Санкт-Петербург, как и вся Россия, активно переходит на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако для бумажных трудовых книжек (ТК) порядок учета остается строго регламентированным. В этой статье подробно разберем, как правильно вести учет движения трудовых книжек и вкладышей в них на предприятиях Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Ключевой документ: Журнал (Книга) учета движения трудовых книжек

Обязанность работодателя вести журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них прямо предусмотрена законодательством. Это требование содержится в п. 40 Порядка (Приказ Минтруда России от № 320н) и контролируется инспекторами Государственной инспекции труда (Роструда).

Для чего нужен журнал учета?

Журнал служит для фиксации всех перемещений бумажных трудовых книжек внутри организации. Это касается:

• Выдачи ТК сотруднику при приеме на работу.
• Получения ТК от сотрудника при увольнении.
• Передачи ТК в архив организации.
• Выдачи ТК сотруднику для внесения записи (например, о новой работе) с последующим возвратом.
• Выдачи вкладышей (при замене ТК из-за испорченности или переполнения).

Как должен выглядеть журнал?

Форма журнала не установлена единообразно, но он должен содержать обязательные реквизиты:

1. Номер записи (сквозная, без пропусков и исправлений).
2. Дата движения (когда ТК выдана/получена).
3. ФИО сотрудника.
4. Номер трудовой книжки (и вкладыша, если применимо).
5. Основание движения (приказ о приеме/увольнении, расписка сотрудника и т.д.).
6. Подписи ответственных лиц (выдавшего и принявшего).

Важные нюансы по ведению журнала:

• Нумерация записей должна быть последовательной. Если в журнале нарушена нумерация, это считается нарушением. Исправлять нужно аккуратно, с пояснительной записью и подписями, либо завести новый журнал с корректным началом.
• Отправка ТК почтой при увольнении. Если сотрудник не явился за книжкой, а работодатель отправляет ее заказным письмом, обязательно нужно сделать соответствующую запись в журнале об этом факте, указав номер почтового отправления и дату отправки.
• Электронные трудовые книжки (ЭТК). Если сотрудник оформляет ЭТК, то бумажная трудовая книжка не заводится и не учитывается. Информацию об этом (о факте оформления ЭТК) отражают в личной карточке работника (форма Т-2) и в других кадровых документах, но не в журнале учета движения бумажных ТК, так как движения бумажного носителя не происходит.

Ситуация в Санкт-Петербурге и Ленобласти: статистика и тренды

По данным управляющего отделением Социального фонда России по Санкт-Петербургу и Ленинградской области, на начало 2026 года:

• Более 73 000 жителей региона оформили электронные трудовые книжки с начала 2026 года.
• Доля отказавшихся от бумажного носителя в пользу ЭТК составляет свыше 67% от всех оформленных в этом году.

Этот тренд указывает на стремительный переход на цифровой формат. Однако для тысяч работников, остающихся на бумажных книжках (особенно в бюджетной сфере, у пенсионеров, в малом бизнесе), а также для работодателей, обязанных хранить архивные бумажные ТК, правила учета остаются в силе.

Практические шаги для работодателя в СПб

Обеспечьте журнал.

Приведите в порядок существующий журнал или заведите новый. Используйте пронумерованные формы или создайте электронный табличный документ с обязательными полями, который можно распечатывать и скреплять.

Назначьте ответственного.

Обычно это кадровик или сотрудник отдела административно-хозяйственной работы. Ответственный должен понимать правила и не допускать пропусков записей.

Внедрите четкий регламент.

Разработайте внутренний документ (инструкцию), где пропишите:

• Кто и при каких обстоятельствах может получить/выдать ТК.
• Обязательность расписки сотрудника о получении/сдаче ТК (это основа для записи в журнале).
• Порядок действий при увольнении и отправке ТК почтой.
• Место хранения журнала (в кадровом отделе, в сейфе).

Проверьте архив.

Убедитесь, что все ранее выданные и возвращенные бумажные ТК учтены. При сдаче в архив делаются соответствующие отметки в журнале.

Информируйте сотрудников.

Разъясните сотрудникам, что при увольнении они обязаны вернуть бумажную ТК (или дать расписку об ее получении). При оформлении ЭТК объясните процедуру.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие журнала. Самый грубый промах. Нужно завести в любом случае, даже если в компании всего несколько сотрудников с бумажными ТК.
• Непоследовательная нумерация. Записывайте номера строго по порядку. Не используйте «а», «б», «в» вместо цифр.
• Неполные записи. Запись только «Выдал Иванову» без номера ТК, даты и подписи не имеет силы.
• Путаница с ЭТК. Не пытайтесь вписать в бумажный журнал информацию об электронной книжке. Это разные системы учета.
• Потеря журнала. Храните его так же ответственно, как и сами трудовые книжки. Это юридически значимый документ.

В Санкт-Петербурге, как и по всей стране, идет активный переход на электронные трудовые книжки. Однако до полного отмирания бумажного носителя пройдет еще время. Пока бумажные ТК существуют, работодатель обязан вести их строгий и аккуратный учет по журналу. Соблюдение этих простых правил защитит компанию от претензий со стороны трудовой инспекции, судов и самих работников, а также обеспечит сохранность важнейших документов об их трудовой деятельности.

Статья подготовлена на основе требований Приказа Минтруда России № 320н и информации о ситуации в Санкт-Петербурге и Ленинградской области (данные на 22 мая 2026 года).