В 2026 году вопросы учета бланков трудовых книжек и вкладышей остаются важной частью работы бухгалтерии и отдела кадров․ Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек, бумажный документооборот сохраняется для определенных категорий работников и ситуаций․ Правильное отражение операций по приобретению, выдаче и удержанию стоимости бланков в бухгалтерском учете критически важно для соблюдения законодательства и избежания штрафов․
В данной статье мы подробно разберем, какими проводками оформляется движение трудовых книжек, как вести книгу учета и какие нормативные акты актуальны на текущий момент (май 2026 года)․

Нормативная база и общие принципы учета

Согласно ст․ 66 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него более пяти дней, если это место работы является для него основным․ Основным документом, регламентирующим порядок учета бланков, являются Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные приказом Минтруда (в актуальной редакции, включая изменения, внесенные приказом № 320н)․

Бланки трудовых книжек и вкладышей относятся к бланкам строгой отчетности (БСО)․ Это означает, что их учет должен вестись с особой тщательностью:

• Каждый бланк имеет уникальную серию и номер․
• Движение бланков фиксируется в специальной книге (журнале) учета․
• Бухгалтерский учет должен полностью соответствовать фактическому движению документов․

Бухгалтерские проводки: пошаговый алгоритм

Операции с трудовыми книжками можно разделить на три этапа: приобретение у поставщика, выдача сотруднику и удержание стоимости из заработной платы․

Приобретение бланков у поставщика

Когда организация закупает бланки трудовых книжек или вкладышей, они оприходуются на счет учета материалов или специальных инструментов․ Поскольку стоимость одного бланка обычно невелика, их часто учитывают в составе малоценных предметов или материалов․

Типовые проводки при покупке:

| Дебет | Кредит | Описание операции |
| :— | :— | :— |
| 10 (или 01․10) | 60 | Оприходованы бланки трудовых книжек и вкладышей по стоимости приобретения |
| 19 | 60 | Отражен входной НДС (если поставщик является плательщиком НДС) |
| 60 | 51 | Оплачена поставщику стоимость бланков |
> Важно: На счете 10 рекомендуется открыть отдельный субсчет, например, «Бланки трудовой книжки и вкладыши в нее», чтобы четко отслеживать их наличие․

Выдача трудовой книжки сотруднику

Момент выдачи бланка сотруднику (при первичном трудоустройстве или при заведении вкладыша) является ключевым․ Согласно правилам, оформление книжки при первичном приеме на работу должно быть проведено в течение недели с момента приема сотрудника․

В этот момент стоимость бланка переносится на счет расчетов с персоналом, так как работник обязан возместить стоимость бланка․

Проводка при выдаче:

| Дебет | Кредит | Описание операции |
| :— | :— | :— |
| 73 (субсчет «Прочие расчеты») | 10 | Отнесена стоимость выданного бланка трудовой книжки (или вкладыша) на расчеты с работником |

Использование счета 73 («Расчеты с персоналом по прочим операциям») предпочтительнее, так как это позволяет обособить задолженность за бланк от расчетов по оплате труда до момента удержания․ Некоторые бухгалтеры используют счет 73․5 или аналогичные субсчета для детализации․

Удержание стоимости из заработной платы

Согласно законодательству, работодатель имеет право удержать стоимость бланка трудовой книжки из заработной платы работника․ Это удержание производится в месяце выдачи бланка или в ближайших месяцах (по согласованию с работником)․
Проводка при удержании:

| Дебет | Кредит | Описание операции |

| :— | :— | :— |
| 70 | 73 | Удержана стоимость бланка трудовой книжки из заработной платы работника |
Таким образом, задолженность сотрудника (Кредит 73) погашается за счет его зарплаты (Дебет 70)․

Особенности учета в 2026 году

На май 2026 года (актуальная дата в системе) сохраняются следующие важные нюансы, на которые обращают внимание эксперты КонсультантПлюс и Главной книги:

Дата регистрации: В книге учета движения трудовых книжек рекомендуется отражать дату приема сотрудника на работу, а не только день фактического заполнения бланка․ Это помогает синхронизировать кадровый и бухгалтерский учет․
Электронные и бумажные форматы: Даже при переходе на электронные трудовые книжки, бумажные бланки продолжают использоваться для тех, кто подал соответствующее заявление или чья деятельность регулируется специальными нормами (например, госслужба в некоторых аспектах, работа с гостайной)․
Вкладыши: Если в трудовой книжке заканчиваются страницы для записей, заводится вкладыш․ Учет вкладыша ведется аналогично учету основной книжки: оприходование на счет 10, выдача через счет 73, удержание из зарплаты․

Книга учета движения трудовых книжек

Неотъемлемой частью процесса является ведение Книги (журнала) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․

• Форма: Книга может вестись в свободной форме, но должна содержать обязательные реквизиты․
• Содержание: В книгу вносятся сведения обо всех операциях: получение бланков от поставщика, выдача сотрудникам, возврат, уничтожение испорченных бланков․
• Детализация: Обязательно указываются серия и номер каждого бланка․
• Ответственность: Книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена подписью руководителя и главного бухгалтера, а также заверена печатью организации (при ее наличии)․

> Совет эксперта: Регулярно проводите инвентаризацию бланков строгой отчетности․ Расхождение между данными бухгалтерского учета (остаток на счете 10) и фактическим наличием бланков в сейфе может привести к серьезным вопросам со стороны контролирующих органов․

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Что делать, если работник увольняется, не отработав месяц, и зарплаты для удержания стоимости книжки не хватает?
Ответ: В этом случае работник должен внести денежные средства в кассу организации или на расчетный счет․ Проводка будет: Дебет 50 (51), Кредит 73․ Если работник отказывается платить, сумма может быть взыскана в судебном порядке, хотя на практике из-за малой суммы бланка это делается редко․

Вопрос: Нужно ли начислять НДС при реализации трудовой книжки сотруднику?
Ответ: Нет, передача бланка работнику не является реализацией в целях главы 21 НК РФ, поэтому объект обложения НДС не возникает․ Операция рассматривается как компенсация расходов работодателя․

Вопрос: Можно ли выдать трудовую книжку бесплатно?
Ответ: Да, работодатель может взять расходы на приобретение бланка на себя․ В этом случае проводки по счетам 73 и 70 не формируются, а стоимость бланка списывается на расходы организации (например, на счет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу») в момент выдачи: Дебет 26 (44), Кредит 10․ Однако это должно быть закреплено в локальном нормативном акте компании․

Правильный учет трудовых книжек в 2026 году требует внимательного отношения к деталям; От момента закупки бланков (Дебет 10, Кредит 60) до их выдачи сотруднику (Дебет 73, Кредит 10) и последующего удержания стоимости (Дебет 70, Кредит 73) — каждый шаг должен быть документально оформлен и отражен в бухгалтерских регистрах․ Соблюдение этих правил гарантирует compliance с трудовым законодательством и порядок в документации вашей организации․