Ведение трудовых книжек — обязательная процедура для каждого работодателя. При приеме новых сотрудников‚ впервые начинающих трудовую деятельность‚ а также при необходимости выдачи вкладышей‚ компания обязана приобретать бланки строгой отчетности за свой счет. У бухгалтеров часто возникает вопрос: к какой статье затрат отнести покупку трудовых книжек и как правильно организовать их учет? Разберемся во всех нюансах с учетом актуальных требований законодательства.
Бухгалтерский учет: на каком счете отразить?
Трудовая книжка является бланком строгой отчетности. Поэтому их поступление и движение нельзя учитывать просто как обычные канцтовары. Согласно правилам бухгалтерского учета‚ приобретенные бланки трудовых книжек и вкладышей в них необходимо отражать на забалансовом счете (как правило‚ это счет 006 «Бланки строгой отчетности»).
Что касается затрат на покупку‚ то они формируються на счетах учета расходов. Поскольку трудовые книжки не относятся напрямую к производственному процессу и не формируют себестоимость продукции (работ‚ услуг)‚ их приобретение отражается в составе прочих расходов.
- Дебет 76 (60) — Кредит 51 — оплата поставщику за бланки трудовых книжек;
- Дебет 19 — Кредит 76 (60), учтен входящий НДС;
- Дебет 68 — Кредит 19 — НДС принят к вычету;
- Дебет 91.2 (Прочие расходы) — Кредит 76 (60) — стоимость бланков (без НДС) учтена в расходах;
- Дебет 006 — приняты к учету бланки строгой отчетности (в условной оценке‚ например‚ 1 рубль за бланк).
Налоговый учет: какая статья затрат по НК РФ?
При расчете налога на прибыль важно понимать‚ можно ли учесть расходы на покупку бланков. Здесь все зависит от того‚ возмещает ли работник стоимость книжки или работодатель выдает ее безвозмездно.
Работник возмещает стоимость бланка
Согласно законодательству‚ при выдаче трудовой книжки (или вкладыша) работодатель вправе удержать с сотрудника стоимость бланка в размере понесенных затрат на его приобретение. При этом:
- Сумма возмещения‚ полученная от работника‚ включается в состав доходов организации.
- Расходы на покупку бланка (за вычетом НДС) включаются в состав прочих расходов.
- Если сумма возмещения равна величине затрат организации на приобретение бланка‚ то финансовый результат (прибыль) по этой операции равна нулю.
Важно: НДС‚ предъявленный организации при покупке‚ не включается в расходы‚ а принимается к вычету. При взыскании платы с работника НДС предъявляется ему дополнительно к цене бланка (согласно п. 1 ст. 168 и п. 1 ст. 170 НК РФ).
Безвозмездная выдача трудовой книжки
Многие компании решают не удерживать стоимость бланка с сотрудников‚ выдавая трудовые книжки бесплатно. Однако в этом случае действует жесткое правило: расходы на покупку трудовых книжек‚ выданных безвозмездно‚ нельзя учесть в расходах налоговой базы по прибыли. Об этом прямо сказано в Письме Минфина России от № 03-03-06/3/50014.
Относятся ли трудовые книжки к расходам на оплату труда (ст. 255 НК РФ)?
Статья 255 НК РФ посвящена затратам на оплату труда. Бухгалтеров иногда интересует‚ можно ли «спрятать» стоимость бланков в эту статью. Ответ — нет. Затраты по приобретению трудовых книжек не относятся к расходам на оплату труда‚ а также не включаются в себестоимость продукции (работ‚ услуг). Это именно прочие расходы‚ связанные с обеспечением документооборота организации.
Удержание стоимости из зарплаты и применение ККТ
При удержании стоимости трудовой книжки из заработной платы работника у работодателей часто возникает вопрос о необходимости применять контрольно-кассовую технику (ККТ).
Согласно Письму ФНС России от № АС-4-20/16571‚ удержание денежных средств из зарплаты сотрудника в счет компенсации затрат‚ понесенных работодателем в связи с осуществлением трудовой деятельности (в т.ч. за приобретение бланка трудовой книжки)‚ не образует природы термина «расчеты» в понимании Федерального закона № 54-ФЗ. Это означает‚ что пробивать кассовый чек при удержании стоимости бланка из зарплаты не нужно.
Учет бланков и случаи порчи
Все бланки должны быть отражены в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Именно сумма‚ указанная в этой книге‚ служит ориентиром для того‚ какую сумму работодатель обязан взыскать с сотрудника.
Существуют исключения‚ когда работодатель не имеет права удерживать стоимость бланка:
- Утрата трудовой книжки по вине работодателя. В этом случае организация обязана выдать дубликат абсолютно бесплатно для сотрудника‚ покрывая все расходы самостоятельно (однако учесть их в налоговых расходах также будет нельзя).
- Порча бланка по вине работодателя (например‚ кадровик испортил бланк при заполнении). Испорченные бланки списываются актом‚ и их стоимость также ложится на плечи компании.
Краткие выводы
- Покупка трудовых книжек относится к статье «Прочие расходы» (счет 91.2)‚ а не на себестоимость или оплату труда.
- Бланки учитываются на забалансовом счете 006 как бланки строгой отчетности.
- Если работник компенсирует стоимость бланка‚ доходы и расходы в налоговом учете взаимно компенсируются (прибыль = 0).
- При бесплатной выдаче книжки или ее утрате по вине компании‚ учесть расходы в целях налогообложения прибыли нельзя.
- Удержание стоимости бланка из зарплаты не требует применения онлайн-кассы.
Грамотный учет трудовых книжек позволяет избежать претензий со стороны налоговых органов и обеспечивает правильное формирование финансового результата организации.