Вопрос о том‚ стоит ли сохранять традиционную бумажную трудовую книжку‚ стал особенно актуален после введения в действие электронной трудовой книжки (ЭТК). Законодательные изменения‚ принятые в 2020‑2021 годах‚ изменили правила её оформления‚ но полностью не отменили возможность вести документ в бумажном виде. В статье мы разберём‚ какие нормы действуют в 2026 году‚ кому разрешено сохранять бумажный вариант‚ какие плюсы и минусы у обеих форм‚ а также дадим практические рекомендации.

Краткая историческая справка

• До 2021 года трудовая книжка в бумажном виде была единственным официальным документом‚ фиксирующим трудовой стаж.
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от  г. ввёл возможность ведения электронной трудовой книжки (ЭТК) и определил порядок её внедрения.
• С 1 января 2021 года работодатели обязаны принимать заявления о ведении ЭТК и‚ в большинстве случаев‚ оформлять её вместо бумажного аналога.

Текущее законодательство (2024‑2026 гг.)

На 2026 год действуют несколько ключевых нормативных актов:

1. Федеральный закон № 439‑ФЗ (2021) – определяет‚ что работник может сохранить бумажную трудовую книжку только при условии‚ что он заблаговременно (до 31 декабря 2020 г.) подал письменное заявление работодателю.
2. Письмо Минтруда РФ от № 14‑2/В‑136 – уточняет‚ что информация о трудовой деятельности должна вестись в электронном виде‚ если работник не сделал выбор в пользу бумажного формата.
3. Приказ Минтруда от 2023 года – освобождает работодателей от обязательного ведения бумажных трудовых книжек‚ но допускает их использование в случае наличия письменного согласия работника.

Таким образом‚ обязанность вести бумажную трудовую книжку сохраняется только в двух случаях:

• Работник сам выбрал такой способ до 31 декабря 2020 года и оформил соответствующее заявление.
• Работник не имеет возможности использовать электронный сервис (отсутствие доступа к Интернету‚ технические ограничения и т.п.) – в этом случае работодатель может оформить бумажный документ по индивидуальному запросу.

Как оформить заявление о сохранении бумажной трудовой книжки

Если вы хотите продолжать вести бумажный документ‚ необходимо выполнить несколько простых шагов:

1. Подготовьте письменное заявление в свободной форме‚ указав ФИО‚ должность‚ дату рождения и просьбу вести трудовую книжку в бумажном виде.
2. Подпишите заявление и передайте его работодателю (можно лично‚ по почте или через электронную почту с приложением скана).
3. Работодатель обязан оформить ответное подтверждение о принятии заявления и вести запись в книжке в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
4. Сохраните копию заявления и ответа работодателя – они могут понадобиться в случае проверки.

Плюсы и минусы бумажной и электронной трудовых книжек

Бумажная трудовая книжка

• Плюсы:
  • Не требует доступа к Интернету и специальных устройств.
  • Считается более надёжным в случае технических сбоев государственных информационных систем.
  • Для работников‚ трудоустроенных до 2020 года‚ часто предпочтительнее сохранять «исторический» документ.
• Минусы:
  • Риск потери‚ порчи или кражи (бумажный документ легко повредить).
  • Необходимость физически передавать книжку при смене места работы.
  • Ограниченная возможность быстрого доступа к данным (например‚ при проверке стажа в банке).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Плюсы:
  • Автоматическое обновление данных в реальном времени.
  • Доступ через портал Госуслуги или в отделениях Фонда социального страхования (СФР).
  • Отсутствие риска физического повреждения;
  • Удобство при частой смене работодателей – запись происходит без передачи бумажного документа.
• Минусы:
  • Требуется наличие электронного удостоверения личности (например‚ пароль от Госуслуг).
  • Возможны технические сбои в государственных информационных системах.
  • Не все работодатели (особенно небольшие) полностью освоили процесс ввода данных в ЭТК.

Практические рекомендации

1. Проверьте свой статус. Если вы начали работать после 2020 года и никогда не подавали заявление о сохранении бумажного формата‚ вести бумажную книжку уже нельзя.
2. Оцените свои технические возможности. Если у вас есть доступ к Интернету и вы умеете пользоваться сервисом «Госуслуги»‚ переход на ЭТК будет более удобным.
3. Сохраняйте копии важных документов. Даже если вы решили перейти на электронный формат‚ храните скан или фото первой страницы бумажной книжки (если она у вас есть).
4. При смене работы уточняйте у нового работодателя‚ как он будет вести запись. Некоторые организации всё ещё предпочитают вести бумажный документ в дополнение к ЭТК.
5. Если вы планируете выйти на пенсию в ближайшие годы‚ сохраните бумажную книжку. Пенсионные фонды иногда требуют оригинал или заверенную копию для подтверждения стажа.

В 2026 году ведётся двойная система: электронная трудовая книжка является основной‚ но бумажный вариант допускается при наличии письменного согласия работника‚ оформленного до 31 декабря 2020 года‚ либо в исключительных случаях‚ когда работник не может пользоваться электронными сервисами.

Если вы:

• Работаете в компании‚ где уже внедрена ЭТК‚ и у вас есть доступ к Интернету – рекомендовано перейти на электронный формат.
• Трудоустроены до 2020 года‚ цените «традицию» и хотите иметь физический документ – можете сохранить бумажную книжку‚ но только при наличии письменного заявления.
• Не уверены в своих технических возможностях – обратитесь в СФР или к специалисту по кадровому учету за консультацией.

Источник: официальные документы Минтруда РФ‚ Федеральный закон № 439‑ФЗ‚ публикации РИА Новости ‚ Банки.ру ‚ PNZ.RU и другие открытые источники‚ актуальные на 22 мая 2026 года.