В 2026 году процедура оформления трудовых отношений претерпела окончательные изменения, связанные с полным переходом на цифровые форматы учета стажа. Для работодателей и сотрудников, которые трудоустраиваются впервые, действуют строгие правила: бумажные трудовые книжки для этой категории граждан больше не заводятся.
Ниже представлен подробный разбор того, как правильно оформить документы, какие данные передать в Социальный фонд России (СФР) и что делать, если у работника нет стажа.

Главное правило 2026 года: Только электронный формат

Самое важное, что нужно помнить работодателю и соискателю: если работник поступает на работу впервые после 1 января 2021 года (а в 2026 году это актуально для всех новичков), бумажная трудовая книжка ему не оформляется.

Вся информация о трудовой деятельности формируется исключительно в виде электронной трудовой книжки (ЭТК).

> Важно: Работодатель не имеет права покупать, заполнять или выдавать бумажный бланк трудовой книжки сотруднику, который устраивается на работу впервые в 2026 году. Такие действия будут считаться нарушением законодательства.

Пошаговая инструкция для работодателя

Процесс оформления сотрудника без стажа выглядит следующим образом:

Прием документов от работника

При приеме на работу впервые гражданин обязан предоставить:

• Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
• СНИЛС (документ регистрационного учета в системе индивидуального персонифицированного учета).
• Документы воинского учета (для военнообязанных).
• Документ об образовании или квалификации (если работа требует специальных знаний).

Обратите внимание: Трудовую книжку (бумажную) работник не предоставляет, так как ее у него нет и быть не может. Форма СТД-Р также не предоставляется, так как предыдущих записей не существовало.

Работодатель заключает с сотрудником трудовой договор. На основании этого договора издается приказ о приеме на работу. Дата приказа является датой начала трудовой деятельности.

Внесение сведений в систему персонифицированного учета

Работодатель обязан передать сведения о приеме сотрудника в Социальный фонд России (СФР).

• Форма отчетности: СЗВ-ТД (или интеграция через бухгалтерские/кадровые системы).
• Сроки: Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о приеме.
• Содержание записи: Указывается дата приема, наименование должности, структурное подразделение, код выполняемой функции (при наличии) и основание (номер приказа).

Информирование работника

После того как сведения уйдут в СФР, работодатель должен ознакомить сотрудника с внесенной информацией.

• Выдается копия отчета СЗВ-ТД (раздел о приеме) или выписка из него.
• Сотрудник ставит подпись на бумажном экземпляре отчета или в листе ознакомления, подтверждая, что сведения верны.

Можно ли получить бумажную трудовую книжку через Госуслуги?

Часто от молодых специалистов поступает вопрос: «Как мне получить бумажную трудовую книжку через портал Госуслуг, чтобы она была у меня на руках?»

Ответ: Получить бумажную трудовую книжку впервые в 2026 году невозможно, ни через Госуслуги, ни через работодателя, ни через архивы.

• Портал Госуслуг служит только для просмотра электронной трудовой книжки, заказа выписок (форма СТД-Р) и проверки стажа.
• Бумажные бланки больше не продаются в книжных магазинах и не выдаются в пенсионных фондах для первичного оформления.

Если работнику принципиально нужен бумажный документ (например, для предъявления в страну, с которой у РФ нет электронного обмена данными), он может распечатать выписку СТД-Р, заверенную электронной подписью работодателя или СФР, но это будет именно выписка, а не трудовая книжка установленного образца.

Что делать, если работник утверждает, что у него была бумажная книжка?

В 2026 году возможны ситуации, когда молодой человек утверждает, что где-то работал ранее и у него есть бумажная книжка, но она потеряна или он просто не вел ее.
Если стаж был до 2020 года: Работник должен был ранее (до конца 2020 года) подать заявление работодателю о выборе формы трудовой книжки. Если он этого не сделал, по умолчанию велась электронная.
Если книжка утеряна: Восстановлению бумажные трудовые книжки не подлежат. Стаж подтверждается архивными справками от предыдущих работодателей. В этом случае заводится новая электронная трудовая, а старые периоды вносятся на основании документов-оснований (справок, архивных выписок), если работник предоставит их новому работодателю.
Если работник никогда не работал: Оформляется только электронная запись с текущего места работы.

Типичные ошибки при оформлении

Во избежание штрафов от трудовой инспекции, избегайте следующих ошибок:

• Покупка бланка: Не покупайте бланк трудовой книжки для новичка 2026 года. Это лишняя трата денег и нарушение.
• Заполнение ьного листа: Не заполняйте ьный лист бумажной книжки, даже если она «валяется в офисе». Для впервые устраивающихся этот институт упразднен.
• Игнорирование сроков: Не забывайте подавать отчет СЗВ-ТД. Отсутствие записи в электронной базе приравнивается к отсутствию стажа, что повлияет на будущую пенсию работника.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись о совместительстве?

Да, если работник просит. Основное место работы вносит сведения о совместительстве только при наличии письменного заявления работника и предоставленных документов с места работы по совместительству.

Как работник может посмотреть свою трудовую?

Сотрудник в любой момент может:
Зайти на портал Госуслуги.
Заказать выписку о трудовой деятельности (СТД-Р).
Получить файл с электронной подписью, который имеет полную юридическую силу.

Что изменилось в 2026 году по сравнению с прошлыми периодами?

К 2026 году окончательно закрыта возможность выбора формы трудовой книжки для новых работников. Любые попытки завести бумажный документ для лица, не имевшего ранее стажа, являются незаконными. Усилился контроль за своевременностью подачи сведений в СФР.

Оформление трудовой книжки работнику впервые в 2026 году — это полностью цифровой процесс. Работодателю необходимо сосредоточиться на правильном и своевременном формировании отчета СЗВ-ТД, а работнику — на контроле своих данных через портал Госуслуг. Бумажная эпоха для новых участников рынка труда завершилась, уступив место прозрачному электронному учету.