Процедура выдачи трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) — один из ключевых кадровых процессов, регулируемый Трудовым кодексом РФ и приказом Минтруда. Ошибки на этом этапе могут привести к проблемам с подтверждением стажа, пенсионным начислениям и даже судебным спорам. Данная статья подробно разбирает, какие документы необходимы, в какие сроки и как правильно их оформить в 2026 году.

Основной документ: Заявление работника

Исходным пунктом для выдачи трудовой книжки являеться письменное заявление работника. Без него работодатель не вправе начать процедуру.

• Форма заявления: Не установлена законодательно, но рекомендуется использовать официальный бланк или четко структурированный текст. В заявлении должны быть указаны:
  • ФИО и паспортные данные работника.
  • Наименование работодателя.
  • Четкая просьба о выдаче трудовой книжки (оригинала или выписки из электронной) на руки.
  • Дата и личная подпись.
• Основание для выдачи: В заявлении стоит ссылаться на ст. 66.1 Трудового кодекса РФ, которая гарантирует право работника на получение сведений о трудовой деятельности.
• Срок подачи: Заявление можно подать в любой момент трудовых отношений, но особенно важно это сделать при увольнении.

Что именно выдается: Трудовая книжка или выписка СТД-Р?

Сегодня существует два основных варианта:

1. Бумажная трудовая книжка (ТК): Традиционный документ. Выдается при наличии у работника такой книжки, оформленной на бумажном носителе.
2. Выписка из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р):
   • Выдается, если работник не имел бумажной ТК или отказался от нее, а также при первом трудоустройстве.
   • Может быть предоставлена в бумажном виде (распечатка) или в электронном виде.
   • Электронный документ должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя.

Важно: С 2025 года все новые трудовые отношения оформляются преимущественно в электронном виде. Работник вправе потребовать бумажный носитель.

Критические сроки выдачи

Сроки жестко регламентированы п. 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда № 320н):

• При увольнении: Трудовая книжка (или выписка СТД-Р) должна быть выдада в последний рабочий день сотрудника.
• В период работы: Если работник подал заявление о выдаче копии или выписки, работодатель обязан выдать документ в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления.
• Исключение: Если заявление было подано менее чем за 3 рабочих дня до увольнения, документ все равно выдается не позднее дня увольнения.

Процедура выдачи: пошаговая инструкция для работодателя

1. Получение заявления: Принять письменное заявление от работника, зарегистрировать его в журнале входящих документов.
2. Подготовка документа:
   • Для бумажной ТК: проверить правильность всех записей, отсутствие исправлений, перечеркиваний.
   • Для выписки СТД-Р: сформировать документ из электронной системы, убедиться в его полноте и завершить УКЭП.
3. Оформление записи о выдаче: В самой трудовой книжке (или в специальном журнале учета для электронных выписок) делается запись по установленной форме:
   • Графа 1: Порядковый номер записи о выдаче.
   • Графа 2: Дата выдачи.
   • Графа 3: Текст: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».
   • Графа 4: Подпись работника, его расшифровка, дата.
4. Непосредственная выдача: Передать документ работнику под расписку. Расписка принимается в личное дело.

Учет бланков трудовых книжек

Работодатель, использующий бумажные бланки, обязан вести строгий их учет. Для этого используются:

• Приходно-расходная книга учета бланков трудовой книжки и вкладышей. В ней фиксируются:
  • Дата получения/выдачи каждого бланка.
  • Серия и номер бланка.
  • Кем выдан/получен (ФИО работника, причина).
• Журнал регистрации заявлений на выдачу документов.

Важно: Формы этих журналов разрабатываются работодателем самостоятельно, но должны обеспечивать полный контроль за каждым бланком.

Особые случаи и частые вопросы

Первое место работы

Если гражданин устраивается на работу впервые, у него отсутствует трудовая книжка. В этом случае кадровик оформляет первую запись о приеме на работу в новую книжку (или создает электронную запись). При увольнении с этого первого места работы ему и будет выдана эта книга/выписка.

Работа по совместительству

Если работник уже имеет основное место работы и устраивается к вам по совместительству, трудовая книжка у него уже есть. Вы не создаете новый документ, а вносите запись о приеме и увольнении (или переводе) в его существующую бумажную книжку или электронную систему. При увольнении с совместительства вы не забираете книжку, а вносите соответствующую запись.

Выдача копии трудовой книжки

Работник имеет право получить не только оригинал, но и заверенную копию трудовой книжки (или выписки). Копия заверяется подписью руководителя и печатью организации. Порядок выдачи копии аналогичен порядку выдачи оригинала — на основании заявления.

Что помнить: ключевые правила (самое главное)

Для работодателя:

• Выдача в день увольнения — абсолютный приоритет. Промедление, прямое нарушение ТК РФ;
• Заявление — обязательный документ. Без него никаких действий.
• Запись о выдаче — в книжку. Нельзя просто отдать документ, нужно это зафиксировать.
• Электронная подпись (УКЭП) — для электронных выписок. Без нее документ не имеет юридической силы.
• Учет каждого бланка. Потерянный бланк — серьезный инцидент, требующий объяснительной и, возможно, штрафа.

Для работника:

• Заявляйте о своем праве. Если вам не выдают книжку в последний день, пишите заявление и настаивайте.
• Проверяйте записи. При получении документа сразу проверьте даты, названия должностей, основания увольнения (приказ, распоряжение). Ошибки нужно исправлять немедленно;
• Знайте свою форму. Уточните у кадровика, будете ли вы получать бумажную книжку или выписку СТД-Р. Для пенсии и подтверждения стажа подойдет любой вариант при наличии правильных данных и заверения.

Процедура выдачи трудовой книжки, несмотря на кажущуюся простоту, требует от работодателя четкого следования регламенту. Ключевые элементы — заявление работника, соблюдение сроков, правильное оформление записи о выдаче и строгий учет бланков. Для работника главное — не забыть подать заявление и внимательно проверить полученный документ. Следование этим правилам минимизирует риски для обеих сторон и обеспечивает защиту трудового стажа.