Тема статьи: трудовые книжки, их движение в организации и соответствующие бухгалтерские проводки. В статье рассматриваются нормативные требования, порядок ведения книги‑журнала движения трудовых книжек, а также типовые бухгалтерские проводки, которые необходимо отражать в бухгалтерском учете.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Книга‑журнал движения трудовых книжек
3. Бухгалтерские проводки при работе с трудовыми книжками
4. Примеры типовых проводок
5. Типичные ошибки и способы их предотвращения

Нормативно‑правовая база

Учет движения трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:

• Пункт 40 Порядка ведения книги (журнала) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее (утвержден приказом Минтруда РФ);
• Трудовой кодекс РФ (ст. 71, 73, 77), где прописаны обязанности работодателя по выдаче, хранению и возврату трудовых книжек;
• Приказ Минтруда РФ № 3н от «Об утверждении формы и порядка ведения книги‑журнала движения трудовых книжек».

Согласно этим документам, каждый работодатель обязан вести книгу‑журнал, в которой фиксируются все операции с бумажными и электронными трудовыми книжками.

Книга‑журнал движения трудовых книжек

Что фиксируется в журнале?

В журнале отражаются следующие операции:

• Выдача новой трудовой книжки новому сотруднику;
• Возврат трудовой книжки после увольнения;
• Отправка книжки почтой (в т.ч. в день увольнения);
• Утеря, порча, уничтожение книжки;
• Перевод сотрудника на электронную трудовую книжку (в этом случае запись в журнале не требуется).

Обязательные реквизиты записи

Электронные трудовые книжки

Если сотрудник переходит на электронную трудовую книжку, запись в журнале не требуется. Вместо этого информация фиксируется в системе «Госуслуги» и в внутреннем кадровом реестре организации.

Бухгалтерские проводки при работе с трудовыми книжками

Трудовая книжка сама по себе не является объектом бухгалтерского учета, однако операции, связанные с её выдачей, возвратом и утерей, могут влиять на следующие счета:

• 71 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – при начислении заработной платы, связанной с выплатой компенсаций за утерю книжки;
• 73 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – если книжка закупается у сторонних поставщиков (например, при покупке новых бланков);
• 84 «Внутренние резервы» – формирование резерва на покрытие расходов, связанных с утерей или порчей книжек;
• 99 «Прибыли и убытки» – отражение расходов в составе себестоимости.

Ниже приведены типовые сценарии и соответствующие бухгалтерские проводки.

Примеры типовых проводок

Выдача новой бумажной трудовой книжки

При покупке новых бланков (стоимость 150 ₽ за одну книжку) и их выдаче сотруднику:

Дт 73 – 150,00 Кт 60 – 150,00 (закупка бланков)
Дт 84 – 150,00 Кт 73 – 150,00 (перенос стоимости в внутренний резерв)

В бухгалтерском учете стоимость бланка относится к непроизводственным расходам и списывается в периоде получения.

Возврат трудовой книжки после увольнения

Если книжка возвращена в целости и сохранности, никаких проводок не требуется. Достаточно оформить запись в журнале движения.

Утеря трудовой книжки сотрудником

Работодатель обязан возместить сотруднику стоимость новой книжки (150 ₽) и оформить компенсацию.

Дт 71 – 150,00 Кт 70 – 150,00 (начисление компенсации сотруднику)

Если компенсация выплачивается наличными, то далее:

Дт 70 – 150,00 Кт 50 – 150,00 (выдача наличных)

Порча трудовой книжки (неподлежащая восстановлению)

В случае, когда книжка испорчена и её необходимо заменить, расходы учитываются аналогично утере:

Дт 84 – 150,00 Кт 73 – 150,00 (формирование резерва)
Дт 71 – 150,00 Кт 84 – 150,00 (начисление возмещения сотруднику)

Перевод сотрудника на электронную трудовую книжку

При переходе на электронный формат никаких бухгалтерских проводок не требуется, однако в системе учета персонала делается отметка о переходе.

Типичные ошибки и способы их предотвращения

• Не ведётся журнал движения трудовых книжек.
  Последствия: штрафы от инспекции труда, сложности при проверках.
  Решение: назначить ответственного (обычно HR‑специалист) и автоматизировать запись через ERP‑систему.
• Отсутствие бухгалтерского отражения расходов на замену книжек.
  Последствия: недостоверные данные о расходах, неверный расчёт налоговой базы.
  Решение: включать стоимость новых книжек в план счетов (счета 73, 84, 71) и фиксировать их в момент выдачи/компенсации.
• Смешивание записей о бумажных и электронных книжках.
  Последствия: двойной учет, путаница в кадровом реестре.
  Решение: вести отдельный реестр электронных книжек и не вносить их в журнал движения.
• Неоформленные отправки почтой в день увольнения.
  Последствия: потеря книжки, невозможность предоставить сотруднику оригинал.
  Решение: фиксировать в журнале каждую отправку, указывать трек‑номер и способ доставки.

Трудовые книжки, хотя и не являются объектом бухгалтерского учета, требуют строгого документального контроля и правильного отражения связанных расходов в бухгалтерском учете. Соблюдение требований пункта 40 Порядка ведения книги‑журнала движения трудовых книжек, а также корректное оформление бухгалтерских проводок (компенсации, резервы, закупка бланков) позволяют избежать штрафов, упростить внутренний контроль и обеспечить прозрачность финансовой отчетности.

Для эффективного управления процессом рекомендуется:

1. Внедрить электронный журнал движения, интегрированный с HR‑системой;
2. Обучить персонал (HR и бухгалтерию) правилам оформления записей и проводок;
3. Регулярно проводить внутренний аудит записей о трудовых книжках;
4. Обновлять внутренние регламенты в соответствии с изменениями Трудового кодекса и приказов Минтруда.

Только совместная работа кадровой службы и бухгалтерии гарантирует, что трудовые книжки будут находиться в полном порядке, а связанные с ними финансовые операции – корректно отражены в бухгалтерском учете.

Дата публикации: