но дальнейшие записи в них не вносятся.

Сохранение бумажных трудовых книжек

Согласно информации из официальных источников (ТАСС, 1 ноября 2025 года):

«Традиционные бумажные трудовые книжки сохранятся, если они уже …».

Это означает, что:

• Если у вас на руках есть бумажная трудовая книжка, выданная до 1 января 2026 года, она остаётся действительным документом о вашем трудовом стаже.
• Дополнительные записи в неё больше не вносятся; все новые сведения фиксируются только в ЭТК;
• При необходимости можно запросить выписку из ЭТК, которая будет иметь такую же юридическую силу, как и выписка из бумажной книжки.

Как оформить электронную трудовую книжку?

Для сотрудников, которые только начинают трудовую деятельность или переходят на новую работу после 1 января 2026 года, процесс выглядит следующим образом:

1. Работодатель подаёт сведения о приёме в государственный реестр через свою бухгалтерскую или кадровую систему.
2. Сотрудник получает уведомление в личном кабинете на портале Госуслуги о создании записи в ЭТК.
3. При необходимости можно скачать выписку или справку об трудовой деятельности в PDF‑формате.
4. Если сотрудник ранее имел бумажную трудовую, он может попросить работодателя перенести уже накопленный стаж в электронный формат (это делается один раз при первом оформлении ЭТК).

Преимущества и недостатки ЭТК

Преимущества

• Скорость доступа к информации – выписка формируется за секунды.
• Снижение риска потери или повреждения документа.
• Упрощение взаимодействия с Пенсионным фондом, налоговыми органами и потенциальными работодателями;
• Экономия бумаги и связанных с ней расходов.

Недостатки

• Зависимость от доступа к интернету и работе государственных сервисов.
• Необходимость базовых навыков работы с электронными сервисами у некоторых категорий работников (например, пожилых сотрудников).
• Вопросы конфиденциальности данных, хотя система защищена современными методами шифрования.

Что делать работнику и работодателю?

Для работника

• Проверить наличие записи в личном кабинете на Госуслугах.
• При отсутствии записи обратиться к работодателю с запросом о передаче сведений в реестр.
• Сохранить бумажную трудовую книжку в безопасном месте как подтверждение прошлого стажа (особенно если планируете пенсионное оформление до полной цифровизации всех периодов).
• При необходимости заказать выписку из ЭТК для подачи в банк, посольство или другие учреждения.

Для работодателя

• Обновить внутренние нормативные акты и инструкции по кадрам, учитывая обязательность ведения ЭТК.
• Обеспечить интеграцию бухгалтерской системы с государственным реестром (через API или специализированные сервисы).
• Обучить кадровый персонал работе с электронными трудовыми книжками.
• Информировать сотрудников о порядке получения выписок и о сохранении бумажных трудовых книжек, выданных до 2026 года.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли всё ещё пользоваться бумажной трудовой книжкой после 2026 года?

Да, если она была выдана до 1 января 2026 года. Она подтверждает стаж, полученный до этой даты, но новые записи в неё не вносятся.

Что делать, если я потерял бумажную трудовую книжку?

Вы можете запросить выписку из ЭТК, которая содержит всю информацию о вашем трудовом стаже, включая периоды, отражённые в утерянной бумажной книжке (при условии, что данные были переведены в электронный формат).

Нужно ли мне получать согласие на обработку персональных данных для ведения ЭТК?

Да, при приёме на работу работодатель обязан получить ваше согласие на обработку персональных данных, включая передачу сведений в государственный реестр трудовых книжек.

Как проверить, что моя трудовая деятельность корректно отражена в ЭТК?

Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг, раздел «Трудовая деятельность». Там вы увидите все записи, сделанные вашими работодателями. При обнаружении ошибок обратитесь к кадровой службе работодателя для исправления.

С 1 января 2026 года трудовые книжки в России функционируют в двух параллельных форматах: электронная трудовая книжка является обязательной для всех новых трудовых отношений, тогда как бумажная трудовая книжка, выданная до этой даты, сохраняет юридическую силу как документ о прошлом стаже, но больше не пополняется.

Для работников это означает удобство быстрого доступа к своей трудовой истории через государственные сервисы, а для работодателей – необходимость адаптировать кадровые процессы к цифровой реальности. Соблюдение установленных правил обеспечивает прозрачность, снижает бюрократические издержки и способствует более эффективному взаимодействию между всеми участниками трудовых отношений.