Трудовые книжки (ТК) и вкладыши к ним остаются важным кадровым документом, несмотря на переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Приобретение бланков, их выдача сотрудникам и отражение этих операций в учете вызывают множество вопросов у бухгалтеров; Особенно сложным является вопрос учета расходов на их покупку. В этой статье подробно разберем, как отражать операции с трудовыми книжками в бухгалтерском и налоговом учете для разных типов организаций.

Законодательная база и основные принципы

Основными документами, регулирующими порядок учета ТК, являются:

• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда от № 40).
• Письма Минфина России (например, от № 03-05/6305, от № 07-05-06/242).
• Постановления и законы субъектов РФ (например, для бюджетных организаций Республики Беларусь — Постановление СовМина от № 1635).

Ключевой принцип: Плата, взимаемая с работника при выдаче трудовой книжки или вкладыша, является возмещением затрат работодателя, а не выручкой от реализации. Это важное различие определяет порядок отражения в учете.

Учет в бюджетных (казенных) учреждениях

Для бюджетных организаций действуют особые правила, так как средства на приобретение ТК выделяются из бюджета.

Приобретение бланков

Бланки трудовых книжек и вкладышей являются материальными ценностями. Их приобретение отражается по дебету счета 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы» (или аналогичного счета по КОГСУ) в корреспонденции с кредитом счета 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам» (или 0 301 00 000 при оплате).

Расходы на покупку формируются по КОРС (КОГСУ) -44 «Прочая закупка товаров, работ, услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд».

Выдача трудовой книжки работнику

При безвозмездной выдаче ТК (что является нормой для бюджетных организаций) стоимость бланка не списывается на расходы. Бланк просто переходит из запасов в забалансовый учет.

Порядок отражения:

1. Списание бланка с баланса: Дебет счета 0 105 06 000 (или 010506000) — Кредит счета 0 105 06 000 (на ту же сумму, но в корреспонденции с субсчетом «Выбытие материальных ценностей»).
2. Учет выданной книжки на забалансовом счете 006 «Трудовые книжки, выданные работникам» (или аналогичном).

Важно: Постановлением СовМина РБ (п. 1.12) установлено, что при выдаче ТК с работника может взиматься плата в размере затрат на ее приобретение. Эти средства, если они поступают в бюджетную организацию, подлежат зачислению в доход соответствующего бюджета (п. 1 приложения 14 к Закону о республиканском бюджете).

Учет в коммерческих (небюджетных) организациях

Для коммерческих организаций (ООО, АО и т.д.) правила более гибкие, но также имеют свои нюансы.

Приобретение бланков

Бланки учитываются как материальные запасы на счете 010507000 «Прочие материальные запасы» (или 010500000 «Материальные запасы» с соответствующим субсчетом). Стоимость включает цену покупки и затраты на доставку.

Выдача трудовой книжки: два основных сценария

Сценарий А: Выдача ТК безвозмездно

Это наиболее распространенная практика. Расходы на приобретение бланка в этом случае:

• Для бухгалтерского учета: Стоимость бланка списывается на расходы по мере выдачи (например, на счет 20 «Основное производство» или 26 «Общехозяйственные расходы» в зависимости от характера деятельности).
• Для налогового учета (налог на прибыль): Расходы НЕ принимаются к вычету. Письма Минфина (от № 03-05/6305) и практика ФАС указывают, что безвозмездная выдача ТК не связана с деятельностью, направленной на получение дохода, и не относится к прочим расходам по ст. 252 НК РФ. Стоимость бланка считается внереализационным расходом, который не уменьшает налогооблагаемую базу.

Сценарий Б: Выдача ТК за плату (с работника)

Организация вправе взимать с сотрудника плату в размере фактических затрат на бланк (обычно это 50 копеек за ТК и 30 копеек за вкладыш, согласно устаревшим, но часто применяемым нормам).

• Для бухгалтерского учета: При получении денег от работника они отражаются как расчеты с персоналом по прочим операциям (счет 70, субсчет «Расчеты по выданным авансам» или отдельный субсчет). При этом стоимость бланка не списывается на расходы, так как она полностью возмещается; Операция носит компенсационный характер.
• Для налогового учета (налог на прибыль): Расходы на покупку бланка принимаются к вычету. Поскольку плата работника полностью покрывает затраты, эти затраты признаются в том периоде, когда ТК выдана сотруднику (письмо Минфина от № 07-05-06/242). Они относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, так как выдача ТК является обязательным действием работодателя по трудовому законодательству.

