Организация правильного учёта трудовых книжек (ТК) и вкладышей к ним, это не просто кадровая формальность, а строго регламентированная законодаством обязанность работодателя. Нарушение порядка ведения и хранения может повлечь административную ответственность. С 1 января 2020 года вступили в силу ключевые изменения, связанные с введением электронных трудовых книжек (ЭТК), что кардинально изменило подходы к учёту.

Два формата учёта: бумажный и электронный

Бумажная трудовая книжка (ТК)

Это классический формат, который продолжает действовать параллельно с электронным.

• Кто ведёт: Работодатель (кадровая служба) вносит записи о приёме, увольнении, награждениях и т.д.
• Технология: Записи можно вносить от руки или печатать на принтере. Допускается использование штампа или факсимиле (подлинной подписи руководителя).
• Хранение: Трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода работы сотрудника. При увольнении она возвращается работнику. Хранение ТК у третьих лиц (например, в бухгалтерии или у руководства) после увольнения незаконно.
• Дубликат: При утере или порче выдается дубликат по утверждённой новой форме.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Это официальный электронный документ, эквивалент бумажной ТК, который хранится в информационной системе ПФР.

• Кто формирует: Исключительно работодатель. Он обязан передавать все кадровые события (приём, увольнение, изменение условий договора) в ПФР в электронном виде.
• Цель: Унифицировать учёт, упростить взаимодействие между работником, работодателем и государством (ПФР), обеспечить сохранность данных.
• Переход на ЭТК: Работник вправе в любой момент выбрать электронный формат вместо бумажного. Для этого он подаёт заявление работодателю. После этого:
  1. В бумажной книжке делается запись: «Работник выбрал электронную трудовую книжку».
  2. Работник и руководитель расписываются.
  3. Бумажная ТК возвращается работнику.
• Важный нюанс: У одного физического лица не может быть две электронные трудовые книжки. Если у работника уже есть ЭТК от предыдущего работодателя, новый работодатель направляет сведения в ту же запись в ПФР.

Книги (журналы) учёта: что и как вести

Для учёта движения как бумажных ТК и вкладышей, так и бланков, кадровая служба обязана вести специальные журналы. Их можно вести в бумажной или электронной форме (собственная разработка).

Книга (журнал) учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Это основной журнал, в котором регистрируется вся история каждой трудовой книжки и вкладыша в организации.

Что регистрируется:

• Трудовая книжка, принятая от сотрудника при приёме на работу (с указанием серии и номера).
• Трудовая книжка или вкладыш, выданные сотруднику вновь (например, при замене из-за заполнения или утери).
• Трудовая книжка, возвращённая работнику при увольнении.

Требования к журналу: Он должен быть пронумерован, прошнурован, заверен подписью руководителя организации (ИП) и печатью (при наличии).

Книга (журнал) учёта бланков трудовой книжки и вкладышей в неё

Этот журнал предназначен для учёта неиспользованных бланков.

• Регистрируются полученные от типографии или поставщика чистые бланки ТК и вкладышей.
• Учитываются бланки, которые были использованы (выданы сотрудникам или списаны как брак).
• Позволяет контролировать остатки и предотвратить утечку чистых бланков.

Требования аналогичны: нумерация, шитьё, подпись руководителя и печать.

Порядок действий: ключевые этапы

При приёме на работу

1. Принять у работника бумажную трудовую книжку (если он её имеет).
2. Зарегистрировать её в Книге учёта движения ТК (дата, ФИО сотрудника, серия и номер ТК, подпись принявшего лица).
3. Оформить приказ о приёме и сделать соответствующую запись в самой ТК.
4. Одновременно обязательно сформировать и направить в ПФР сведения о приёме для ЭТК (даже если работник не выбрал электронный формат, ПФР создаст для него запись).

При увольнении

1. Оформить приказ об увольнении и сделать запись в ТК (или в ЭТК).
2. Зарегистрировать возврат ТК работнику в Книге учёта движения ТК (дата возврата, подпись работника).
3. Направить сведения об увольнении в ПФР для обновления ЭТК.
4. Важно: Если работник не явился за ТК, работодатель обязан направить ей ему заказным письмом с уведомлением. После этого ТК может быть передана на временное хранение (но не более 3 лет), о чём делается запись в журнале. Нельзя хранить уволенную ТК в кадровом архиве наравне с другими документами.

При замене (утрате, порче) ТК

1. Работник пишет заявление о выдаче дубликата.
2. Работодатель оформляет дубликат по утверждённой форме (Приказ Минтруда № 320н).
3. Дубликат регистрируется в Книге учёта движения ТК как новая выдача.
4. Сведения о выдаче дубликата также передаются в ПФР для обновления ЭТК.

Ответственность и типичные ошибки

• Непредоставление сведений в ПФР: За каждый кадровый факт (приём, увольнение) сведения должны быть переданы в ПФР в установленные сроки. За нарушение — штрафы по ст. 15.33 КоАП РФ.
• Неправильное хранение ТК: Хранение уволенной ТК у работодателя (в архиве) дольше установленного срока (3 года) или в другом подразделении, нарушение.
• Отсутствие или ведение журналов с нарушениями: Журналы должны быть оформлены правильно (прошиты, пронумерованы, заверены).
• Несвоевременный переход на ЭТК по заявлению: Если работник подал заявление, работодатель обязан сделать запись в бумажной ТК и передать её сотруднику, а также прекратить направление сведений в его бумажную ТК (сведения будут только в ЭТК).

Учёт трудовых книжек в современных условиях — это двухуровневая система: ведение бумажных документов (при их наличии) и безусловное, безошибочное формирование электронных сведений в ПФР. Ключ к успеху — это:

1. Чёткое ведение двух журналов учёта (движения ТК и учёта бланков) в соответствии с Приказом Минтруда № 320н.
2. Строгое соблюдение сроков и порядка передачи кадровых событий в ПФР.
3. Правильное оформление операций с бумажными ТК (приём, увольнение, замена) и их возврат работникам.
4. Своевременный и корректный перевод сотрудников на электронный формат по их заявлению.

Соблюдение этих правил обеспечит не только законность кадрового документооборота, но и защитит как интересы работника, так и самого работодателя от рисков и претензий.