Бланки трудовых книжек (в т.ч. вкладыши) – это государственные документы, которые используются для оформления трудовой истории работника. Согласно нормативным актам РФ, каждый бланк имеет уникальную серию и номер, а их движение в организации должно фиксироваться в специальных учетных регистрах. В статье рассмотрим, как правильно вести учет бланков, где их берут, какие журналы использовать и какие ошибки часто допускают работодатели.
Правовое регулирование учета бланков трудовых книжек
Учет и хранение бланков трудовых книжек регулируется рядом нормативных документов:
- Постановление Правительства РФ № 442 от «Об утверждении Порядка учета и хранения трудовых книжек»;
- Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утверждённая постановлением Минтруда России от № 84 (для Республики Беларусь – аналогичный документ);
- Требования к изготовлению бланков, устанавливаемые Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков (ГОЗНАК) Минфина РФ;
- Трудовой кодекс РФ (ст. 71, 72) – обязательство работодателя вести трудовые книжки и обеспечивать их наличием.
Все операции с бланками (приём, выдача, списание) фиксируются в приходно‑расходной книге по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, а движение готовых книжек – в книге учёта движения трудовых книжек.
Что такое бланк трудовой книжки и вкладыш
Бланк трудовой книжки – это лист бумаги, на котором в дальнейшем будет оформлена трудовая история сотрудника. Вкладыш – отдельный лист, предназначенный для записи сведений о дополнительном трудовом стаже (например, стаж в армии, учебе и т.п.). Оба документа имеют:
- Уникальную серию (буквенно‑цифровой код, например «А‑2024»);
- Уникальный номер (построчный, например «001», «002» и т.д.);
- Госзнак ГОЗНАК Минфина, подтверждающий подлинность документа.
С 1 января 2023 г. введён новый образец трудовой книжки, однако работодатели могут использовать оставшиеся бланки старого образца без ограничения срока.
Где берутся новые бланки трудовых книжек
Приобретать бланки могут только юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям производителя. Основные источники:
- Официальные распространители ГОЗНАК, список которых размещён на сайте Минфина РФ;
- Уполномоченные поставщики полиграфической продукции, имеющие лицензию на работу с государственными знаками;
- Специальные центры государственных закупок (если организация участвует в государственных тендерах).
При покупке необходимо получить:
- Сертификат соответствия ГОЗНАК;
- Акт приёма‑передачи партии бланков (с указанием серии и диапазона номеров).
Порядок учёта бланков трудовых книжек
Приходно‑расходная книга (ПРК)
Ведётся бухгалтерией организации. В ней фиксируются все операции с бланками:
| Дата | Тип операции | Серия | Номер (от‑до) | Кол‑во | Контрагент / Получатель | Подпись ответственного |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Приход | А‑2026 | 001‑050 | 50 | ООО «Полиграф‑Сервис» | И. Иванов | |
| Расход (выдача) | А‑2026 | 001‑001 | 1 | Петров А. В. | С. Смирнова |
Книга учёта движения трудовых книжек (КУДТК)
Ведётся отделом кадров. В ней фиксируются готовые книжки, полученные от соискателей и выданные сотрудникам:
| Дата | Серия | Номер | ФИО сотрудника | Действие | Основание | Подпись кадровика |
|---|---|---|---|---|---|---|
| А‑2026 | 001 | Сидоров К. И. | Выдача | Трудовой договор № 12 | М. Морозова | |
| А‑2026 | 001 | Сидоров К. И. | Возврат | Увольнение | М. Морозова |
Связь ПРК и КУДТК
Для корректного отражения движения необходимо, чтобы каждая запись о выдаче бланка в ПРК имела соответствующую запись в КУДТК о выдаче готовой книжки (и наоборот – возврат). Это позволяет избежать «пропажи» бланков и обеспечить прозрачность контроля.
Формы и образцы журналов
Готовые формы журналов можно скачать с официальных сайтов:
- КонсультантПлюс – образец книги учёта движения трудовых книжек;
- Гарант.ру – приходно‑расходная книга по учёту бланков.
При печати журналов следует использовать:
- Бумагу формата А4, плотностью не менее 80 г/м²;
- Шрифты: Times New Roman, размер 12 пт;
- Поле слева – 2 см (для подписи), остальные – 1,5 см.
Хранение и охрана бланков
Бланки, находящиеся в запасе, должны храниться в условиях, исключающих:
- Повреждение от влаги и перепадов температуры;
- Неавторизованный доступ (только уполномоченный персонал).
Рекомендуется использовать:
- Закрытый металлический шкаф с замком;
- Контроль доступа (карточный или биометрический);
- Регулярный инвентаризационный пересчёт (не реже 1‑го раза в полугодие).
Практические рекомендации для работодателей
Чтобы учёт бланков был безупречным, следуйте чек‑листу:
- Заключите договор с официальным поставщиком ГОЗНАК и получите акт приёма‑передачи.
- Оформите приходно‑расходную книгу в бухгалтерии и книгу движения в кадровой службе.
- Назначьте ответственного за контроль наличия бланков (обычно – главный бухгалтер).
- Проведите инструктаж персонала о порядке выдачи и возврата бланков.
- Внедрите электронный журнал (Excel/1С) в качестве резервной копии.
- Проводите полугодовые инвентаризации и сверяйте их с данными ПРК и КУДТК.
- В случае обнаружения расхождений – сообщите в инспекцию труда и проведите внутреннее расследование.
Учет бланков трудовых книжек – обязательный элемент кадровой и бухгалтерской практики любой организации. Правильное оформление приходно‑расходной книги, ведение книги движения трудовых книжек и соблюдение требований ГОЗНАК позволяют избежать штрафов, обеспечить достоверность трудовой истории сотрудников и поддерживать высокий уровень внутреннего контроля.
Помните, что каждый бланк имеет уникальный номер и серию, а их движение должно фиксироваться в двух независимых регистрах. При соблюдении описанных выше правил ваш бизнес будет соответствовать законодательству и избежит неприятных ситуаций при проверках.
Дата публикации: г.