Дата актуализации: г.
Содержание
- Нормативно-правовая база
- Виды трудовых книжек (бумажные и электронные)
- Порядок выдачи трудовой книжки
- Книга учёта движения трудовых книжек
- Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Образцы документов и типовые записи
- Типичные проблемные ситуации
- Часто задаваемые вопросы
Нормативно‑правовая база
Ведение, выдача и учёт трудовых книжек регулируются следующими актами:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – главы 24‑25.
- Федеральный закон от № 69‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках».
- Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них» (приложение N 3).
- Письмо Минтруда России от № 14‑2/В‑260 «О порядке перехода на электронные трудовые книжки».
Все изменения, внесённые в ТК РФ после 2020 г., учитывают как традиционный бумажный, так и электронный формат трудовой книжки.
Виды трудовых книжек
Бумажная трудовая книжка
Традиционный документ, состоящий из обложки, титульного листа и листов‑вкладышей. Выдаётся в оригинале и хранится у работника.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР) и доступна через личный кабинет «Госуслуги» или специализированные мобильные приложения. Оформление ЭТК происходит в тот же день, что и выдача бумажной книжки, но запись делается в электронном виде.
Порядок выдачи трудовой книжки
Приёме на работу
- Работодатель заполняет заявление работника о выдаче трудовой книжки (можно использовать форму «Заявление о выдаче трудовой книжки»).
- В книге учёта движения трудовых книжек делается запись о получении книжки работником (см. раздел 4).
- Работник подписывает расписку о получении оригинала. Подпись фиксируется в книге учёта и в личном деле сотрудника.
- Если книжку получает представитель работника, требуется нотариально удостоверенная доверенность, в которой указано право получения трудовой книжки.
При увольнении или по запросу
- Сотрудник подаёт заявление о выдаче трудовой книжки (можно оформить в виде «Заявление на выдачу трудовой книжки на руки»).
- Работодатель проверяет наличие всех записей о трудовой деятельности, подписывает их и вносит отметку о выдаче в книгу учёта.
- Работник подписывает расписку о получении оригинала.
- Для ЭТК – работодатель отправляет запрос в ПФР, после чего работнику предоставляется доступ к электронному документу.
Выдача представителю
В случае, когда книжку получает лицо, действующее от имени работника, необходимо:
- Предоставить нотариально заверенную доверенность с указанием конкретного права получения трудовой книжки.
- В книге учёта указать: «Выдана по доверенности», указать дату, реестровый номер доверенности и ФИО представителя.
Книга учёта движения трудовых книжек
Книга (или электронный журнал) ведётся кадровой службой и фиксирует каждое действие с трудовыми книжками и их вкладышами.
Структура записи (по Приложению N 3)
| № п/п | Дата | ФИО работника | Серия и номер книжки/вкладыша | Действие | Подпись ответственного |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2026‑04‑28 | Иванов И.И. | А 1234567 | Выдана на руки | Петров П.П. |
| 2 | 2026‑05‑15 | Смирнова А.В. | Б 7654321 | Получена в возврат | Кузнецова К.К. |
Что фиксировать в записи
- Дата выдачи/приёма.
- Серия и номер (для бумажных книг) или уникальный идентификатор (для ЭТК).
- ФИО работника.
- Основание (заявление работника, приказ о приёме, доверенность и т.п.).
- Подпись ответственного лица (кадровик, руководитель отдела).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Оформление ЭТК
Процедура аналогична выдаче бумажной книжки, но запись делается в системе ПФР:
- Работодатель формирует электронный документ в соответствии с письмом Минтруда № 14‑2/В‑260.
- Запись заверяется подписью уполномоченного лица (можно использовать электронную подпись) и печатью организации.
- В графе 13 книги учёта движения трудовых книжек делается запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления».
- Работнику предоставляется доступ к ЭТК через личный кабинет «Госуслуги».
Преимущества ЭТК
- Отсутствие риска потери оригинала.
- Автоматическое обновление данных о стаже и начислениях.
- Упрощённый доступ для органов контроля;
- Возможность мгновенного предоставления копий работодателям.
Ограничения
- Не все организации (особенно небольшие) полностью перешли на электронный формат.
- Для получения ЭТК требуется подтверждённый аккаунт в системе «Госуслуги».
Образцы документов и типовые записи
Заявление работника о выдаче трудовой книжки
Заявление Я, _______________________ (ФИО), прошу выдать мне оригинал трудовой книжки (или её электронный аналог) на руки.
Расписка о получении оригинала
Расписка Я, _______________________ (ФИО), подтверждаю получение оригинала трудовой книжки № ___________ от ___________. Дата получения: ____________ Подпись: ____________
Пример записи в книге учёта (бумажный вариант)
| № | Дата | ФИО | Серия‑№ | Действие | Основание | Подпись |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 12 | 2026‑04‑28 | Петров П.П. | А 1122334 | Выдана на руки | Заявление от 2026‑04‑27 | Сидоров С.С. |
Пример записи в электронном журнале (ЭТК)
Сотрудник: Иванова М.Ю. ЭТК №: 2026-ETK-000145 Действие: Выдана на руки (по заявлению) Подпись: ЭЦП руководителя отдела кадров
Типичные проблемные ситуации
- Отсутствие оригинала книжки у работника. В этом случае работодатель обязан оформить вкладку в книгу учёта и выдать замену только после получения официального заявления и, при необходимости, доверенности.
- Получение книжки представителем. Требуется нотариально заверенная доверенность; в книге учёта указывается «Выдана по доверенности», с указанием реестрового номера доверенности.
- Несоответствие записей в книжке и в книге учёта. При обнаружении ошибки необходимо оформить поправку в виде дополнительной записи с указанием причины и подписью ответственного лица.
- Переход с бумажного формата на ЭТК. Работодатель обязан обеспечить передачу всех записей в электронный реестр ПФР и выдать работнику уведомление о создании ЭТК.
- Утрата или порча книжки. Работник подаёт заявление о потере; работодатель оформляет вкладку в книгу учёта, а в ПФР инициирует выпуск новой ЭТК.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выдать трудовую книжку сразу после подписания трудового договора?
Да. По статье 65 ТК РФ трудовая книжка должна быть выдана работнику в течение трех дней с момента начала работы.
Нужно ли оформлять отдельный акт при выдаче книжки при увольнении?
Да. При увольнении оформляется акт выдачи трудовой книжки, в котором фиксируются дата, подписи сторон и отметка в книге учёта.
Как оформить доверенность для получения книжки представителем?
Доверенность должна быть нотариально заверена, в ней обязано быть указано:
- Полные ФИО доверителя и представителя.
- Точная формулировка права «получить трудовую книжку от имени доверителя».
- Дата выдачи и номер нотариального акта.
Что делать, если в электронную трудовую книжку внесена неверная запись?
Необходимо подать в ПФР заявление об исправлении ошибки, приложив подтверждающие документы (приказ, справку о стаже). После подтверждения исправления запись будет обновлена в системе.
Как проверить, что все записи в бумажной книжке соответствуют данным в книге учёта?
Периодически (например, раз в год) кадровая служба должна проводить сверку: сравнивать номера страниц, даты и подписи. При расхождениях оформляются протоколы и вносятся поправки.
Важно: все действия с трудовыми книжками должны фиксироваться в документальном виде, а оригиналы и электронные копии храниться в соответствии с требованиями ТК РФ и ФЗ «Об архивном деле». Нарушение порядка учёта может привести к административной ответственности организации.