В процессе оформления новых сотрудников, а также при оформлении переходов между местами работы, часто возникает необходимость попросить работника предоставить свою трудовую книжку․ Такое письмо может быть отправлено как работодателем, так и самим сотрудником (в случае утери или необходимости подтверждения трудового стажа)․ Ниже – подробный разбор того, как правильно составить письмо‑просьбу явиться с трудовой книжкой, какие нюансы следует учитывать и какие ошибки часто допускаются․
Зачем запрашивают трудовые книжки?
Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий:
- место и дату трудоустройства;
- подписи работодателей;
- сведения о периодах работы и местах работы;
- сведения о стаже и должностных изменениях․
Эти данные нужны для:
- Подтверждения трудового стажа при расчёте пенсионных выплат․
- Верификации сведений при приёме на новую должность․
- Регистрации в системе электронного документооборота (ЭДО) при переходе на электронные трудовые книжки․
Как правильно сформулировать просьбу?
Структура письма обычно выглядит так:
- Шапка – реквизиты отправителя (название организации, адрес, телефон, e‑mail)․
- Дата – указание даты составления письма․
- Адресат – ФИО сотрудника, его должность․
- Тема – коротко формулируется суть запроса․
- Текст обращения – объяснение причины просьбы, ссылка на нормативные акты (если есть), указание сроков․
- Заключительная часть – благодарность, контактные данные для связи․
- Подпись – ФИО, должность, печать (при необходимости)․
Пример оформления:
ООО «Пример»
ул․ Ленина, д․ 10, г․ Москва, 123456
тел․: +7 (495) -23‑45‑67
e‑mail: info@example․ru
Иванов И․И․
Должность: менеджер по продажам
Тема: Просьба предоставить трудовые книжки для оформления электронного документа
Уважаемый Иван!
В связи с переходом на электронные трудовые книжки, в соответствии с Постановлением Минтруда России от № 140554, просим предоставить две трудовые книжки, которые Вы имеете, для их последующего внесения в электронную форму․ Выберите одну из них для дальнейшего ведения, а вторую оставьте у себя в архиве․
Просим принести оригиналы документов в отдел кадров в течение 5 рабочих дней, начиная с 25 мая 2026 г․
Заранее благодарим за сотрудничество․
Подпись
Иванова А․А․
Директор по персоналу
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие указания срока – без конкретного времени сотрудники могут откладывать предоставление документов․ Решение: чётко указать дату и срок․
- Неуказание причины запроса – без объяснения сотрудник может не понять важность процесса․ Решение: ссылаться на нормативные акты и внутренние регламенты․
- Неправильное оформление подписи – подпись без указания должности может быть недействительной․ Решение: подпись должна сопровождаться должностью и, при необходимости, печатью․
- Запрос только одной книжки – по закону требуется предоставить обе книжки, чтобы можно было выбрать одну для ведения․ Решение: чётко указать, что требуются обе․
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если у сотрудника нет оригиналов, он может:
- Подать в HR запрос о выдаче копии (при наличии копий в архиве организации)․
- Обратиться в пенсионный фонд за выпиской трудового стажа․
- В случае невозможности восстановления – оформить заявление о потере и запросить подтверждение стажа через другие документы (трудовые договоры, справки о работе)․
Переход на электронные трудовые книжки
С 2021 года в России действует норма, позволяющая вести трудовые книжки в электронном виде․ При этом:
- Оригиналы бумажных книжек всё равно могут потребоваться для первичной записи в системе․
- Электронные книжки хранятся в защищённом облаке, доступ к которым имеет только уполномоченный персонал․
- Переход требует согласования с сотрудником и ввода данных в электронную форму․
Краткое резюме
Письмо‑просьба явиться с трудовой книжкой – важный документ, позволяющий корректно оформить переходные процессы в кадровой работе․ Чтобы запрос был эффективным, необходимо:
- чётко сформулировать тему и цель;
- указать сроки и причину запроса;
- попросить предоставить обе книжки;
- чётко обозначить дальнейшие действия (где и когда сдавать оригиналы);
- подписать документ должным образом․
Соблюдая эти рекомендации, вы минимизируете риск задержек в оформлении трудовых отношений и обеспечите соответствие требованиям трудового законодательства․
Полезные ссылки:
- Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты РФ
- Портал Пенсионного фонда России
- КонсультантПлюс – нормативные акты трудового права