Трудовая книжка (или трудовая карточка) – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность сотрудника. Правильное её ведение обеспечивает прозрачность отношений между работодателем и работником, упрощает расчёт заработной платы, начисление премий и социальных выплат, а также служит основанием для проведения аттестаций и аудита.
Общие положения
Ведение трудовых книжек осуществляется в рамках Локального нормативного регулятора (ЛНР) организации. ЛНР – это набор внутренних нормативных актов, регламентирующих порядок оформления, хранения и использования трудовых книжек.
- ЛНР утверждается приказом руководителя организации.
- Все отделы и подразделения обязаны соблюдать одинаковые правила.
- При изменении ЛНР все сотрудники получают уведомление о новых требованиях.
Кто обязан вести трудовые книжки
Трудовые книжки оформляются для всех категорий работников, включая:
- Постоянных сотрудников (постоянный трудовой договор).
- Сотрудников с временным трудоустройством (срочный договор).
- Трудоустроенных по совместительству.
- Иных лиц, которые находятся в трудовых отношениях с организацией.
Порядок оформления новой книжки
Получение формы. Форма трудовых книжек утверждена ЛНР и имеет стандартный шаблон.
Заполнение шапки. В шапке указываются:
- ФИО сотрудника.
- Дата рождения.
- Пол.
- Паспортные данные;
- Дата начала работы.
- Должность и подразделение.
Подпись ответственного лица. На листе внизу ставится подпись руководителя отдела кадров и печать организации.
Регистрация. Окончательно оформленную книжку вносите в реестр трудовых книжек, где фиксируется номер, дата выдачи и место хранения.
Ведение записи о трудовых отношениях
Внутри каждой страницы трудовой книжки вносятся сведения о:
- Приёме на работу.
- Изменениях в должности, условии труда и месте работы.
- Продолжительности работы (периоды трудовой деятельности).
- Отдыха, отпуске и болезненных периодах.
- Дисциплинарных взысканиях и поощрениях.
- Периодах, когда сотрудник находился в отпуске по уходу за ребёнком, уходе за больным родственником и т.п.
- Сведения о переходе на другую должность или в другое подразделение.
Записи вносятся в блоке «История трудовой деятельности» с указанием даты, причины изменения и подписи руководителя.
Хранение и защита трудовых книжек
Место хранения. Книжки хранятся в отделе кадров в закрытом шкафу или электронном архиве.
Доступ к документам. Доступ имеют только уполномоченные сотрудники (кадровые специалисты, руководители подразделений).
Конфиденциальность. Информация из трудовых книжек может быть использована только в рамках выполнения трудовых функций и не может быть разглашена третьим лицам без согласия сотрудника.
Электронный вариант. При переходе на электронный кадровый портал, данные из книжек заносятся в базу данных, где они защищены паролем и шифруются.
Порядок выдачи и возврата книжек при увольнении
При увольнении сотрудника:
- Подготовляется акт о выдаче/получении трудовых книжек.
- Сотруднику передаётся оригинал книжки, а также копия записи о его трудовой деятельности.
- В случае утери книжки сотрудник обязан подать заявление о потере, после чего в течение 10 рабочих дней выдаётся копия с отметкой «Копия» и подписью руководителя.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильное оформление дат. Все даты должны быть указаны в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Отсутствие подписи руководителя. Без подписи запись считается недействительной.
- Неучёт промежуточных изменений. Любое изменение условий работы должно быть зафиксировано сразу.
- Неправильное хранение. Книжки не должны находиться в открытом доступе.
Краткое резюме
Ведение трудовых книжек согласно ЛНР – это строгий, но простой процесс, требующий внимания к деталям и соблюдения установленных регламентов. Правильное оформление и хранение документа позволяют:
- Обеспечить юридическую защищённость организации.
- Упростить расчёт заработной платы и соцвыплат.
- Проводить аттестацию и планировать карьерный рост сотрудников.
- Сохранить конфиденциальность персональных данных.
Соблюдая данную инструкцию, вы гарантируете корректное и прозрачное ведение трудовых отношений в вашей организации.