Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовой стаж работника, сведения о местах работы, заработной плате, отпусках и иных кадровых изменениях. С 2023 года в России действует новый образец бумажной трудовой книжки, а также активно распространяется электронный вариант (ЭТК). В статье рассмотрены все виды трудовых книжек, их правовое регулирование, порядок оформления и примеры записей, актуальные на 2026 год.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие трудовые книжки:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ).
2. Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (регистрация в Минюсте  № 63748).
3. Постановление Правительства РФ от № 1250 «Об утверждении новых образцов трудовых книжек», вступившее в силу с .
4. Приказ Минтруда от № 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (Приложение N 2).
5. Федеральный закон от № 426‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках».

Все записи в трудовую книжку делаются на русском языке, без сокращений, даты указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Виды трудовых книжек

• Бумажная трудовая книжка (ТК‑1) – традиционный документ, выпускаемый в виде печатного бланка.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог, хранящийся в системе «Электронный персональный кабинет» ПФР.
• Специальные трудовые книжки:
  • Трудовые книжки для некоммерческих организаций (НКО) – могут вестись как в бумажном, так и в электронном виде.
  • Трудовые книжки для государственных служащих – включают дополнительные реквизиты (служебный ранг, должность в органах власти).

Бумажная трудовая книжка (ТК‑1)

С вводятся новые бланки, утверждённые Приказом Минтруда № 320н. На титульном листе указываются:

• Фамилия, имя, отчество работника (полностью, без инициалов);
• Дата рождения (формат ДД.ММ.ГГГГ);
• Серия и номер трудовой книжки;
• Место выдачи (наименование организации‑выдавателя).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК храниться в единой государственной информационной системе и доступна работнику через личный кабинет ПФР. Основные особенности:

• Записи вносятся автоматически работодателем через форму СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности).
• Работник может просматривать и скачивать сведения в любой момент.
• Отсутствует риск потери или порчи документа.

Специальные трудовые книжки

Для НКО и государственных структур предусмотрены отдельные формы, но принципы заполнения и сроки внесения записей такие же, как и для обычных книжек.

Порядок выдачи и ведения

Кто обязан вести трудовую книжку?

Все работодатели, независимо от формы собственности, обязаны вести трудовые книжки (бумажные или электронные) у своих работников, за исключением случаев, когда работник отказывается от бумажного варианта и выбирает ЭТК.

Сроки внесения записей

Согласно ч. 1 ст. 68 ТК РФ и п. 9 Правил (утв. приказом Минтруда от № 320н):

• Запись о приёме на работу должна быть внесена не позднее пяти дней с даты начала работы.
• Запись о прекращении трудовых отношений – в течение пяти дней после их окончания.
• Запись о переводе, повышении, изменении условий труда – в течение пяти дней с момента изменения.

Порядок заполнения записей (пошагово)

1. Подготовка данных: собрать полные ФИО, дату рождения, паспортные данные, полное и сокращённое название работодателя, ИНН, ОКПО.
2. Запись о приёме:
   • Дата начала работы (ДД.ММ.ГГГГ);
   • Должность, разряд, тарифная ставка;
   • Основание приёма (трудовой договор, приказ);
   • Серия и номер трудовой книжки.
3. Запись о переводе/повышении – указывается новая должность, дата перевода, основание (приказ).
4. Запись о прекращении – дата увольнения, основание (приказ, соглашение), указание на наличие компенсаций.
5. Подпись и печать – запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Пример заполнения (2026 год)

Переход от бумажной к электронной форме

С 2020 года работодатели обязаны отчитываться в ПФР о всех кадровых изменениях через форму СЗВ‑ТД. Это стало базой для автоматической генерации записей в ЭТК.

Как перейти на ЭТК?

1. Работник подаёт заявление о желании вести электронную трудовую книжку (образец заявления прилагается в ПФР).
2. Работодатель вносит сведения в СТД‑Р и указывает, что запись должна быть направлена в электронный реестр.
3. После подтверждения ПФР работнику высылается уведомление о создании ЭТК.
4. Работник получает доступ к личному кабинету ПФР и может просматривать записи.

Преимущества ЭТК

• Отсутствие необходимости хранить бумажный документ.
• Мгновенный доступ к данным для работодателя и контролирующих органов.
• Упрощённый процесс передачи данных при смене места работы.
• Снижение риска ошибок – система проверяет корректность дат и форматов.

Ограничения

• Не все организации (особенно небольшие НКО) полностью перешли на электронный формат.
• Для некоторых категорий работников (например, пенсионеров) может потребоваться сохранение бумажного варианта.

Хранение и контроль

Хранение бумажных трудовых книжек

Работодатель обязан вести приходно‑расходную книгу учёта бланков ТК‑1, фиксируя серию, номер, дату выдачи и возврата. Книжки хранятся в закрытом помещении, недоступном посторонним лицам, срок хранения – до окончания трудовых отношений плюс 10 лет.

Хранение электронных трудовых книжек

ЭТК хранится в государственной информационной системе ПФР. Доступ к данным имеет только уполномоченный сотрудник ПФР, работодатель (через СТД‑Р) и сам работник (через личный кабинет).

Проверка достоверности

Контролирующие органы (Трудовая инспекция, ПФР) могут запросить выписку из ЭТК или оригинал бумажной книжки. При проверке необходимо предоставить:

• Копию паспорта работника (для сверки ФИО и даты рождения);
• Справку о стаже из ПФР (если требуется подтверждение периодов работы).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да. При переходе на ЭТК работник может сохранить бумажный вариант, но в дальнейшем новые записи вносятся только в электронную форму.

Что делать, если в книжке допущена ошибка?

Ошибка исправляется штампом «Исправлено», подписью и датой уполномоченного лица. В ЭТК исправление вносится через повторную отправку корректных данных работодателем.

Кому принадлежит трудовая книжка?

Трудовая книжка принадлежит работнику, но её хранит и ведёт работодатель до момента её передачи работнику (обычно при увольнении).

Можно ли отказаться от трудовой книжки?

Отказ от бумажного варианта возможен только при согласии работника на ведение ЭТК. Полный отказ от ведения трудовой книжки запрещён законом.

Как оформить трудовую книжку для иностранного гражданина?

Для иностранных работников заполняются те же реквизиты, но в графе «Гражданство» указывается страна, а в разделе «Документ, удостоверяющий личность» – паспорт иностранного гражданина.

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовой стаж и права работника. С 2023 года в России используется обновлённый бумажный образец, а электронные трудовые книжки становятся всё более популярными благодаря удобству и автоматизации. Работодателям важно соблюдать сроки внесения записей, правильно оформлять данные и вести учёт бланков, а работникам – своевременно проверять сведения в своей книжке, будь то бумажный или электронный вариант.

При правильном подходе трудовая книжка помогает избежать трудовых споров, упрощает процесс получения пенсии и подтверждения профессионального стажа.

Дата публикации:  г. | Источники: Приказ Минтруда РФ № 320н , Постановление Правительства РФ № 1250 , КонсультантПлюс, ПФР, официальные разъяснения Минтруда.