Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж работника. В бухгалтерском учёте она относится к документам строгой отчётности и учитывается как материальная ценность (бланк) и/или как забалансовый объект. Ниже подробно рассмотрены правила отражения в бухгалтерском учёте операций, связанных с приобретением, выдачей, удержанием и списанием бланков трудовых книжек.

Нормативно‑правовая база

• План счетов бухгалтерского учёта (ПСБУ) Приказ Минфина России от № 94н.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67) – порядок выдачи и ведения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от № 353н «Об утверждении формы трудовой книжки».
• Методические рекомендации по учёту бланков документов строгой отчётности (внутренний регламент организации).

Классификация бланков трудовых книжек

1. Бланки основной части (основная трудовая книжка).
2. Вкладыши (страницы‑вкладыши, используемые для заполнения в случае износа основной части).
3. Дополнительные формы (справки, листы подтверждения стажа и т.п.).

Все перечисленные бланки относятся к документам строгой отчётности и учитываются на забалансовом счёте 006 «Бланки документов с определённой степенью защиты» в разрезе «Трудовые книжки и вкладыши».

Учет приобретения бланков

Счёт учёта

• Счёт 10 «Материалы» – если бланки учитываются как материальная ценность (стоимость их известна, они находятся в материальном учёте).
• Счёт 006 «Бланки документов с определённой степенью защиты» – забалансовый счёт, используется для контроля наличия и движения бланков.

Пример проводки при покупке бланков (безвозмездно от поставщика)

Примечание: Если стоимость бланков незначительна (меньше 10 000 р.) и их количество небольшое, их можно сразу учитывать на счёте 006 без промежуточного отражения на 10 «Материалы».

Выдача трудовой книжки работнику

Выдача безвозмездно (по закону)

Трудовая книжка выдаётся работнику бесплатно. При этом в бухгалтерском учёте фиксируется только движение бланка со счёта 006 на счёт 91 «Прочие расходы» (или 91.03 «Расходы на обеспечение работников») в виде списания бланка.

Выдача за плату (если работник платит за бланк)

В случае, когда работник оплачивает бланк (например, при замене изношенного), проводки выглядят так:

1. Получение денежных средств от работника:

   Дт 51 «Расчетные счета» – Кт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – Сумма оплаты бланка.

2. Списание бланка:

   Дт 91.03 «Расходы на обеспечение работников» – Кт 006 «Бланки документов» – Сумма стоимости бланка.

Удержание стоимости бланка из заработной платы

Если стоимость бланка удерживается из зарплаты, то отражается в виде удержания из фонда оплаты труда:

Возврат и списание бланков

Возврат бланка от работника (например, при увольнении)

Если работник возвращает бланк (например, в случае ошибки), бланк возвращается на счёт 006:

Дт 006 «Бланки документов» – Кт 91.03 «Расходы на обеспечение работников» – Сумма стоимости бланка.

Списание изношенных или утерянных бланков

Списание производится на основании акта списания:

Учет в бюджетных организациях

Для бюджетных организаций порядок отражения аналогичен, но используется отдельный субсчёт 91.04 «Расходы бюджетных организаций» и отдельные аналитические разрезы (по статьям бюджета). При приобретении бланков средства, затраченные на их покупку, учитываются в расходах бюджета и списываются в том же порядке, что и в коммерческих организациях.

Практические рекомендации

• Вести регистр бланков – журнал, где фиксируются даты поступления, количество, серийные номера и дата выдачи.
• Оформлять акт приёма‑передачи при выдаче и возврате бланков.
• При выдаче бесплатных бланков использовать счёт 91.03 (или 91.04 в бюджете) – это позволяет отразить расход на обеспечение работников.
• Если бланк оплачивается работником, обязательно оформить договор/платёжное поручение и отразить поступление в счёт 51 (или 52 «Касса»).
• Контролировать остаток бланков на счёте 006 – при его отрицательном балансе необходимо оформить дополнительную закупку.
• Для упрощения учёта можно использовать список «Трудовые книжки и вкладыши» в системе 1С:Бухгалтерия, где каждый бланк имеет уникальный идентификатор.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли начислять НДС при покупке бланков?

Да, если поставщик является плательщиком НДС, налог учитывается в составе стоимости бланков (счёт 19 «Налог на добавленную стоимость»).

Можно ли списать бланки в качестве «прямых расходов»?

Бланки относятся к «прочим расходам», но в аналитическом учёте их можно отнести к статье 91.03 «Расходы на обеспечение работников», что считается прямыми расходами на персонал.

Как отразить стоимость бланка, если он был получен в дар от поставщика?

В этом случае стоимость бланка учитывается по справедливой стоимости (обычно – рыночная цена). Проводка будет аналогична обычной покупке, но в пояснении указывается «получено в дар».

Что делать, если работник отказывается платить за бланк?

По Трудовому кодексу бланк выдаётся бесплатно, поэтому в бухгалтерском учёте следует оформить бесплатную выдачу (см. пункт 4.1).

Отражение в учете трудовых книжек включает три основных этапа:

1. Учёт приобретения бланков (счета 10 и 006).
2. Учёт выдачи (списание с 006, отражение расходов на 91.03/91.04, возможные удержания из зарплаты).
3. Учёт возврата и списания изношенных бланков (корректировка 006 и 91).

Соблюдение нормативных требований и ведение детального регистра бланков позволяют избежать ошибок в бухгалтерском учёте и обеспечить прозрачность контроля над документами строгой отчётности.

Статья подготовлена на основе актуальной информации на и рекомендаций системы «КонсультантПлюс».