Одной из ключевых кадровых обязанностей работодателя является строгий и безошибочный учет движения трудовых книжек. Это не просто формальность‚ а прямое требование трудового законодательства РФ‚ нарушение которого может повлечь административную ответственность. В статье подробно разберем‚ что такое учет‚ как его вести‚ какие документы использовать и на кого возложена эта ответственность.

Законодательная основа: что обязывает Трудовой кодекс?

Основные требования закреплены в статье 66 ТК РФ и Постановлении Правительства РФ от № 132. Согласно им‚ работодатель обязан вести два отдельных вида учета:

1. Приходно-расходную книгу (журнал) по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Здесь фиксируются чистые‚ неиспользованные бланки.
2. Книгу (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это основной документ‚ отражающий все операции с уже выданными или принятыми от работников трудовыми книжками.

Книга учета движения трудовых книжек: назначение и содержание

Данный журнал, это «история жизни» каждой трудовой книжки в организации. В него заносятся сведения обо всех трудовых книжках‚ которые:

• Приняты от работника при приеме на работу.
• Выданы работнику (в т.ч. временно‚ на основании ст. 62 ТК РФ).
• Получены обратно от работника при увольнении или при временной выдаче.
• Переданы вместе с вкладышами при их оформлении.

Какие реквизиты обязательно указывать в журнале?

По каждому факту движения вносится запись со следующими данными:

• Порядковый номер записи.
• Дата операции (прием/выдача/возврат).
• Серия и номер трудовой книжки (или вкладыша).
• ФИО работника‚ которому выдана/от которого принята книжка.
• Подпись работника (или его родственника‚ если книжка выдается по наследству) и расписка о получении.
• Подпись ответственного лица (кадровика или иного уполномоченного сотрудника).
• Примечания (например‚ «выдана временно для предоставления в военкомат»‚ «принята при увольнении»).

Кто обязан вести учет? Ответственность

Обязанность по ведению журнала лежит на работодателе. На практике эту функцию выполняет:

• Специалист отдела кадров (кадровый работник).
• В малых организациях без отдела кадров, бухгалтер или руководитель.

Важно: если ведение учета поручено конкретному сотруднику‚ его обязанности должны быть четко прописаны в должностной инструкции. За неисполнение или ненадлежащее исполнение этих обязанностей работодатель (юридическое лицо) и его должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности по ст; 5.27 КоАП РФ.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Это один из самых важных и часто задаваемых вопросов. Официальная позиция Минтруда России‚ изложенная в письме от № 14-6/ООГ-6245‚ однозначна:

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде НЕЛЬЗЯ.

Требование закона предполагает ведение бумажного журнала по установленной форме (утверждена Приказом Минтруда России).

А что насчет электронных трудовых книжек (ЭТК)?

Здесь действуют другие правила. С (и в полном объеме с ) работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки в информационной системе (ИС) «Работа в России». Учет сведений об электронных трудовых книжках ведется в этой системе автоматически. Однако это НЕ отменяет необходимости вести бумажный журнал учета движения для тех работников‚ у которых еще сохранилась бумажная трудовая книжка‚ или для учета вкладышей в бумажные книжки.

Практические советы по ведению журнала

1. Используйте утвержденную форму. Бланк журнала утвержден Приказом Минтруда России от № 69. Его можно скачать на сайтах юридических справочников или разработать самостоятельно‚ но с обязательным включением всех реквизитов‚ указанных выше.
2. Ведите журнал последовательно‚ без пропусков и исправлений. Ошибки корректируйте путем вычеркивания неверной записи с сохранением ее читаемости‚ с указанием верных данных и подписью ответственного лица; Нельзя использовать корректирующую жидкость.
3. Связывайте записи с другими документами. На каждую выдачу трудовой книжки (в т.ч. временную) должен быть документ: приказ о приеме/увольнении‚ расписка работника (ст. 62 ТК РФ) или заявление. Номер такого документа желательно указывать в графе «Примечания» журнала.
4. Храните журнал вместе с трудовыми книжками. Это важный документ‚ который должен быть доступен для проверки Государственной инспекцией труда (ГИТ) или иными контролирующими органами. Срок хранения — не менее 75 лет (как и сами трудовые книжки).
5. Учет при увольнении и смерти работника. При увольнении книжка принимается от работника‚ в журнале делается соответствующая запись и расписка. Если работник умер‚ книжка выдается его наследникам (родственникам) только при наличии нотариально заверенного свидетельства о праве на наследство. В журнале указываются ФИО родственника‚ реквизиты его паспорта и расписка о получении.

Типичные ошибки и их последствия

• Отсутствие журнала или его ведение с нарушениями. Штраф для должностных лиц — от 5 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Для юридического лица — от 60 000 до 80 000 руб. или дисквалификация должностных лиц.
• Смешение учета бланков и учета движения. Это разные журналы. Бланки, это «сырье»‚ движение — это «готовая продукция».
• Неучет временной выдачи. Временная выдача по ст. 62 ТК РФ (например‚ для оформления документов в военкомат‚ банк) должна быть документально оформлена и отражена в журнале с указанием даты возврата.
• Потеря журнала. Это равносильно потере документов по учету труда‚ что является серьезным нарушением.

Ведение книги учета движения трудовых книжек — это обязательная‚ строго регламентированная процедура. Ключевые правила:

1. Ведется бумажный журнал по установленной форме.
2. Учитываются все операции: прием‚ выдача (включая временную)‚ возврат‚ передача вкладышей.
3. Каждая запись должна содержать полные реквизиты и подписи.
4. Ответственность лежит на работодателе и конкретном кадровом специалисте.
5. Учет бумажных книжек не заменяет ведение электронных трудовых книжек в ГИС «Работа в России».

Соблюдение этих простых правил обеспечит защиту интересов как работника‚ так и работодателя и позволит избежать проблем при проверках.

Статья составлена на основе анализа действующего законодательства РФ (ТК РФ‚ Постановление Правительства №132‚ письма Минтруда) по состоянию на 22 мая 2026 года. Перед применением рекомендуется уточнять актуальность норм в правовых базах.