В 2026 году институт трудовых книжек в России переживает финальную стадию трансформации․ Завершение переходного периода на электронные трудовые книжки (ЭТК) не отменяет важности соблюдения норм ведения документов, особенно для тех случаев, когда бумажный вариант все еще актуален или требуется восстановление архивных данных․ Основным регулирующим документом остается Постановление Правительства РФ от № 225, а также Приказ Минтруда России от № 320н․

Ниже представлен подробный разбор актуальных требований к заполнению, хранению и учету трудовых книжек․

Законодательная база и основные принципы

Ведение трудовых книжек строго регламентировано․ Главные нормативные акты, на которые должен опираться кадровик в 2026 году:

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, 66․1)․
• Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв․ Постановлением № 225)․
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв․ Постановлением Минтруда № 69)․

> Важно: С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек․ Для работников, сохранивших бумажный вариант, и для оформления дубликатов старые правила заполнения остаются юридически значимыми․

Ключевые требования к записям:

Аккуратность: Записи должны вноситься шариковой, перьевой или гелевой ручкой․ Чернила должны быть светостойкими (черного, синего или фиолетового цвета)․
Отсутствие сокращений: Категорически запрещены любые сокращения слов (например, нельзя писать «приказ» как «пр․», «должность» как «долж․»)․
Сквозная нумерация: В каждом разделе (сведения о работе, награждения) нумерация записей ведется отдельно и является сквозной․
Язык: Записи ведутся на русском языке․ Для республик РФ допускается дублирование записей на национальном языке․

Порядок оформления при приеме на работу

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу․

Если работник поступает на работу с уже имеющейся трудовой книжкой:

• Работодатель обязан проверить ее наличие и подлинность․
• Внести запись о приеме на работу в соответствующий раздел․
• Запись должна быть сделана в течение 5 дней со дня фактического начала работы (если приказ издан позже — в день издания приказа)․

Алгоритм внесения записи о приеме:

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка полное наименование организации․
Ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи․
В графе 2 указывается дата приема на работу․
В графе 3 пишется: «Принят в [наименование отдела] на должность [название должности]»․
В графе 4 указываются дата и номер приказа о приеме на работу․

Особенности ведения в условиях цифровизации (2026 год)

Несмотря на доминирование электронных форматов (ЕФС-1), бумажная трудовая книжка сохраняет силу в следующих ситуациях:

• Работник ранее выбрал ведение трудовой книжки в бумажном виде и не подавал заявления о переходе на ЭТК․
• Оформление дубликата утерянной трудовой книжки․
• Восстановление записей о стаже до 2020 года․

Важное правило: Одновременное применение электронного и бумажного вариантов допускается только если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки в установленный законом срок; В этом случае сведения в бумажный вариант вносятся в соответствии с данными, переданными в Социальный фонд России (СФР)․

Исправление ошибок и ведение дубликатов

Ошибки в трудовых книжках недопустимы, но если они произошли, их нужно исправлять строго по инструкции:

• Зачеркивания запрещены․ Неправильная запись не зачеркивается․
• Порядок исправления:

1․ Вносится новая запись с следующим порядковым номером․
2․ В графе 2 указывается дата внесения исправления․
3․ В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер] недействительна»․
4․ Далее вносится правильная запись․
5․ В графе 4 повторяется ссылка на приказ, которым была внесена ошибочная запись (или на приказ об исправлении)․

Выдача дубликата

Дубликат выдается работнику по его письменному заявлению в случае утери трудовой книжки․

• В дубликат вносится общая информация о стаже (суммарно годы, месяцы, дни) без указания конкретных мест работы, если нет документов-подтверждений․
• При наличии документов в дубликат вносятся конкретные записи о периодах работы․
• На ьном листе дубликата делается отметка «Дубликат»․

Учет и хранение трудовых книжек

Работодатель обязан обеспечить сохранность трудовых книжек․ Для этого ведутся два основных учетных документа (на бумажном носителе):

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․

• В ней фиксируются все операции: получение бланков, выдача книжек работникам, возврат при увольнении․
• Книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена подписью руководителя и печатью организации․

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее․

• Ведется для учета самих бланков (как материально ответственных ценностей)․

Сроки хранения:

• Трудовые книжки невостребованные (после увольнения) хранятся 50 лет (для документов, созданных после 2021 года, ранее срок составлял 75 лет, но необходимо сверяться с актуальным перечнем Росархива на 2026 год)․
• Книги учета движения хранятся 75 лет․

Ответственность работодателя

Нарушение правил ведения, хранения и учета трудовых книжек влечет за собой ответственность согласно ст․ 5․27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — предупреждение или штраф․
• Для юридических лиц — значительные штрафы․

В случае причинения работнику материального ущерба из-за неправильного ведения трудовой книжки (например, невозможность оформить пенсию), работодатель обязан возместить ущерб в полном объеме․

—

В 2026 году, несмотря на активное внедрение информационных технологий и формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде, бумажная трудовая книжка остается важным документом, требующим грамотного обращения․ Соблюдение норм, установленных Постановлением № 225 и Инструкцией № 69, гарантирует защиту прав работников на подтверждение стажа и своевременное назначение пенсионных выплат․ Кадровым службам необходимо уделять особое внимание отсутствию сокращений, правильности нумерации и своевременности внесения записей․