Ключевой вывод для налога на прибыль: Способ учета расходов на ТК напрямую зависит от того, возмещает ли работник стоимость бланка. Если да — расходы учитываются. Если нет — нет.

Практические бухгалтерские проводки (на примере коммерческой организации)

Рассмотрим типовые операции на условных суммах (бланк ТК — 50 руб., вкладыш, 30 руб.).

Приобретение бланков (оплата поставщику)

Дебет 010507000 "Прочие материальные запасы" — Кредит 30102 "Расчеты с поставщиками", 80 руб. (2 ТК + 2 вкладыша).

Выдача работнику трудовой книжки БЕЗВОЗМЕЗДНО

Дебет 20 (26, 44...) — Кредит 010507000 — 50 руб. (списание стоимости бланка на расходы).
Дебет 006 "Трудовые книжки, выданные работникам" (забалансовый счет) — Кредит 010507000 — 50 руб. (для оборачиваемости).

Налог на прибыль: 50 руб. — не учитываются.

Выдача работнику трудовой книжки ЗА ПЛАТУ (с получением денег)

Шаг 1. Получение денег от работника:
Дебет 50 "Касса" — Кредит 70 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" — 50 руб.

Шаг 2. Выдача ТК (компенсация затрат):
Дебет 70 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" — Кредит 010507000 — 50 руб.
Дебет 006 (забалансовый) — Кредит 010507000, 50 руб.

Налог на прибыль: 50 руб., учитываются в прочих расходах периода выдачи.

Учет в отделе кадров

Помимо бухгалтерского учета, в отделе кадров ведется журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей. В нем фиксируются:

• Дата получения бланков от поставщика (с указанием серий и номеров).
• Стоимость каждого бланка.
• Дата и данные сотрудника, которому выдана ТК/вкладыш.
• Подпись сотрудника о получении.
• Дата возврата ТК при увольнении (если возвращается).

Этот журнал служит первичным документом для бухгалтерии (основанием для списания) и помогает контролировать остатки.

Важные изменения и актуальность на 2026 год

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 1 января 2026 года переходный период завершается. Это означает:

• Работодатели обязаны вести ЭТК для вновь принимаемых на работу сотрудников (если они не отказались от бумажного носителя).
• Бумажные трудовые книжки, выданные до 2026 года, сохраняют силу. На них продолжают действовать правила учета, описанные выше.
• Расходы на приобретение бумажных бланков для сотрудников, которые начали трудовую деятельность до 2026 года и получили бумажную ТК, будут учитываться по правилам, изложенным в статье.

Для организаций, полностью перешедших на ЭТК, расходы на бумажные бланки будут отсутствовать. Однако могут возникнуть расходы на подписку на сервис ЭТК или технические средства для работы с электронными документами, которые учитываются по общим правилам.

Учет расходов на трудовые книжки — задача, требующая внимания к деталям. Основные правила можно свести к следующему:

1. Бюджетные организации: Бланки учитываются на счете 010506000. При безвозмездной выдаче списываются на забалансовый счет 006. Полученная от работника плата зачисляется в доход бюджета.
2. Коммерческие организации:
   • Безвозмездная выдача, расходы на бланк не уменьшают налог на прибыль.
   • Выдача за плату, расходы на бланк учитываются в прочих расходах в момент выдачи, так как они компенсируются.
3. Все операции с бланками (приход, расход) должны отражаться в журнале учета движения ТК с указанием серий и номеров;
4. Учитывайте завершение перехода на ЭТК с 2026 года. Это повлияет на структуру кадровых расходов в будущем.

Всегда проверяйте актуальность нормативных документов и разъяснений контролирующих органов для вашего региона и типа организации, так как практика может иметь особенности.

Примечание: В статье использованы данные и формулировки из источников КонсультантПлюс, Минфина РФ, а также типовых инструкций на 2024-2026 годы. Конкретные проводки могут варьироваться в зависимости от учетной политики организации.