Обновлено: 22 мая 2026 года
Самое главное помнить: С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), но бумажные трудовые книжки всё ещё используются в определённых случаях.
Очень важно знать, когда требуется бумажная версия, как её правильно оформить и где она может понадобиться.
Что изменилось с введением электронных трудовых книжек?
С 1 января 2020 года в России стартовал переход на электронные трудовые книжки. Теперь информация о трудовой деятельности граждан хранится в единой базе Пенсионного фонда России (ПФР). Основные изменения:
- С 2021 года: работодатели обязаны заполнять только электронные трудовые книжки для новых сотрудников.
- С 1 января 2023 года: изменилась форма бланка бумажной трудовой книжки и вкладышей.
- С 2026 года: бумажные трудовые книжки используются только в исключительных случаях.
Электронная трудовая книжка содержит:
- Места работы и должности;
- Даты приёма и увольнения;
- Причины увольнения;
- Сведения о наградах и поощрениях;
- Информацию о повышении квалификации.
Все эти данные передаються в ПФР и хранятся в электронном виде. Работник может получить выписку из ЭТК через:
- Госуслуги;
- МФЦ;
- ПФР;
- Работодателя.
Когда всё ещё требуется бумажная трудовая книжка?
Несмотря на переход на электронные трудовые, бумажные версии всё ещё актуальны в следующих случаях:
Для работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года
Если сотрудник был принят на работу до 2021 года и у него уже есть бумажная трудовая книжка, работодатель должен:
- Вести и заполнять бумажную трудовую книжку;
- Вносить записи о приёме, переводе и увольнении;
- Выдавать документ при увольнении.
Важно! Работодатель не вправе отказываться от ведения бумажной трудовой книжки, если у работника она уже есть.
Для индивидуальных предпринимателей (ИП), которые нанимают работников
Физические лица, зарегистрированные как ИП, обязаны вести бумажные трудовые книжки для своих сотрудников, так как у них нет возможности оформить электронную версию.
Для некоторых категорий работников по желанию
Работник имеет право требовать ведения бумажной трудовой книжки, даже если он принят после 2021 года. Это право закреплено в статье 48 КЗоТ.
При отсутствии подтверждённой учётной записи на Госуслугах
Если у работника нет подтверждённой учётной записи на портале Госуслуги, он может запросить бумажную трудовую книжку у работодателя.
Как правильно оформить бумажную трудовую книжку в 2026 году?
С 1 января 2023 года вступили в силу новые правила заполнения бумажных трудовых книжек. Основные требования:
- Все записи должны быть разборчивыми и аккуратными;
- Использовать только чёрную или синюю пасту;
- Не допускать исправлений, помарок и подчисток;
- Все даты записывать только арабскими цифрами;
- Записи заверять подписью ответственного лица и печатью организации (если есть).
Пример правильного оформления записи:
Пример:
» г. Принят на должность менеджера по продажам с окладом 50 000 рублей. Основание: Приказ № 45 от г. Начальник отдела кадров Иванов И.И.»
Где храниться бумажная трудовая книжка?
Бумажная трудовая книжка хранится:
- У работодателя (в организации или у ИП);
- В Пенсионном фонде России (если работник передал её на хранение);
- В МФЦ (если работник обратился за услугой через многофункциональный центр).
При увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний день работы.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Если у вас нет бумажной трудовой книжки или вы хотите получить актуальную информацию, вы можете запросить выписку из ЭТК:
Через портал Госуслуги
- Авторизуйтесь на Госуслугах;
- Выберите услугу «Получение сведений о трудовой деятельности»;
- Заполните заявление и получите выписку в электронном виде.
Через МФЦ
Обратитесь в любой центр «Мои документы» с паспортом и СНИЛС.
Через Пенсионный фонд России
Подайте заявление лично или через представителя.
Когда бумажная трудовая книжка больше не нужна?
Бумажная трудовая книжка не требуется:
- Для новых сотрудников, принятых после 2021 года, если они не изъявили желание вести бумажную версию;
- Если работник полностью перешёл на электронную трудовую книжку;
- Если трудовая книжка утеряна и восстановлена в электронном виде.
Важно! Работодатель не вправе требовать у работника бумажную трудовую книжку, если у него есть электронная версия.
Что делать, если бумажная трудовая книжка утеряна?
Если трудовая книжка утеряна, работник должен:
- Обратиться к последнему работодателю с заявлением о восстановлении;
- Получить дубликат трудовой книжки;
- Если работодатель ликвидирован — обратиться в архив или ПФР;
- При отсутствии возможности восстановления — оформить новую трудовую книжку через ПФР.
В 2026 году система трудовых книжек в России выглядит следующим образом:
| Категория работников | Требуется бумажная трудовая книжка? | Примечания |
|---|---|---|
| Новые сотрудники (после 2021 года) | Нет (по умолчанию) | Можно запросить бумажную версию |
| Сотрудники, принятые до 2021 года | Да | Ведётся работодателем |
| Работники ИП | Да | ИП обязаны вести бумажные книжки |
| Работники по личному запросу | Да | Право закреплено в законе |
Таким образом, электронные трудовые книжки стали основным стандартом, но бумажные версии всё ещё актуальны в определённых случаях. Работодатели и сотрудники должны быть в курсе этих изменений, чтобы избежать проблем с трудоустройством и пенсионными выплатами.
Не забывайте! Своевременно проверяйте свои трудовые записи, получайте выписки и храните документы в надёжном месте. В случае спорных ситуаций обращайтесь в Пенсионный фонд или трудовую инспекцию.
Полезные ссылки
- Официальный сайт Пенсионного фонда России
- Портал Госуслуги
- Сайт МФЦ
- Роструд — проверка трудового законодательства
Если у вас остались вопросы по теме трудовых книжек, оставляйте их в комментариях. Мы обязательно ответим!