С 1 января 2021 года в России действует новая система ведения трудовых — электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако вопрос о выдаче на руки бумажной трудовой книжки по-прежнему актуален для миллионов работников, у которых она была оформлена до этой даты. В этой статье подробно разберем, в каких случаях работодатель обязан или имеет право выдать бумажный документ сотруднику.

Ключевое правило: система с 2021 года

С 1 января 2021 года работодатели больше не оформляют бумажные трудовые книжки для впервые устраивающихся на работу; Все сведения о приёме на работу, переводах и увольнении таких сотрудников вносятся исключительно в электронную форму и передаются в Социальный фонд России (СФР).

Таким образом, бумажная трудовая книжка продолжает существовать и вестись только для тех работников, у которых она была оформлена до 1 января 2021 года.

Три основных случая выдачи бумажной книжки на руки

При увольнении (основной случай)

Это самая частая и обязательная для работодателя ситуация.

• В день увольнения (последний рабочий день по трудовому договору) работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку с внесённой записью об увольнении.
• Если работник по какой-то причине не явился за книжкой в последний день, он должен подать письменное заявление о её выдаче. В этом случае работодатель обязан выдать документ в течение 3 рабочих дней с даты подачи заявления (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

По письменному заявлению работника о переходе на ЭТК

Если у работника уже есть бумажная книжка (оформленная до 2021 года), он может добровольно отказаться от её дальнейшего ведения и перейти на электронную форму.

1. Работник подаёт работодателю письменное заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в форме электронного документа (т.е. об отказе от бумажной книжки).
2. Работодатель обязан выдать ему имеющуюся бумажную книжку на руки под подпись в течение 3 рабочих дней с даты подачи заявления.
3. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ведение и хранение этой книжки.
4. Важно! После такого отказа отменить решение невозможно. Запись об отказе вносится в саму бумажную книжку.

При утрате или порче (выдача дубликата)

Если бумажная трудовая книжка утеряна или повреждена, работодатель (или орган, хранивший её) обязан выдать дубликат. Порядок выдачи дубликата регулируется отдельными нормативными актами.

Способы выдачи бумажной книжки на руки

Работодатель может передать документ работнику одним из трёх способов:

• На руки лично (под расписку) — основной и самый распространённый способ.
• По почте заказным письмом с уведомлением о вручении, только с согласия работника.
• По доверенности третьему лицу — только с согласия работодателя (обычно требуется нотариально заверенная доверенность).

Обязанность работника после получения

Если работник получил бумажную трудовую книжку на руки (в т.ч. по собственному заявлению об отказе от её ведения), он обязан в течение 3 рабочих дней с момента получения передать её в орган СФР (или иной уполномоченный орган) для дальнейшего хранения и внесения записей в ЭТК. Невыполнение этой обязанности может повлечь проблемы с подтверждением трудового стажа в будущем.

Краткая памятка: когда выдаём?

Бумажная трудовая книжка — это исторический документ для работников, начавших трудовую деятельность до 2021 года. Работодатель обязан грамотно организовать её выдачу: в день увольнения или по заявлению в строгом соответствии с Трудовым кодексом. При этом ключевая задача — обеспечить передачу документа в СФР для сохранения непрерывности электронной записи. Для новых же работников система полностью перешла в цифровой формат, и бумажный носитель не предусмотрен.