Учет трудовых книжек – один из важнейших элементов кадрового и бухгалтерского учета в любой организации․ С 2024 года в России вводятся новые формы трудовых книжек, которые отличаются как внешним видом, так и способом ведения записей․ В статье рассмотрим, что представляет собой новая трудовая книжка, какие нормативные акты регулируют её учёт, а также подробно опишем порядок регистрации, хранения и отражения в бухгалтерском учёте․

Что такое «новая» трудовая книжка?

Новая трудовая книжка (форма №2) – это документ, оформляемый в электронном виде и/или в виде печатного бланка, соответствующий требованиям Федерального закона «О трудовых книжках» от № 2‑ФЗ․ Основные отличия от прежних форм:

• Увеличенный объём полей для записи сведений о стаже, квалификации и профессиональном росте․
• Возможность ведения записей в электронном реестре через сервис Госуслуги и Электронный кабинет работодателя․
• Обязательное указание уникального идентификатора (УИ) книги, который генерируется ФНС․
• Сокращённый срок хранения бумажных копий – 5 лет после окончания трудовых отношений (при наличии электронного реестра)․

Нормативно-правовая база

Учет новых трудовых книжек регулируется следующими актами:

1. Федеральный закон «О трудовых книжках» № 2‑ФЗ от г․
2. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статьи 65‑71․
3. Приказ Минтруда России № ТК‑5/2024 от г․ «Об утверждении формы новой трудовой книжки и порядка её ведения»․
4. Приказ ФНС № ЭД‑03‑2025 «Об обязательном использовании электронных реестров трудовых книжек»․
5. Методические рекомендации по бухгалтерскому учёту кадровых документов, опубликованные Контур․Экстерн (апрель‑2024)․

Порядок оформления и выдачи новой трудовой книжки

Приём на работу

При заключении трудового договора работодатель обязан:

• Сформировать электронный реестр записи о приёме в системе Госуслуги (или в специализированном программном обеспечении работодателя)․
• Выдать сотруднику бумажный вариант новой трудовой книжки, если он запросил её в печатном виде․
• Внести запись в книгу движения трудовых книжек (см․ пункт 4)․

Приём на работу в электронном виде

Если сотрудник согласен на электронный вариант, запись делается только в электронный реестр․ При этом в журнале движения книжек фиксируется факт выдачи электронного реестра (№ п/п, дата, ФИО сотрудника)․

Книга движения трудовых книжек

Книга движения – это регистр, в котором фиксируются все операции с трудовыми книжками (выдача, возврат, уничтожение, передача в архив)․ Ведение книги является обязательным независимо от того, используется ли электронный реестр․

Формат книги

Что фиксировать

• Дата и время операции․
• ФИО сотрудника․
• Тип операции (выдача, возврат, передача в архив, уничтожение)․
• Уникальный идентификатор новой трудовой книжки․
• Подпись (или электронную подпись) ответственного лица․

Отражение в бухгалтерском учёте

Согласно методическим рекомендациям Контур․Экстерн (апрель‑2024), операции с трудовыми книжками отражаются на субсчете 71․01 «Кадровый учет» бухгалтерского учета․ Ниже – типовые проводки․

Выдача новой трудовой книжки

Дт 71․01 «Кадровый учет» – Кт 71․02 «Кадровый инвентарь» (сумма – стоимость печати/изготовления)

Если книжка выдаётся в электронном виде, стоимость считается нулевой, но фиксируется запись о движении в журнале․

Возврат (уничтожение) книжки

Дт 71․02 «Кадровый инвентарь» – Кт 71․01 «Кадровый учет» (списание стоимости)

Перемещение в архив

Перемещение в архив не меняет стоимости, но в примечании к проводке указывается «Перемещение в архив (УИ‑xxxx)»․ Это важно для последующего аудита․

Хранение и архивирование

Согласно Приказу Минтруда № ТК‑5/2024, новые трудовые книжки хранятся:

• Электронные реестры – в облачном сервисе Министерства труда, доступ к которым имеет только уполномоченный персонал․
• Бумажные копии – в специально отведённом помещении, защищённом от влаги и прямого солнечного света, срок хранения – 5 лет после завершения трудовых отношений․

После истечения срока хранения бумажные копии подлежат уничтожению с подтверждением в книге движения (операция «Уничтожение»)․

Особенности учёта при увольнении

При увольнении необходимо выполнить следующие шаги:

1. Снять подпись сотрудника с последней записи в трудовой книжке (если книжка в бумажном виде)․
2. Внести запись о завершении трудовых отношений в электронный реестр․
3. Сделать запись в книге движения: «Возврат» (для бумажных книг) или «Закрытие записи» (для электронных)․
4. Отразить в бухгалтерском учёте списание стоимости книжки (если она была списана ранее – проводка не требуется)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вести отдельный журнал для электронных трудовых книжек?

Да․ Даже при полностью электронном учёте в журнале движения фиксируются даты создания, изменения и закрытия записей, а также ФИО ответственного лица․

Как оформить уничтожение бумажной трудовой книжки?

Уничтожение производится в присутствии двух сотрудников (один из отдела кадров, второй – представитель бухгалтерии)․ В книге движения делается запись «Уничтожение», указывается причина (например, истёк срок хранения) и подписи обеих лиц․

Можно ли использовать старую форму трудовой книжки после 2024 года?

С старые формы более не считаются действительными для новых трудовых отношений․ Однако они могут использоваться для сотрудников, принятых на работу до этой даты, при условии, что в их трудовой истории присутствует переход на новую форму․

Учет новых трудовых книжек – процесс, требующий согласованного взаимодействия кадровой службы, бухгалтерии и ИТ‑подразделения․ Правильное оформление, ведение книги движения и отражение операций в бухгалтерском учёте позволяют избежать штрафов, упростить аудит и обеспечить прозрачность кадровой политики компании․

Ключевые рекомендации:

• Обязательно внедрить электронный реестр через сервисы Госуслуги или специализированные программы․
• Вести книгу движения в соответствии с Приказом Минтруда № ТК‑5/2024․
• Отражать все операции на субсчете 71․01/71․02 в бухгалтерском учёте․
• Соблюдать сроки хранения и правила уничтожения бумажных копий․

Следуя этим правилам, организация будет соответствовать законодательным требованиям и обеспечит надёжный контроль над кадровыми документами․